Tarjousten käsittely liitteen E hankinnoissa

Tarjousten käsittelyn tulee tapahtua suljettuna, eikä tietoja käsittelyn vaiheista tai hankinnan päätösesityksen valmistelusta tule antaa ulkopuolisille ennen hankintapäätöksen tekoa.

Tarjoukset avataan tarjouksien tekemiselle varatun määräajan umpeuduttua. Tarjousten avaamisesta tai avaustilaisuudesta ei ole erityissäännöksiä hankintalaissa. Kuitenkin tarjousten käsittelyssä ehdoton vaatimus on tarjoajien syrjimätön ja tasapuolinen kohtelu.

Tarjousten vertailu on tehtävä hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti.

Tarjouksen antaminen

Tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjoaja siis vastaa tarjouksestaan ja siitä, että se on hankintayksikön asettamien vaatimusten mukainen.

Hankintayksikön on lain mukaan suljettava hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikön tulee siten lähtökohtaisesti hylätä sellaiset tarjoukset, jotka eivät vastaa tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia. Tarjous tulee hylätä hankintamenettelyn ehtoja vastaamattomana myös silloin, jos se on saapunut myöhässä.

Tarjouksen täsmentäminen

Myös liitteen E mukaisissa palveluissa eli sosiaali- ja terveyspalveluhankintojen sekä muiden erityisten palvelujen hankinnoissa tarjouksia voidaan täsmentää tietyin edellytyksin. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään epäolennaisia puutteellisia tai virheellisiä tietoja tai asiakirjoja. Tämä mahdollistaa sen, ettei hankintayksiköllä ole velvollisuutta hylätä tarjouksia kokonaisuuden kannalta vähämerkityksellisten virheiden tai puutteiden takia. Täsmentäminen ei kuitenkaan saa johtaa tarjouksen kiellettyyn muuttamiseen tai parantamiseen.

Täsmennyspyyntö on hyvä tehdä kirjallisesti. Täsmentämiselle on asetettava määräaika, johon mennessä täsmennykset tai selvennykset on toimitettava hankintayksikölle.

Hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta antaa tarjoajalle tilaisuutta täsmentää tai täydentää tarjoustaan, sillä lähtökohtaisesti tarjoaja vastaa tarjouksensa sisällöstä. Lähtökohtana on siis tarjousten lopullisuus.

Myöhästyneet tarjoukset

Tarjoaja vastaa siitä, että se toimittaa tarjouksensa asetettuun määräaikaan mennessä hankintayksikölle. Hankintayksikön on hylättävä määräajan jälkeen saapunut tarjous: myöhässä saapunut tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, sillä se ei vastaa tarjouspyynnössä esitettyä vaatimusta tarjouksen toimittamisesta. Tarjouksen on oltava kokonaisuudessaan hankintayksiköllä ennen määräajan umpeutumista. Sama pätee myös viivästyneisiin osallistumishakemuksiin.

Myöhästyneeksi katsotaan myös sellainen tarjous, joka on saapunut jättöajan jälkeen mutta ennen tarjousten avaushetkeä, tai joka on myöhästynyt esimerkiksi postin kulun viivästymisen taikka sähköiseen tiedonsiirtoon liittyneen teknisen ongelman takia, ellei erikseen voida osoittaa myöhästymisen johtuvan hankintayksikön syystä.

Jos tarjoukset on pyydetty toimittamaan paperisina, myöhästyneitä tarjouksia ei tule palauttaa avaamattomina takaisin lähettäjälle, sillä viranomaiselle osoitettu posti tulee pääsääntöisesti avata ja käsitellä. Kaikista tarjouksista tulee yleensä viranomaisen asiakirjoja, ja ne säilytetään viranomaisessa.

Käsittely voi myöhästyneen tarjouksen osalta tarkoittaa esimerkiksi sitä, että se arkistoidaan samaan paikkaan kuin muutkin tarjoukset. Samassa yhteydessä voidaan todeta, miten myöhästynyttä tarjousta on hankintamenettelyssä käsitelty. Tällöin jää tieto kaikista tarjouksista, ja kokonaisuus on hankintayksikön hallinnassa riippumatta siitä mitä tapahtuu avauksen jälkeen. Aikaleimat ovat sekä hankintayksikön että tarjoajan oikeusturvan kannalta tärkeitä.