Ilmoittaminen

Korjausilmoitus

Hankintayksiköille tulee usein vastaan tilanteita, joissa hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen huomataan, että joko hankintailmoitukseen tai sen kohteena olevaan tarjouspyyntöön on lipsahtanut virheitä, jotka vaativat korjausta, jotta koko hankintaprosessi ei menisi pieleen.
Hankintayksiköllä on kaksi vaihtoehtoa korjata havaitsemansa tarjouspyyntöasiakirjoihin liittyvä virhe ennen kuin se johtaa vakavampiin menettelyvirheisiin:

  • hankintayksikkö voi oikaista virheen tekemällä korjausilmoituksen HILMAan; tai vaihtoehtoisesti
  • keskeyttää hankintaprosessin, jos virhe on laadultaan merkittävä

Korjausilmoitusmenettely on hankinnan keskeyttämistä joustavampi vaihtoehto ja soveltuu tilanteisiin, joissa tarjousaikaa on vielä jäljellä ja virheet ovat pieniä eikä niillä ole oleellista merkitystä tarjouskilpailun kannalta. Tällaisia voivat olla esimerkiksi tarjousajan jatkaminen tai pienet kirjoitusvirheet koskien päivämääriä, tilausmääriä, teknisiä määritelmiä yms. virheitä, jotka eivät hankinnan kohteen kannalta ole kovinkaan merkittäviä ja joihin myös tarjoajat voivat kohtuudella reagoida. Korjausilmoitusmenettelyä hyödyntämällä hankintayksikön ei siis tarvitse keskeyttää hankintaa, vaan korjaustoimenpiteiden avulla jo käynnistettyä prosessia voidaan jatkaa. Tämä voi hankintayksikön kannalta olla joustavampi malli, jos hankinta on kiireellinen.

Kuinka korjausilmoitus tehdään?

Korjausilmoitus tehdään HILMAan omalle ilmoituslomakkeelle. Korjausilmoituksella informoidaan mitä hankintailmoitusta sillä korjataan ja miltä osin.

Jos hankintayksikkö haluaa julkaista kokonaan uuden hankintailmoituksen/tarjouspyynnön, tulee edellinen hankintaprosessi keskeyttää. Tästä tulee julkaista keskeyttämisilmoitus EU-jälki-ilmoituslomakkeella, jos kyseessä EU-hankinta.
Mikäli ilmoitusta korjataan tai hankinta keskeytetään tarjousajan ollessa käynnissä ja hankintayksiköllä on tieto tahoista, jotka ovat tarjousta laatimassa, olisi kohteliasta informoida asiasta kyseisiä tahoja.

Täytyykö tarjousaika arvioida uudestaan?

Korjausilmoitus on lähtökohtaisesti tulkittava uudeksi hankintailmoitukseksi. Siten myös EU-hankintoja koskevat tarjousajan vähimmäismääräajat tulee laskea uudestaan alusta alkaen, jos hankinnan kohdetta korjataan oleellisesti. Mikäli muutos on niin vähäinen (lähinnä tekninen kirjoitusvirhe tms.), ettei sillä ole käytännön merkitystä tarjouskilpailussa, tarjousaikaa ei välttämättä tarvitse arvioida uudestaan. Harkinta jää hankintayksikölle.

Korjausilmoitus vai hankinnan keskeyttäminen?

Hankinnan keskeyttämistä tulee puolestaan harkita tilanteissa, joissa virheet ovat niin merkittäviä, että niiden korjaaminen muodostaa hankinnan kohteesta täysin erilaisen. Tällöin pelkkä korjausilmoituksen julkaisu ei välttämättä riitä tilanteen pelastamiseksi, vaan hankintayksikön on syytä harkita hankinnan keskeyttämistä ja uudelleen kilpailuttamista huolellisemmin valmistelluilla tarjouspyyntöasiakirjoilla. Hankinnan voi toki keskeyttää myöhemmässäkin vaiheessa, jos sille on tosiasialliset perustellut syyt.

Mikäli jo tarjousaikana huomataan oleellisia virheitä tai oleellisia tarpeita muuttaa hankinnan kohdetta, voi hankinnan keskeyttäminen hyvissä ajoin olla järkevää. EU-hankinnasta tulee julkaista keskeyttämisilmoitus jälki-ilmoituslomakkeella.

Millaisia ongelmia korjausilmoitusmenettelystä voi muodostua?

Korjausilmoitusmenettelyn yhteydessä on syytä huomioida, että uusi korjattu hankintailmoitus/tarjouspyyntö ei välttämättä saavuta kaikkia tarjoajia. Tällainen tilanne voi aktualisoitua etenkin avoimessa menettelyssä, jolloin ei tiedetä, mitkä tahot ovat ottaneet sähköisen hankintailmoituksen/tarjouspyynnön itselleen. Tällöin voidaan joutua tilanteeseen, jossa saapuneet tarjoukset on annettu eriävillä lähtötiedoilla ja ne siten ovat vertailukelvottomia keskenään. Pääsääntö kuitenkin on, että tarjoaja kantaa vastuun tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuudesta. Voidaan ajatella, että hankintayksikkö on toiminut oikein ja täyttänyt velvollisuutensa julkaisemalla korjausilmoituksen. Vastuu väärillä tiedoilla tarjoamisesta, ja siten myös todennäköisestä tarjouksen hylkäämisestä, on tarjoajalla. Tästäkin huolimatta, korjausilmoitusmenettely voi aiheuttaa ikäviä tilanteita niin hankintayksikölle kuin myös tarjoajille, jos edellä kuvatun kaltaisia sekaannuksia pääsee tapahtumaan.

Hankinnan huolellisella suunnittelulla karikot voidaan välttää, eikä korjaustoimenpiteitä edes tarvita.
 

Aiheesta lisää