Ilmoittaminen

Korjausilmoitus

Hankintayksiköille tulee usein vastaan tilanteita, joissa hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen huomataan, että joko hankintailmoitukseen tai sen kohteena olevaan tarjouspyyntöön on lipsahtanut virheitä, jotka vaativat korjausta, jotta koko hankintaprosessi ei menisi pieleen. Hankintayksikön mahdolliset toimenpiteet virheen korjaamiseksi määräytyvät virheen laadun mukaan:

  • korjausilmoituksella voidaan tehdä hankinta-asiakirjoihin pieniä korjauksia tarjousajan voimassaollessa
  • hankinta tulee keskeyttää, jos korjaus aiheuttaisi olennaisen muutoksen hankintaan

Korjausilmoituksella voidaan esimerkiksi pidentää tarjousaikaa ja korjata pieniä kirjoitusvirheitä koskien päivämääriä, tilausmääriä, teknisiä määritelmiä yms. virheitä, jotka eivät hankinnan kohteen kannalta ole kovinkaan merkittäviä ja joihin myös tarjoajat voivat kohtuudella reagoida. Korjausilmoitusmenettelyä hyödyntämällä hankintayksikön ei siis tarvitse keskeyttää hankintaa, vaan korjaustoimenpiteiden avulla jo käynnistettyä prosessia voidaan jatkaa.
 

Kuinka korjausilmoitus tehdään?

Korjausilmoitus tehdään HILMAan omalle ilmoituslomakkeelle. Korjausilmoituksella informoidaan mitä hankintailmoitusta sillä korjataan ja miltä osin.

Jos hankintayksikkö haluaa julkaista kokonaan uuden hankintailmoituksen/tarjouspyynnön, tulee edellinen hankintaprosessi keskeyttää. Tästä tulee julkaista keskeyttämisilmoitus EU-jälki-ilmoituslomakkeella, jos kyseessä on EU-hankinta.
Mikäli ilmoitusta korjataan tai hankinta keskeytetään tarjousajan ollessa käynnissä ja hankintayksiköllä on tieto tahoista, jotka ovat tarjousta laatimassa, olisi kohteliasta informoida asiasta kyseisiä tahoja.

Tarjousten jättämiselle asetettua määräaikaa tulee pidentää, jos hankinta-asiakirjoihin tehdyt muutokset ovat sellaisia, että tarjoajien voidaan katsoa tarvitsevan lisäaikaa mukauttaa tarjoustaan muutosten johdosta. Hankintayksikön on pidennettävä tarjousten määräaikoja sellaisiksi, että kaikki toimittajat saavat kaikki tarjouksen laatimiseksi tarvittavat tiedot. Määräajan pidentämisen on oltava oikeassa suhteessa tietojen ja muutosten merkittävyyteen. Sopiva määräajan pidennyksen kesto arvioidaan tehtyjen muutosten pohjalta tapauskohtaisesti.

Korjausilmoitus vai hankinnan keskeyttäminen?

Hankinnan keskeyttämistä tulee harkita tilanteissa, joissa tarvittavat muutokset ovat niin olennaisia, että muutosten myötä hankinnan kohde muodostuu täysin erilaiseksi. Kun muutokset ovat merkittäviä ei korjausilmoitus riitä tilanteen pelastamiseksi, vaan hankintayksikön on syytä harkita hankinnan keskeyttämistä ja uudelleen kilpailuttamista huolellisemmin valmistelluilla tarjouspyyntöasiakirjoilla. Hankinnan voi toki keskeyttää myöhemmässäkin vaiheessa, jos sille on tosiasialliset perustellut syyt.

Mikäli jo tarjousaikana huomataan oleellisia virheitä tai oleellisia tarpeita muuttaa hankinnan kohdetta, voi hankinnan keskeyttäminen hyvissä ajoin olla järkevää. EU-hankinnasta tulee julkaista keskeyttämisilmoitus jälki-ilmoituslomakkeella.

Korjausilmoitus oikeuskäytännössä

Oikeuskäytännössä on suhtauduttu melko tiukasti siihen, mitä muutoksia korjausilmoituksella on sallittua tehdä hankinta-asiakirjoihin.

Unionin tuomioistuimen ratkaisun C-298/15 Borta UAB mukaan hankintayksikkö ei lähtökohtaisesti voi muuttaa hankintamenettelyn kuluessa niiden hankintasopimuksen olennaisten ehtojen ulottuvuutta, joihin tekniset eritelmät ja hankintasopimuksen tekoperusteet kuuluvat ja joihin hankinnasta kiinnostuneet toimijat ovat turvautuneet tehdessään päätöksensä osallistua tai luopua osallistumasta hankintamenettelyyn. Hankintayksiköllä on kuitenkin poikkeuksellisesti mahdollisuus korjata tai täydentää tarjouspyyntöasiakirjojen tietoja, joita on vain selvennettävä, tai korjata ilmeisiä kirjoitus- tai laskuvirheitä, kunhan asiasta ilmoitetaan kaikille tarjoajille.

Syrjintäkiellon ja yhdenvertaisen kohtelun sekä avoimuuden periaatteiden noudattaminen merkitsee tuomion mukaan ensinnäkin sitä, että tehdyt muutokset eivät - vaikka ne voivatkin olla merkittäviä - saa olla siinä määrin olennaisia, että ne olisivat houkutelleet potentiaalisia tarjoajia, jotka eivät ilman näitä muutoksia voisi jättää tarjousta. Toiseksi muutoksista on tiedotettava riittävästi. Lisäksi muutokset on tehtävä ennen kuin tarjoajat jättävät tarjouksensa ja tarjousten jättämiselle asetettua määräaikaa on pidennettävä riittävästi silloin, kun muutokset ovat tärkeitä.

Kansallisessa oikeuskäytännössä korjausilmoituksen käytön sallittavuutta on arvioitu esimerkiksi tapauksessa KHO:2022:1 . Tapauksessa Korkein hallinto-oikeus katsoi, että hankinnan kohdetta koskevan vaatimuksen poistaminen kesken hankintamenettelyn oli niin olennainen muutos tarjouspyyntöön, että hankinta olisi tullut keskeyttää. Korjausilmoitus, korjattu tarjouspyyntö ja tarjousten jättämiselle varatun ajan pidentäminen eivät riittäneet turvaamaan kaikkien potentiaalisten tarjoajien yhdenvertaisia mahdollisuuksia osallistua tarjouskilpailuun.

Markkinaoikeudessa korjausilmoituksen käyttöä on käsitelty esimerkiksi ratkaisuissa MAO:182/21,   MAO:336/19 ja MAO:197/19 .

Millaisia ongelmia korjausilmoitusmenettelystä voi muodostua?

Korjausilmoitusmenettelyn yhteydessä on syytä huomioida, että uusi korjattu hankintailmoitus/tarjouspyyntö ei välttämättä saavuta kaikkia tarjoajia. Tällainen tilanne voi aktualisoitua etenkin avoimessa menettelyssä, jolloin ei tiedetä, mitkä tahot ovat ottaneet sähköisen hankintailmoituksen/tarjouspyynnön itselleen. Tällöin voidaan joutua tilanteeseen, jossa saapuneet tarjoukset on annettu eriävillä lähtötiedoilla ja ne siten ovat vertailukelvottomia keskenään. Pääsääntö kuitenkin on, että tarjoaja kantaa vastuun tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuudesta. Voidaan ajatella, että hankintayksikkö on toiminut oikein ja täyttänyt velvollisuutensa julkaisemalla korjausilmoituksen. Vastuu väärillä tiedoilla tarjoamisesta, ja siten myös todennäköisestä tarjouksen hylkäämisestä, on tarjoajalla. Tästäkin huolimatta, korjausilmoitusmenettely voi aiheuttaa ikäviä tilanteita niin hankintayksikölle kuin myös tarjoajille, jos edellä kuvatun kaltaisia sekaannuksia pääsee tapahtumaan.

Hankinnan huolellisella suunnittelulla karikot voidaan välttää, eikä korjaustoimenpiteitä edes tarvita.

 

Aiheesta lisää