30.1.2017
Hyvät käytänteet innovatiivisssa julkisissa hankinnoissa

Kivijalkana aito ja runsas vuorovaikutus

Tekes teki syksyllä 2016 selvityksen rahoittamistaan innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeista. Hankkeiden oppeja esitellään juttusarjassa, joka on tehty yhteystyössä Julkisten hankintojen neuvontayksikön kanssa. Juttusarjan kolmannessa osassa käsitellään vuorovaikutuksen merkitystä innovatiivisessa hankinnassa.

Teema ylitse muiden

Tekesin rahoittamien innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeiden selvityksessä yksi teema korostui ylitse muiden: vuorovaikutus. Kaikessa yksinkertaisuudessaan, toimiva vuorovaikutus on innovatiivisen hankinnan kivijalka, ja yksi merkittävin hankkeen onnistumista määrittävä tekijä.

Vuorovaikutus sisältää niin ulkoisen kuin sisäisenkin viestinnän, joilla molemmilla on yhtäläisen tärkeä rooli. Tässä jutussa keskitymme kuitenkin ulkoiseen viestintään potentiaalisten tarjoajien kanssa. Toimittajien kanssa käydyn vuoropuhelun osalta hankintayksikön tulee aina toteuttaa hankintalain avoimuuden ja syrjimättömyyden periaatteita.

Aloita vuorovaikutus jo ennen hankintaa

Ennen hankinnan aloittamista tilaajan ja toimittajien välistä vuoropuhelua voidaan käydä osana markkinakartoitusta. Tällöin tarkoituksena on tuottaa tilaajalle tietoa markkinatilanteesta, ja toisaalta viestiä toimittajille tilaajan tarpeista. Potentiaaliset tarjoajat voivat tässä kohtaa jo pyrkiä kehittämään ratkaisuja, jotka vastaisivat tilaajaan tarpeisiin parhaalla mahdollisella tavalla. Tekesin selvityksen (2016) mukaan yksi markkinavuoropuhelun keskeinen etu on, että se auttaa tilaajaa määrittelemään hankinnan sisältöä ja kriteerejä.

Jatka vuorovaikutusta läpi prosessin ja sen jälkeenkin

Vuorovaikutuksen tulisi jatkua sujuvasti hankinnan suunnittelun vaiheesta varsinaiseen kilpailutukseen. Hankintamenettelyn aikana vuoropuhelua voidaan käydä muun muassa järjestämällä potentiaalisille tarjoajille infotilaisuuksia. Lisäksi monet hankintamenettelyt sisältävät neuvotteluja tarjoajien kanssa, mikä puolestaan mahdollistaa ratkaisujen yhteiskehittämisen ja vuorovaikutuksen osana hankintamenettelyä.

Vuorovaikutus ei suinkaan pääty hankintapäätökseen, vaan päätöksen jälkeen olisi vielä hyödyllistä järjestää hävinneille tarjoajille tilaisuus, jossa avattaisiin ja perusteltaisiin tehty valinta. Tekesin selvityksen (2016) mukaan toimittajat olivat kokeneet tällaisen tilaisuuden hyvänä käytäntönä.

Menettelyn yllättävät mahdolliset vaikutukset

Innovatiivisen julkisen hankinnan menettelyn voidaan ajatella sisältävän enemmän riskiä kuin perinteinen hankinta, koska se sisältää kokeilemista ja kehittämistä. Riskien näkökulmasta menettelyllä on kuitenkin myös valoisa kääntöpuoli. Vuorovaikutteisena menettelynä se voi nimittäin osaltaan pienentää hankintayksikön riskiä.

Ratkaisun aito yhteiskehittäminen sekä jälkikäteinen palaute- ja perustelutilaisuus voivat keskeisesti vaikuttaa tarjoajien muutoksenhakuhalukkuuteen. Tämä johtuu siitä, että näillä käytänteillä edistetään tilaajan ja potentiaalisten tarjoajien välisen yhteisymmärryksen syntymistä.

Kyseiset käytännöt voivat myös parantaa tilaajan mainetta, sillä prosessissa käyty vuorovaikutus muodostaa potentiaalisille tarjoajille laajemminkin mielikuvan yhteistyöstä tilaajan kanssa. Tilaajan maine vaikuttaa muun muassa siihen, kuinka hyvin toimittajia saadaan tulevaisuudessa houkuteltua kilpailutuksiin, joten tämänkin puolesta vuorovaikutuksen toimivuuteen on kiinnitettävä huomiota.

Vaikka innovatiivinen julkinen hankinta sisältää siis riskin, menettelyllä on kuitenkin omat vahvuutensa. Nämä vahvuudet voidaan parhaiten hyödyntää, kun panostetaan prosessiin osallistuvien tahojen väliseen toimivaan vuorovaikutukseen.

Vuorovaikutuksesta kumppanuuteen

Hävinneiden tarjoajien lisäksi myös kilpailutuksen voittaneen tahon kanssa vuorovaikutusta on syytä jatkaa hankintapäätöksen jälkeen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sopimuskauden aikaisia sopimuskatselmuksia sekä mahdollisesti hankitun palvelun edelleen kehittämistä.

Julkisissa hankinnoissa tähdätään yhä enenevässä määrin tilaajan ja tuottajan väliseen kumppanuuteen, jolloin sopimuskauden aikaisen vuorovaikutuksen merkitys korostuu entisestään. Kumppanuuden syntymisen edellytykset luodaan jo hankintaprosessin alkuvaiheen vuorovaikutuksessa, sillä kumppanuus perustuu yhteisiin tavoitteisiin, luottamukseen ja avoimuuteen

Kiinnitä huomiota määrän lisäksi laatuun

Selvityksen mukaan toimittajat kokivat vuorovaikutteisen hankintamenetelmän yksimielisesti tarpeelliseksi, mutta kokemukset sen toteutuksesta vaihtelivat. Negatiiviset kokemukset liittyivät usein vuorovaikutuksen laatuun – joko vuoropuhelu oli sisällöllisesti olematonta tai sitten käyty keskustelu ei vaikuttanut itse lopputulemaan. Useimmilla kokemukset vuorovaikutuksesta olivat kuitenkin positiivisia. Erityisesti kiitettiin hankehenkilökunnan yhteistyökykyisyyttä, aktiivisuutta ja joustavuutta sekä liiallisen byrokratian puutetta. Vastaavanlaisen hankintatavan toivottiin jatkossa juurtuvan pysyväksi käytännöksi suurissa hankinnoissa.

Jokaisella mahdollisuus ja velvollisuus vaikuttaa

Toimivalla vuorovaikutuksella on siis lukuisia hyviä vaikutuksia. Miten sitten vuorovaikutuksen toimivuus voidaan taata? Yhtä oikeaa vastausta tähän ei ole, sillä kyse on usein myös henkilökemioista. Kokemus vuorovaikutuksen toimivuudesta rakentuu kuitenkin verrattain pienistä asioista, joihin jokainen pystyy myös omalla toiminnallaan vaikuttamaan, kuten miten sähköposteihin vastataan tai kuinka ehdotuksiin suhtaudutaan.

Hankintayksiköiden tulee muistaa, että ammattimaiseen hankkimiseen kuuluu myös vuorovaikutuksen hoitaminen ammattimaisesti. Tämä tarkoittaa huomion kiinnittämistä vuorovaikutuksen tapaan, määrään ja laatuun. Hankintayksikön tulee myös muistaa, että hankinnan tavoite eli toimiva sopimuskausi taataan sillä, että jo varhaisessa vaiheessa hankintaprosessin aikana luodaan pohja tulevalle yhteistyölle. Avoin asenne sekä keskusteleva ja kannustava ilmapiiri luovat edellytykset ponnistaa korkealle, niin innovatiivisessa julkisessa hankinnassa kuin monessa muussakin asiassa.

Lisätietoa vuorovaikutuksen merkityksestä innovatiivisessa hankinnassa 

  • Pelkonen, A. & Valovirta, V. (2015). “Can service innovations be procured? An analysis of impacts and challenges in the procurement of innovation in social services.” Innovation: The European Journal of Social Science Research 28 (3), 384–402.
  • Rothwell, R. 1994. “Issues in User–Producer Relations in the Innovation Process.” International Journal of Technology Management 9 (5–6): 629–649.
  • Edquist, C., L. Hommen, and L. Tsipouri, eds. 2000. Public Technology Procurement and Innovation. Boston, MA: Kluwer Academic.
  • Rolfstam, M. 2009. “Public Procurement as an Innovation Policy Tool: The Role of Institutions.” Science and Public Policy 36 (5): 349–360. doi:10.3152/030234209X442025.

 

Teksti: Carita Isomäki
projektikoordinaattori (30.5.-7.10.2016), Tekes

Lisää aiheesta

Muualla verkossa

Tekesin rahoittamia innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeita