14.3.2024
EU-hankinta

Hankinnan kohteen kuvaus

Hankinnan kohdetta kuvaavat määritelmät sekä niihin mahdollisesti sisältyvät tekniset eritelmät on esitettävä hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä, neuvottelukutsussa tai näiden liitteissä. Niissä on vahvistettava rakennusurakoilta, palveluilta tai tavaroilta vaadittavat ominaisuudet. Käytettäessä neuvottelumenettelyä tai kilpailullista neuvottelumenettelyä hankintayksikkö voi määritellä hankinnan sisältöä koskevat vaatimukset hankintamenettelyn aikana esitettyjen ratkaisuehdotusten perusteella.

Määritelmien on mahdollistettava tarjoajille yhtäläiset mahdollisuudet osallistua tarjouskilpailuun, eivätkä ne saa perusteettomasti rajoittaa kilpailua julkisissa hankinnoissa. Hankintayksikön ei tule vertailla saapuneita tarjouksia toisiinsa. Niitä tulee vertailla ainoastaan suhteessa tarjouspyynnössä asetettuihin vaatimuksiin ja kuvauksiin.  

Tuotantomenetelmä

Hankinnan kohteen ominaisuuksia määritellessä voidaan viitata myös tiettyyn rakennusurakoiden, tavaroiden tai palvelujen tuotantoprosessiin tai -menetelmään tai tiettyyn prosessiin tai menetelmään rakennusurakoiden, tavaroiden tai palvelujen suorittamisessa taikka tiettyyn prosessiin niiden elinkaaren jossakin muussa vaiheessa silloinkin, kun kyseiset tekijät eivät kuulu niihin fyysisenä osana. Tämä edellyttää, että prosessit ja menetelmät liittyvät hankinnan kohteeseen ja ovat oikeasuhteisia sopimuksen arvoon ja tavoitteisiin nähden.

Siten hankintayksikkö voi edellyttää esimerkiksi ympäristöystävällistä tuotantomenetelmää, silloin kun vaatimus liittyy hankinnan kohteeseen. Tällaisia sallittuja tuotantomenetelmää koskevia vaatimuksia ovat esimerkiksi elintarvikkeiden tuottaminen luonnonmukaisella viljelyllä sekä sähkön tuottaminen uusiutuvia energianlähteitä käyttäen. Ympäristönäkökohtiin liittyvien määrittelyjen ja vaatimusten laatimisen apuna voidaan käyttää myös ympäristömerkkejä. Merkkien käyttämisessä on huomioitava, että kaikki merkin saamiseksi asetetut vaatimukset tosiasiallisesti myös liittyvät hankinnan kohteeseen.  

Esteettömyys

Kun hankinnan kohde on tarkoitettu luonnollisten henkilöiden käyttöön, on asianmukaisesti perusteltuja tapauksia lukuun ottamatta hankinnan kohde määriteltävä siten, että otetaan huomioon esteettömyys vammaisille käyttäjille sekä kaikkien käyttäjien vaatimukset täyttävä suunnittelu. Tavoitteena on huomioida vahvemmin sosiaaliset näkökohdat. Vaatimukset voivat liittyä esimerkiksi liikkumis- ja toimimisesteisten henkilöiden pääsyyn rakennuksiin tai teknisten laitteiden käyttöominaisuuksiin. 

Määritelmien laatimisessa on huomioitava muualla lainsäädännössä olevat velvoitteet, joihin esimerkiksi yhdenvertaisuuslaissa (1325/2014) on viitattu. Myös muun muassa sosiaalihuoltolain (1301/2014) 30 §:n mukaan asiakkaiden käytössä olevien sosiaalipalvelujen toimitilojen suunnittelussa ja käytössä on huomioitava asiakkaiden yksilölliset tarpeet ja edellytykset sekä esteettömyys. Jos pakolliset esteettömyysvaatimukset vahvistetaan muualla lainsäädännössä tai unionin säädöksellä, hankinnan kohde tulee kuvata viittaamalla kyseiseen säädökseen, kun on kyse esteettömyydestä vammaisten henkilöiden kannalta tai kaikkien käyttäjien tarpeet huomioon ottavasta suunnittelusta. 

Perusteltuina tapauksina, jolloin hankinnan määrittelyssä ei ole tarpeen huomioida erityisesti vammaisten käyttäjien tarpeita, voidaan mainita tilanteet, joissa hankintayksikkö on selvittänyt, että edellä mainittuja käyttäjiä ei ole tai kyseessä on tuote, jonka ominaisuuksilla ei ole haitallisia vaikutuksia. Esimerkkeinä voidaan maininta tilanteet, joissa hankintayksikkö hankkii henkilökunnalleen atk-laitteita ja henkilökunnan joukossa ei ole vammaisia käyttäjiä, tai tilanne, jossa hankintaan kopiopaperia, joka on tuotteena sellainen, että sen kohdalla ei ole tarpeen arvioida esteettömyyttä. Hankintayksikön tulee kartoittaa tapauskohtaisesti minkälaisia tarpeita niillä käyttäjillä on, joiden käyttöön hankinnan kohde on tarkoitettu. Hankintayksiköllä on kuitenkin harkintavalta sen suhteen, mitä se päättää hankkia.

Muut näkökohdat

Hankinnan kohteen kuvauksessa voidaan huomioida muillakin tavoilla sosiaalisia ja myös ympäristönäkökohtia. Esimerkiksi elintarvikehankinnoissa voidaan edellyttää, että hankittava liha on peräisin tiloilta, joissa eläimiä kohdellaan asianmukaisesti eläintensuojelulainsäädäntöä noudattaen. Tekstiilihankinnassa voidaan asettaa vaatimuksia tuotteen kestävyydelle, sillä mitä pidempään tuotetta pystytään käyttämään, sitä pienempi on sen ympäristökuormitus. Siivoustuotteiden hankinnassa voidaan vaatia, että tuotteet eivät saa sisältää syöpää aiheuttavia, perimää vaurioittavia tai lisääntymiselle haitallisia aineita (CRM-aineet).

Hankinnan kohteen määrittely on hankintalain vastainen, jos se syrjii tai suosii perusteettomasti tiettyjä toimittajia. Hankintayksiköllä on verraten laaja harkintavalta määritellä hankinnan kohde haluamallaan tavalla, vaikka määrittely rajaisikin tavalla tai toisella potentiaalisten tarjoajien määrää. Hankintayksikön tulee kuitenkin pystyä perustelemaan syrjivä määrittely. Jos asetettu määrittely tai vähimmäisvaatimus on suhteettoman syrjivä verrattuna sillä tavoiteltuun tavoitteeseen, rikkoo määrittely hankintalain syrjimättömyys- ja tasapuolisuusvaatimuksia.  

Hankinnan kohteen määrittelyn tavat

Määritelmät on laadittava jollain alla mainituista tavoista. 

  1. Suorituskykyä koskevat vaatimukset
    Hankinnan kohdetta kuvaavat määritelmät voidaan ensinnäkin laatia sellaisten suorituskykyä koskevien tai toiminnallisten vaatimusten perusteella, jotka ovat riittävän täsmällisiä, jotta tarjoajat pystyvät määrittämään hankinnan kohteen ja hankintayksiköt pystyvät tekemään hankintasopimuksen. Tällöin tarjoajat voivat esittää tarjouksia, jotka perustuvat moniin erilaisiin teknisiin ratkaisuihin. Tarjousten vertailukelpoisuus ja tarjoajien syrjimätön kohtelu edellyttävät, että suorituskykyyn ja toiminnallisiin ominaisuuksiin liittyvät vaatimukset ovat riittävän täsmällisiä.

    Jos hankintayksikkö laatii hankinnan kohteen kuvauksen suorituskykyä koskevien tai toiminnallisten vaatimusten perusteella, se ei saa hylätä tarjousta rakennusurakoista, tavaroista tai palveluista, jotka ovat kansallisesti voimaan saatetun eurooppalaisen standardin, eurooppalaisen teknisen hyväksynnän, yhteisen teknisen eritelmän, kansainvälisen standardin tai eurooppalaisen standardointielimen laatiman teknisen viitejärjestelmän mukaisia, jos nämä eritelmät koskevat hankintaviranomaisen asettamia suorituskykyä koskevia tai toiminnallisia vaatimuksia. Unionin tuomioistuimen ratkaisussa asiassa C-489/06, komissio vs. Kreikka (EU:C:2009:165) todettiin, että hankintayksikkö ei voi hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomana tarjousta, joka täyttää arvioiduin osin EU:n CE -tyyppimerkinnän ominaisuuksista. Suorituskykyä koskevissa tai toiminnallisissa vaatimuksissa voidaan huomioida esimerkiksi ympäristövaatimukset.
     

  2. Viitaukset standardeihin
    Hankinnan kohdetta kuvaavat määritelmät voidaan myös laatia viittaamalla hankinnan kohdetta kuvaaviin määritelmiin sekä kansallisiin standardeihin, joilla saatetaan voimaan eurooppalaisia standardeja, eurooppalaisiin teknisiin arviointeihin, yhteisiin teknisiin eritelmiin, kansainvälisiin standardeihin, muihin eurooppalaisten standardointielinten laatimiin teknisiin viitejärjestelmiin. Jos näitä ei ole viitataan kansallisiin standardeihin, kansallisiin teknisiin hyväksyntöihin tai kansallisiin rakennusurakoiden suunnitteluun, laskentaan ja toteuttamiseen sekä tavaroiden käyttöön liittyviin teknisiin määritelmiin.

    Käytettäessä tällaista viittausta standardiin tai muuhun tekniseen määrittelyyn, myös sellaiset tuotteet, palvelut tai materiaalit, jotka eivät ole viitatun standardin tai muun teknisen määrittelyn mukaisia, mutta jotka täyttävät niissä asetetut, hankinnan kohteeseen liittyvät vaatimukset, on hyväksyttävä. Tämän vuoksi jokaiseen viittaukseen tulee liittää ilmaisu ”tai vastaava”. Jos hankintayksikkö käyttää mahdollisuutta viitata näihin määrittelyihin, se ei saa hylätä tarjousta sillä perusteella, että tarjotut rakennusurakat, tavarat tai palvelut eivät ole niiden määrittelyjen mukaisia, joihin se on viitannut, jos tarjoaja osoittaa tarjouksessaan jollakin asianmukaisella tavalla, että sen ehdottamat ratkaisut täyttävät teknisten määrittelyjen vaatimukset vastaavalla tavalla.

    Muutoinkin hankintayksikön on varmistettava, että standardeihin tai eurooppalaiseen tekniseen arviointiin viitattaessa ei rajoiteta kilpailua tai perusteettomasti syrjitä tai suosita tiettyjä ehdokkaita tai tarjoajia. Mikäli tällainen viittaaminen johtaa syrjivään lopputulokseen, on hankintayksikön harkittava hankinnan kohteen kuvaamista muulla tavalla.
     

  3. Käyttämällä osittain suorituskykyä ja osittain standardeja
    Määritelmät voidaan lisäksi laatia viittaamalla osittain standardeihin tai muihin määritelmiin ja osittain suorituskykyä ja toiminnallisia ominaisuuksia koskeviin vaatimuksiin. Hankintayksikkö voi lisäksi ilmoittaa pitävänsä tiettyjä standardeja tai muita määrittelyjä olettamana suorituskykyä tai toiminnallisia ominaisuuksia koskevien vaatimusten täyttymisestä.
     
  4. Käyttämällä suorituskykyä ja standardeja rinnakkain
    Määritelmät voidaan myös laatia viittaamalla b kohdassa tarkoitettuihin standardeihin tai muihin määritelmiin tiettyjen ominaisuuksien osalta ja a kohdassa tarkoitettuihin suorituskykyä ja toiminnallisia ominaisuuksia koskeviin vaatimuksiin muiden ominaisuuksien osalta.

Tuotemerkkiin viittaaminen

Hankinnan kohdetta kuvaavassa määritelmässä ei saa mainita tiettyä valmistajaa tai tiettyä alkuperää olevia tavaroita, eikä siinä myöskään saa viitata tavaramerkkiin, patenttiin, tuotetyyppiin, alkuperään, erityiseen menetelmään, joka on ominainen tietyn tarjoajan tavaroille, palveluille tai tuotantoon siten, että viittaus suosii tai syrjii tiettyjä tarjoajia tai tavaroita. Tällainen viittaus on poikkeuksellisesti sallittu vain, jos hankintasopimuksen kohdetta ei ole mahdollista riittävän täsmällisesti ja selvästi kuvata muutoin. Viittaukseen on tällöin liitettävä ilmaisu "tai vastaava".

Korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisussa KHO 29.1.2010 taltio 174 syrjiviksi katsottiin koulun ompelukoneiden hankinnassa vaatimukset siitä, että koneet ovat tyypiltään esimerkiksi tiettyä merkkiä. Vaikka maininta oli esimerkinluonteinen, menettely oli suosinut kyseistä valmistajaa.

Tekninen vuoropuhelu apuna

Hankinnan kohteen kuvauksen laatimista varten hankintayksikkö voi käydä markkinakartoituksen osana teknisiä vuoropuheluja esimerkiksi potentiaalisten tarjoajien ja teknisten asiantuntijatahojen kanssa. Tällainen vuoropuhelu tulee ensisijaisesti tapahtua kirjallisesti, esimerkiksi lausuntomenettelyllä, jolloin tulee selkeästi ilmoittaa, ettei kysymys ole hankintapäätökseen johtavasta tarjouskilpailusta. Tekninen vuoropuhelu ei saa johtaa kilpailun estymiseen tai vaarantaa tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua.

Muuta huomioitavaa

Tuotteelta vaadittavien ominaisuuksien lisäksi hankintayksikön on tärkeää miettiä myös hankintaan liittyviä kaupallisia ehtoja kuten maksuaikoja, sopimusehtoja ja immateriaalioikeuksien hallintaa. Hankintayksikön tulee esimerkiksi tapauskohtaisesti harkita mahdollisten immateriaalioikeuksien merkitystä hankinnan kohteelle ja mainita yksiselitteisesti, edellytetäänkö niiden siirtoa. Kaupallisten ehtojen täsmentämättömyys saattaa johtaa yhteismitattomiin tarjouksiin ja ongelmiin sopimuskaudella.

Lisää aiheesta

Muualla verkossa

Oikeuskäytäntöä