Kumppanuussopimuskausi

Innovaatiokumppanuus jatkuu tarjousten vertailu- ja valintavaiheen jälkeen varsinaisella sopimuskaudella. Mikäli kumppaneiksi on valittu useampia toimittajia, tulee näitä kohdella keskenään tasapuolisesti.

Kumppanuuden jakaminen useaan vaiheeseen

Innovaatiokumppanuus tulee jakaa rakenteellisesti erillisiin ja peräkkäisiin vaiheisiin, jotka vastaavat kunkin kumppanin toteuttamaa tutkimus- ja innovaatioprosessin eri vaihetta. Vaiheistamisella pystytään hallitsemaan innovaatiokumppanuuteen liittyviä riskejä. Ne yleensä liittyvät ratkaisun tekniseen toimivuuteen ja käytettävyyteen.

Innovaatiokumppanuus voidaan vaiheistaa esimerkiksi siten, että ensimmäisessä osuudessa valitut kumppanit kehittävät haluttua tuotetta tai palvelua (tutkimus- ja kehittämisvaihe). Seuraavaksi jäljelle jääneet kumppanit voivat kehittää tutkimustuloksista prototyypin tai muun mallin, jonka jälkeen vuorossa on pilotointi eli käytettävyystestaus. Viimeisenä vaiheena on varsinainen hankinta.

Hankintayksikön on asetettava kaikille valituille kumppaneille välitavoitteet ja määrättävä korvauksen suorittamisesta.

Innovaatiokumppanuuden vaiheet eivät käytännössä aina etene lineaarisesti. Eteneminen voi olla monipolvisesta siten, että eri vaiheet sulautuvatkin yhteen. Hankinta kehittyy kohti lopullista muotoaan kehittämisen ja toteutuksen toistuvassa vuorovaikutuksessa. On myös mahdollista, että innovaatiokumppanuuden koko kesto aina sopimuskauden päättymiseen saakka sisältää hankinnan kohteen kehittämistä sekä neuvotteluja hankintayksikön ja kumppanin kanssa.

Kumppaneiden karsiminen sopimuskaudella

Innovaatiokumppanuudessa valittujen kumppaneiden lukumäärää voidaan karsia vielä kumppanuuden alkamisenkin jälkeen. Edellytyksenä kumppanuussopimusten päättämiselle on, että vaiheittaisuudesta ja sen käyttämisen ehdoista on ilmoitettu hankinta-asiakirjoissa.

Hankintayksikkö voi siis karsia valittujen kumppaneiden määrää varsinaisen kumppanuuden alettua sen mukaan, miten kumppanit onnistuvat asetettujen tavoitteiden täyttämisessä itse tuotekehitysprosessissa. Kumppanuuden päättämisen tulee tapahtua etukäteen ilmoitettujen arviointiperusteiden mukaisesti.

Kumppanuussopimus voidaan päättää myös ainoan valitun kumppanin kanssa ennen kuin varsinainen hankintavaihe alkaa. Toisaalta hankintayksikkö voi myös halutessaan viedä kumppanuuden päätökseen ilman, että se karsii menettelystä yhtään toimittajaa.

Kumppanille maksettava korvaus

Hankintayksikön on määrättävä ja maksettava kumppaneille korvaus kehitystyöstä, mutta korvauksen määrästä ei ole tarkempaa sääntelyä. Korvauksen arvon tulee kuitenkin vastata ehdotetun ratkaisun innovatiivisuutta.

Potentiaalisten kumppaneiden mielestä riittävää korvausta voi olla hyvä tiedustella hankintamenettelyä edeltävässä markkinakartoituksessa.

Kehitystyön tulosten hankinta kumppanilta

Hankintayksikön ei tarvitse järjestää uutta tarjouskilpailua kehitystyön tulosten hankinnassa, jos se tekee suorahankinnan menettelyyn valitulta kumppanilta. Säännös estää siten innovaatiokumppania esimerkiksi myymästä kehitystyön tuloksia kolmannelle taholle, joka edelleen myisi tuotteen tai palvelun ilman kilpailutusta hankintayksikölle.

Tehtävän hankinnan arvo

Innovaatiokumppanuuden kautta kehitettyjen tavaroiden, palvelujen ja rakennusurakoiden ennakoitu arvo ei saa olla kohtuuttoman suuri suhteessa niiden kehittämiseksi tehtyyn investointiin.

Kehitystyön tulosten hankkiminen kilpailuttamatta edellyttää, että työn tulokset ja niitä koskeva hankinta vastaavat sovittua suoritustasoa ja enimmäiskustannuksia. Tällä pyritään estämään kehittäjäkumppanin kohtuutonta ja ennakoimatonta veloitusta tehdystä työstä. Rajoituksilla tavoitellaan myös julkisten varojen käytön avoimuutta ja syrjimättömyyttä.

Suoritustasosta ja enimmäiskustannuksista tulisi pyrkiä sopimaan tilaajan ja kumppanin kesken ennakolta.  Tällöin hankinnan toteuttamistapoja jouduta perusteettomasti rajaamaan tai supistamaan.