Suorahankinta lisätilauksessa

Aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen

Suorahankinta lisätilauksena on mahdollinen tavarahankinnassa, joka tehdään alkuperäisen toimittajan kanssa, jos lisätilauksen tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen.

Edellytyksenä on, että toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen materiaalin hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia käytössä ja kunnossapidossa. Lisätilaus edellyttää poikkeuksellisuutta, sillä normaalitapauksissa myös mahdollisten lisätilausten tarve on otettava huomioon hankinnan suunnittelussa ja toteuttamisessa.

Tekniseen yhteensopimattomuuteen liittyviä perusteita suorahankinnan tekemiselle on tulkittava tiukasti. Hankintayksikön tulisi pystyä yksityiskohtaisesti osoittamaan hankinnan kohteen vaikeus, arkaluonteisuus ja tekniseen yhteensopivuuteen liittyvät perusteet sopimuksen antamiselle vain yhdelle toimittajalle.

Tällaisten sopimusten ja uudistettavien sopimusten voimassaoloaika voi pääsääntöisesti olla enintään kolme vuotta.

Aikaisemman palveluhankinnan tai rakennusurakan toisinto (ns. optio)

Suorahankinta on mahdollista, kun kyse on alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävästä uudesta rakennusurakkasopimuksesta tai palveluhankinnasta, joka vastaa aikaisemmin tehtyä rakennusurakkaa tai palveluhankintaa. Tällaisesta uudesta entisen palveluhankinnan tai rakennusurakan toisinnosta eli suorahankintana tehtävästä mahdollisesta lisätilauksesta käytetään usein myös nimitystä optio.

Edellytyksenä on, että alkuperäistä hankintaa koskevassa hankintailmoituksessa on mainittu mahdollisesta myöhemmästä suorahankinnasta ja että lisäpalvelun tai uuden rakennusurakan ennakoitu arvo on otettu huomioon laskettaessa alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvoa.

Eli toisin sanoen lisätilausta koskeva suorahankinta on mahdollinen silloin, kun alkuperäisessä palveluhankinta- tai rakennusurakkasopimuksessa on jo kilpailutettu pituudeltaan määrätty optioehto, joka on huomioitu alkuperäisessä tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa sekä sopimuksen arvon laskemisessa.

Option käyttöön liittyy kolmen vuoden aikarajoitus. Päätös option käyttämisestä pitää tehdä kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä, vaikka optio tosiasiallisesti käytettäisiinkin vasta myöhemmin esimerkiksi neljän vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä. Tarjoajien tasapuolisen aseman turvaamiseksi, optioiden tulee olla ennalta ajallisesti ja sisällöllisesti määriteltyjä, yleisten sisällöltään täsmentymättömien lisätilausten tekeminen suorahankintana ei ole mahdollista. (ks. esim. MAO 519-520/11)