17.4.2019
Innovatiiviset julkiset hankinnat

Dokumentaation avulla hyvät käytännöt kaikkien opittavaksi

Tekes teki syksyllä 2016 selvityksen rahoittamistaan innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeista. Hankkeiden oppeja esitellään juttusarjassa, joka on tehty yhteystyössä Julkisten hankintojen neuvontayksikön kanssa. Juttusarjan viidennessä osassa käsitellään, mikä on dokumentaation merkitys innovatiivisessa hankintaprosessissa.

Yksi innovatiivisten julkisten hankintojen suurimmista haasteista on hyvien käytäntöjen leviäminen. Jotta tämä haaste saataisiin selätettyä, on kiinnitettävä entistä enemmän huomiota analyyttiseen dokumentaatioon ja sen julkaisemiseen.

Uskalla onnistua – ja epäonnistua

Dokumentaation ja sen julkaisemisen vähäisyyttä saattaa selittää se, ettei niin sanotuista epäonnistumisista haluta kertoa, tai hankintayksikköjen resurssit ovat kaiken kaikkiaan vähissä. Innovatiivisiin julkisiin hankintoihin liittyy kuitenkin erottamattomasti rohkea kokeilemisen kulttuuri, jolloin käytännössä ei voida epäonnistua. Vain silloin, jos hankkeesta ei opita mitään, on epäonnistuttu. Hankintaprosessin dokumentaatio ja oppiminen ovat niin tärkeä osa, että siihen on yksinkertaisesti pakko varata riittävästi resursseja, jotta hankkeeseen on ylipäänsä järkevää ryhtyä.

Siuntiosta esimerkkiä prosessin jäsentämiseen

Vaikka innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeiden dokumentaatiossa on yleisesti ottaen vielä varaa parantaa, löytyy joukosta myös erinomaisia esimerkkejä. Siuntion kunnan liikennepalvelujen hankinnan kehittämishankkeessa koostettiin hankkeen lopputuloksena työkirja vapaaseen käyttöön.

Työkirjassa kuvataan aluksi projektin tavoitteet sekä hankkeeseen liittyvä lainsäädäntö. Itse prosessi on jäsennetty kappaleittain:

  • projektiryhmän kokoonpano,
  • markkinavuoropuhelun vaiheet,
  • hankintaprosessin vaiheet sekä
  • esille nousseet kehittämistarpeet.

Jokainen osio sisältää konkreettisen ”Toimi näin”-listauksen sekä mahdollisesti muita hyödyllisiä vinkkilistauksia. Työkirjan lopussa on vielä kuvattu lyhyesti projektin vaikutuksia, kustannuksia ja tunnuslukuja sekä aivan viimeiseksi tiivistetty innovatiivisen hankintaprosessin toimintaohjeet (Kuva 1).

Kuvassa hankintaprosessi lyhyesti

Kuva 1. Hankintaprosessi lyhyesti (Siuntion liikennepalvelujen hankinnan kehittämisen työkirja 2015)

Työkirjan tekemisessä tiiviisti mukana olleen silloisen Siuntion kunnan sivistysjohtajan Tina Nordmanin mukaan työkirjaa lähdettiin kokoamaan, koska uskottiin vankasti siihen, että hankkeen lopputulos olisi jakamisen arvoinen. Työkirja nähtiin parhaana tapana jakaa toteutusmalli ja tehty prosessi muiden kuntien sovellettavaksi ja räätälöitäväksi. Työkirjan haasteena oli toimivan kokonaisuuden muodostamisen vaatima aika: projektin kaikki vaiheet haluttiin kuvata mahdollisimman selkeästi. Nordmanin mukaan tämä kuitenkin ehdottomasti kannatti, sillä työkirjan kokoamisprojekti oli antoisa ja oiva tapa arvioida projektin eri vaiheet.

Huolehdi riittävästä dokumentoinnista

Vaikka kokemuksia usein jaetaankin erilaisissa tilaisuuksissa, olisi erittäin hyödyllistä, että hyvät käytännöt leviäisivät myös muutoinkin kuin niin sanotusti suusta suuhun tyyppisesti. Prosessin kirjallinen kuvaaminen ja analyysi tukevat projektin arviointia ja omaa oppimista, kuten Siuntiossa. Lisäksi kirjallinen dokumentaatio mahdollistaa oppien jakamisen kaikkien saataville esimerkiksi internetiin. Näin hyvien käytäntöjen leviämistä ei määritä, kuka milloinkin sattuu olemaan oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

Analysoi ja ota opiksi!

On hieman harhaanjohtavaa puhua vain hyvistä käytännöistä, kun todellisuudessa kaikki kokemukset ovat arvokkaita. Toki hyvien käytänteiden löytäminen on päätavoite, mutta jotta tähän tavoitteeseen päästään, on tartuttava haasteisiin ja opittava niistä yhdessä. Kaikki analyysi siitä, mikä meni hyvin, mikä huonosti ja miten kannattaisi tehdä seuraavalla kerralla, on mittaamattoman arvokasta. Innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeissa dokumentaatioon kannattaa ja täytyy siis panostaa.

Lisää tietoa Siuntion hankkeesta ja työkirjasta:

Tina Nordman, Raaseporin kaupunki
tina.nordman(at)raseborg.fi

Muita Tekesin rahoittamia innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeita:
www.businessfinland.fi

  • Selvitys Tekesin rahoittamista innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeista (10/2016)

Teksti: Carita Isomäki
projektikoordinaattori (30.5.-7.10.2016), Tekes

Lisää aiheesta

Neuvontayksikön verkkopalvelussa