Kannustimet hyödyttävät sekä tilaajaa että toimittajaa

Tekes teki syksyllä 2016 selvityksen rahoittamistaan innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeista. Hankkeiden oppeja esitellään juttusarjassa, joka on tehty yhteystyössä Julkisten hankintojen neuvontayksikön kanssa. Juttusarjan kolmannessa osassa käsitellään vuorovaikutuksen merkitystä innovatiivisessa hankinnassa.

Halutessaan hankintayksikkö voi käyttää hankinnassa kannustimia. Kannustimien avulla voidaan pyrkiä edistämään hankinnan tavoitteen saavuttamista tai niitä voidaan käyttää esimerkiksi osana kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteita. Tällöin niillä varmistetaan se, että niin sanotut lupauksiin perustuvat valintakriteerit täyttyvät. Lisäksi tilaaja pystyy kannustimien avulla osoittamaan toimittajalle asioita, jotka ovat sille tärkeimpiä. Kannustimet kytkeytyvät myös olennaisesti hankinnan tosiasialliseen vaikuttavuuteen.

Bonukset ja sanktiot kannustimina

Kannustimina voidaan käyttää joko bonuksia tai sanktioita tai molempia. Bonuksilla pyritään kannustamaan toimittajaa hoitamaan asiat sovitusti tai jopa sovittua paremmin, kun taas sanktioilla rangaistaan sopimuksen rikkomisesta. Toimittaja voi siis saada bonuksen esimerkiksi ennalta määritellyn palvelutason ylittämisestä, ja vastaavasti sanktion ennalta määritellyn tason alittamisesta. Bonusten avulla pystytään siten aikaansaamaan positiivisia vaikutuksia sopimuskaudelle, ja sanktioiden avulla välttämään tilanteita, joissa tilaajan toiveet jäävät joltain osin toteutumatta.

Kannustimia käytetään yleensä asioissa, joita on vaikea näyttää toteen ennen sopimuskautta. Tällainen on esimerkiksi asiakastyytyväisyyden taso, josta voidaan antaa lupauksia, mutta sitä on vaikea todistaa ennen sopimuskautta. Olennaista on kuitenkin se, että tilaaja kuvaa jo hankintamenettelyn aikana tason, johon kannustimet liittyvät. Toimittajien tulee kytkeä lupauksensa tähän tilaajan ilmoittamaan tasoon.

Innovatiivinen ja muunneltava oppimisympäristö Kokkolaan

Kannustimet ovat käytössä esimerkiksi Kokkolan kaupungin hankkeessa, jossa rakennetaan Torkinmäen koulu ja päiväkoti. Rakentaminen alkoi toukokuussa 2015, ja päättyy joulukuussa 2016. Hankkeen tavoitteena on löytää ratkaisuja liittyen innovatiivisiin ja muunneltaviin oppimisympäristöihin, rakentamisen laatuun ja palvelutasoon sekä energiatehokkuuteen.

Kokkolan hankkeessa on käytössä elinkaarimalli, eli rakennusvaiheen päättyessä kumppanuus tilaajan ja toimittajan välillä jatkuu vielä pitkään. Kokkolan hankintapäällikön Antti Tievan mukaan kannustimien käyttö onkin oleellista nimenomaan hankkeissa, joissa pyritään luomaan osapuolten välille pitkä ja kestävä kumppanuussuhde. Bonukset ja sanktiot auttavat sitouttamaan kumppanit niin toiminnalliseen, taloudelliseen kuin laadulliseenkin yhteistyöhön.

Kannustimet voivat olla suoraan euromääräisiä tai esimerkiksi prosenttiosuuksia. Seuraavassa esimerkkejä Kokkolan hankkeessa käytössä olevista kannustimista.

Kokkolan hankkeessa käytettyjä kannustimia

Bonuksia ja sanktioita pystytään siis käyttämään monipuolisesti ja niillä voidaan saavuttaa monia erilaisia hyötyjä. Hankintapäällikkö Tievan mukaan kumppanuus toimittajan kanssa on lähtenyt hyvin käyntiin, ja rakennusvaihe päättyy aikataulun mukaisesti. Tavoitteisiin pääsemistä ja kannustimien vaikutusta lopputulokseen on kuitenkin mahdollista arvioida vasta myöhemmin sopimuskauden aikana.

Lisää tietoa tässä jutussa esitellyistä hankkeista:

Antti Tieva, Kokkolan kaupunki
antti.tieva(at)kokkola.fi

Muita Tekesin rahoittamia innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeita:
http://www.tekes.fi/ohjelmat-ja-palvelut/ohjelmat-ja-verkostot/huippuostajat/projektit/

Selvitys Tekesin rahoittamista innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeista (10/2016):
http://www.tekes.fi/globalassets/global/ohjelmat-ja-palvelut/ohjelmat/huippuostajat/selvitys_innovatiivisten_julkisten_hankintojen_hankkeista.pdf

Teksti: Riikka Munne
projektikoordinaattori (9.5.-30.9..2016), Tekes