Suunnittelukilpailu verkkopalvelun hankintamenetelmänä

Kun julkishallinto lähtee toteuttamaan uutta palvelua it-toteutuksineen, kyse on jostain mitä ei ole vielä olemassa. Edessä on hankinta. Perinteinen hankintamenettely lähtee ajatuksesta, että kaikki on selvää: kuvaa kohde ja tee tilaus, kuin apteekin hyllyltä. Siinä joutuu mielikuvitus koetukselle: kuinka kuvata jotain sellaista, mitä ei ole vielä olemassa? Valtioneuvoston kanslian (VNK) Kokeileva Suomi -tiimi vastasi haasteeseen arkkitehtikilpailuista tutulla suunnittelukilpailulla.

Turussa excel-määrittelyjen tilalla oli käyttäjätarinoita. Me visualisoimme tarinan kuvaamaan ratkaisua, jota olimme hankkimassa.

Vaatii rohkeutta hypätä täydellisyyteen perustuvasta suunnittelukulttuurista (hallinnan harhasta, väitän minä) innovatiiviseen kokeiluun. Ilman Tekesin ja Hanselin käytännön tukea emme olisi osanneet. VNK:n johdon tuki auttoi luottamaan käyttäjätarinan voimaan.

Yhteiskehittäminen vaatii keskustelua

Vaikka varsinaista markkinavuoropuhelua ei käyty, kilpailuun ilmoittautuneet tiimit tavattiin heti valintojen jälkeen. Tämä on oppi, joka saatiin Tekesin kokemuksesta. Tilaisuudessa kaikki saivat saman kuvan siitä, mitä oltiin tilaamassa. ”Keskustelu avaa aina ymmärrystä paremmin kuin pelkkä kirjallinen aineisto”, oli osallistujien palaute.

Sen jälkeen tiimit vetäytyivät rakentamaan kilpailuehdotustaan. Hankintaan liittyvät kysymykset käsiteltiin kuten normaalisti. Saapuneet kysymykset sekä oma-aloitteisesti huomatut tarkennukset jaettiin hankintasivustolla.

Hackathon toi pöhinää – ja palkkion kaikille

Tulevan Kokeilunpaikka.fin hankintaan kuului Tekesin esimerkin mukaan hackathon. Se laajensi hankinnan oheen tapahtumajärjestämisen, ja kumppaniksi valittiin Industryhack. Näin oma väki sai keskittyä tiimien sisällölliseen sparraamiseen. Hackathonissa laaja joukko kokeilujen ja rahoittajien edustajia toi tiimeille käyttäjänäkökulmia.

Hackathoneille on ollut tyypillistä, että voittaja vie koko potin. Valtioneuvoston kanslia halusi kuitenkin asettaa esimerkin, jossa kaikkien osallistujien työpanosta kunnioitetaan. Niinpä pääpalkinnon lisäksi jokaiselle tiimille maksettiin osallistumispalkkio. Tämä on otettu tavaksi sen jälkeen toteutettavissa hackathoneissa.

Sanoitusten selkeys säästää aikaa ja turvaa tasapuolisuuden

Hackathonin tuomaristo arvioi työt tiimien esitysten (pitchien) nojalla. Hankintatuomaristo puolestaan arvioi anonyymit kilpailutyöt, eikä päätynyt hackathonin voittajaan. Tämä herätti tiimeissä kysymyksen, saattoiko eroavien päätösten taustalla todella olla sama kriteeristö.

Kokemus korostaa tiimien esitys- ja kirjoitustaitoja arvioinnissa. Mutta vielä suurempi merkitys luottamukselle on sanoitusten yhdenmukaisuudella koko suunnittelukilpailun ajan.

Kilpailukutsun on oltava tarkoin sopusoinnussa arviointikriteerien kanssa. Sanoitusten on toistuttava yhtä pitävinä niin tuomaristojen ohjauksessa kuin kaikissa tilaisuuksissa. On kerrottava sama tarina, joka kerta.

Myös hankintailmoituksen sisäiseen rakenteeseen on kiinnitettävä huomiota. Looginen eteneminen tukee niin hakemusten laatua kuin tuomariston työtä kriteerien soveltamisessa. Jälkikäteen arvioiden kevennettävää on myös sopimusteksteissä.

Yksi vai useampi toteuttaja?

Suunnittelukilpailussa voittajalta voidaan tilata kilpailutyön toteutus suorahankintana. Vaikka menettelyssä olisi mahdollista valita voittajaksi useampi kuin yksi kilpailija, hankintojen pisteytys ja perinteinen arviointi tuntuvat edelleen tähtäävän yhden valintaan. Tässä olisi tilaa rohkeasti innovatiivisemmalle otteelle.

Vuoden työn jälkeen täytyy tunnustaa, että tilaajatiimin pienuuden vuoksi yhden toteuttajan ohjaamisessa on työtä riittämiin. Emme voi tietää, millainen Kokeilun paikasta olisi tullut kahden tiimin voimin.

Suunnittelukilpailu on mainio hankintakeino

Suunnittelukilpailu on kuitenkin mainio hankintakeino, joka myös rakentaa julkisen sektorin mainetta hankkijana.

”Elämäni parhaat kaksi työpäivää”, huokaisi yhden tiimin koodari hackathonin jälkeen.

Johanna Kotipelto vastaa valtioneuvoston kanslian Kokeileva Suomi -kärkihankkeessa Kokeilun paikasta.

Vuoden 2018 alusta Tekes on osa Business Finlandia.

Piirros: Virpi Oinonen, Johannan kuva: Tom Hagelberg