Hankinnan kohteen määrittely sosiaalisesti vastuullisissa hankinnoissa

Hankintayksiköllä on varsin suuri vapaus määritellä hankinnan kohde. Hankintalainsäädännössä ei ole rajoitettu hankinnan kohdetta sellaisenaan, vaan hankintayksikkö voi määritellä hankinnan kohteen millä tahansa sen tarpeet täyttävällä tavalla. Sosiaalisten kriteerien on kuitenkin liityttävä hankinnan kohteeseen. Myös syrjimättömyyden, palvelujen tarjoamisen vapauden ja tavaroiden vapaan liikkuvuuden periaatteet on huomioitava.  

Jos hankintayksiköllä on epäselvyyttä, kannattaako hankittavalle tuotteelle tai palvelulle asettaa sosiaalisia kriteereitä, on mahdollista pyytää neutraalin tarjouksen ohella tarjousta sosiaalisesti vastuullisesta vaihtoehdosta. Tällöin tuotteelle tai palvelulle tulee laatia vähimmäisvaatimukset, joita sovelletaan molempiin vaihtoehtoihin. Hankintailmoituksessa tulee myös ilmoittaa, onko sallittua tarjota vain vaihtoehtoa.  

Sosiaaliset vaatimukset teknisissä eritelmissä  

Hankinnan kohde voidaan määritellä teknisiä eritelmiä käyttäen. Teknisten eritelmien tulee olla selkeitä ja tarkkoja. Eritelmiin voidaan sisällyttää myös sosiaalisia näkökohtia, jos ne liittyvät hankittavaan tuotteeseen tai palveluun. Tarjoukset, jotka eivät täytä teknisten eritelmien vaatimuksia, on hylättävä. Siksi niihin kannattaa sisällyttää vain olennaiset vaatimukset.   

Hyväksyttyjä sosiaalisia vaatimuksia ovat esimerkiksi kaikkien käyttäjien, kuten vammaisten ja liikuntaesteisten tarpeiden huomioiminen tai laitteelta edellytetty tietty ergonominen ominaisuus esteettömyyden turvaamiseksi. Tavarahankinnoissa vaatimusten on liityttävä tuotteiden ominaisuuksiin, tehokkuuteen tai tuotteiden tuotantoprosessiin. Sen sijaan teknisissä eritelmissä ei voida ottaa huomioon hankittavien tavaroiden tuotantoprosessissa mukana olevien työntekijöiden työoloihin liittyviä vaatimuksia.  

Hankintayksiköt voivat itse määritellä hankinnan kohteelle suorituskyvyn ja toiminnalliset ominaisuudet tai viitata standardeihin tai merkkeihin. Esimerkiksi esteettömyyttä tavoiteltaessa paras lopputulos voi syntyä, kun jätetään tilaa luovuudelle ja haastetaan toimittajat kehittämään innovatiivisia ratkaisuja.   

Esteettömyys ja saavutettavuus  

Esteettömyys tarkoittaa tuotteen, tilan tai palvelun helppoa lähestyttävyyttä. Hankinnan kohteen määrittelyssä hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia, joilla varmistetaan, että hankittava tuote tai palvelu soveltuu kaikille käyttäjille ja väestönryhmille. Hankintalain mukaan silloin, kun hankinnan kohde on tarkoitettu luonnollisten henkilöiden käyttöön, on hankinnan kohde pääsääntöisesti määriteltävä siten, että otetaan huomioon esteettömyys vammaisille käyttäjille sekä kaikkien käyttäjien vaatimukset täyttävä suunnittelu.   

Rakentamisen osalta esteettömyydestä on säädetty Valtioneuvoston asetuksella. Palveluiden, sähköisten järjestelmien ja tavaroiden osalta esteettömyydestä ei useiden hankintojen kohdalla ole standardeja. Hankintayksikön tulee tällöin huomioida esteettömyys hankinnan suunnittelussa ja toteutuksessa.    

Tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden vaatimukset edellyttävät myös saavutettavuutta. Saavutettavuus voi olla teknistä tai sisällöllistä. Teknistä saavutettavuutta on esimerkiksi teknisten apuvälineiden yhteensopivuus verkkopalvelun kanssa. Ymmärrettävyys ja selkeä kieli puolestaan takaavat sisällöllisen ja kognitiivisen saavutettavuuden.   

Esteettömyyttä ja saavutettavuutta voidaan testata tai koekäyttää osana hankintamenettelyä. Tästä on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Tarjoajilla tulee olla etukäteen myös tieto siitä, mihin seikkoihin koekäytössä ja testauksessa kiinnitetään huomiota.   

Vastuullisuussertifikaatit  

Hankintayksikkö voi helpottaa sosiaalisten kriteerien täyttymistä edellyttämällä kolmansien osapuolten myöntämiä todistuksia tai merkkejä. Erilaiset sertifikaatit helpottavat hankintayksikön valvontatehtäviä. Tällöin hankintayksikön ei itse tarvitse suorittaa yksityiskohtaista auditointia toimitusketjun eri portailla. Käytettyjen merkkien tulee olla objektiivisia ja kaikkien tarjoajien saatavissa. Sertifiointistandardit voivat olla kansallisia, eurooppalaisia tai kansainvälisiä.   

Suomessa tunnetuin eettisen kaupan sertifiointijärjestelmä on Fairtrade International -järjestön (FLO) hallinnoima Reilu kauppa. Reilun kaupan tuotteiden tuotanto noudattaa tiettyjä vaatimuksia ympäristöasioiden, työvoiman ja sosiaalisen kestävyyden suhteen. Reilussa kaupassa tuottajalle maksetaan takuuhinnan päälle Reilun kaupan lisä, joka on tarkoitettu sosiaalisiin ja tuotantoa kehittäviin hankkeisiin. Toinen yleinen sertifiointijärjestelmä on Rainforest Alliance-merkki. Reilun kaupan merkkiä ja Rainforest Alliance -merkkiä käytetään esimerkiksi banaaneissa, kahvissa, teessä, kaakaossa, suklaassa ja kukissa.   

Hankinnan varaaminen  

Hankintalaki antaa mahdollisuuden hankintojen varaamisesta työkeskuksille, sosiaalisille yrityksille tai vastaaville toimittajille, taikka vammaisten työllistämisen edistämistä koskevien työohjelmien yhteydessä toteutettavaksi. Vähintään 30 prosenttia työkeskuksen, toimittajan tai työohjelman työntekijöistä tulee olla vammaisia tai muita heikommassa asemassa olevia työntekijöitä. Hankinnan varaamisesta tulee ilmoittaa hankintailmoituksessa. Varatussa hankinnassa vain ehdot täyttävät toimittajat voivat jättää tarjouksen, joten tarjouskilpailu käydään kyseisten toimijoiden välillä. 

Työkeskuksilla tarkoitetaan erityyppisiä organisaatioita, joiden toiminallinen tavoite on vajaakuntoisten työllistäminen. Sosiaalihuoltolain mukaan työohjelmien kohteena tulee olla pääasiassa vammaisille suunnattu toiminta.   

Sosiaalisten yritysten toiminta pohjautuu lakiin sosiaalisista yrityksistä. Sosiaalinen yritys tuottaa tavaroita ja palveluja markkinoille ja tavoittelee voittoa kuten muutkin yritykset. Sosiaalinen yritys maksaa kaikille työntekijöilleen työehtosopimuksen mukaisen palkan ja se on merkitty kaupparekisteriin. Erona muihin yrityksiin on, että sosiaalisen yrityksen työllistämistä työntekijöistä vähintään 30 prosenttia on vajaakuntoisia tai yhteensä vajaakuntoisia ja pitkäaikaistyöttömiä. Yrityksen tulee olla merkitty työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämään sosiaalisten yritysten rekisteriin. Vain rekisteriin merkitty yritys saa liiketoiminnassaan ja markkinoinnissaan käyttää sosiaalisen yrityksen nimeä ja tunnusta. Tarjouskilpailuun osallistuminen edellyttää myös työkeskukselle asetettujen kriteerien täyttymistä.  

Markkinakartoitus voi olla hyvä keino selvittää organisaatiot, jotka täyttävät varattujen hankintasopimusten edellytykset sekä niiden kyvyn toteuttaa aiottu suunniteltu hankinta. Hankinta voidaan myös jakaa osiin siten, että yksittäisten osien toteuttaminen varataan esimerkiksi sosiaalisille yrityksille.