Verkkopalvelun hankinta avoimesti ja ketterästi

Turku päätti jo hyvissä ajoin hankkia uuden verkkopalvelunsa avoimella lähdekoodilla. Avoin toiminta siivitti myös niin hankintoja kuin toteutustakin. Tämän ansiosta turku.fi pääsi ensimmäisen Blue Arrow Awards -kilpailun finaaliin onnistuneiden hankintojen kategoriassa.

Avoimeen ja ketterään etenemiseen kesällä 2015 oli selkeä syy: nopeassa aikataulussa oli pakko saada valmista, ja kun resurssit ovat rajalliset, maailmaa ei yritetty eikä voitukaan, miettiä valmiiksi.

Lähtökohtana käyttäjänäkökulma

- Kaupungilla oli halu ja pyrkimys toimia avoimemmin ja nykyaikaisemmin ketterästi, muistutti ohjelmajohtaja Päivi Saalasto Turun kaupungilta.

Perinteisten Excel-määrittelyjen sijaan tarjouspyynnön liitteenä olikin arkkitehtuurikuvien rinnalla käyttäjätarinoita ja tuoterakenteita. Kaiken lähtökohtana oli käyttäjänäkökulma.

Ennakkoilmoituksella ja kiinnostuneiden toimijoiden kanssa jo ennen tarjouspyyntöä keskustellessa kokonaiskuva ja tahtotila selkenivät molemmin puolin pöytää. Avointa lähdekoodia hyödyntämällä vältimme ns. yhden toimittajan loukun. Turun puitesopimuskumppaneiksi valikoitui kolme Drupal-toimittajaa Druid Oy, Citrus Solutions Oy alihankkijanaan Avoltus Oy sekä Wunderkraut Oy, joiden kanssa lähdimme monitoimittaja-mallilla rakentamaan uutta turku.fi:tä.

Sitoutuneiden toimittajien kemiat synkkasivat

Asiakkaan, tilaajan, näkökulmasta toimittajien proaktiivisuus ja yhteisten pelisääntöjen hahmottelu jo ennen rakennustyön aloittamista kuvaa erinomaisesti kaikkien toimittajiemme sitoutumista maailman parhaan turku.fi:n rakentamiseen.
 
Kolmen toimittajan kanssa työskentely olisi voinut tarkoittaa ehtymätöntä minikilpailutusrumbaa, mutta onneksi kaupungin ennakkoluulottomat hankinta-asiantuntijat pohtivat yhdessä ketterän kehityksen asiantuntijoiden kanssa kaikille parhaan ratkaisun: jokainen toimittaja saattoi valita parhaiten osaamistaan vastaavan toiminnallisuuden toteutuksen. Yhteisillä sprinteillä sekä avoimella jatkuvalla kommunikoinnilla koodarit olivat toisiinsa ja asiakkaaseensa yhteydessä päivittäin.
- Kaikki toimittajat ovat arvokkaita, mutta kukaan ei korvaamaton, kiteytti toimintamallin Wunderkautin toimitusjohtaja Joonas Kiminki blogissaan.

Ainutlaatuisella tavalla ennätysajassa maaliin

Turku.fi:n rakentaminen tyhjästä julkaisukuntoon sisältöjen kera vei kahdeksan kuukautta. Ennakoiva päätöksenteko, joustavat sopimukset ja ketterä tekeminen uurastavien sisällöntuottajien rinnalla mahdollistivat epärealistisen aikataulun.

Myös toimittajille oli uutta työskennellä tiiviisti yhdessä, ilman yhteen paikkaan koottua tietyistä koodareista koostuvaa tiimiä.

Turun toimintamalli oli ehkä jonkin verran kalliimpi projektihallinnoinnin osalta kuin yhden toimittajan kanssa tekeminen, mutta toisaalta aina jostain yrityksestä löytyi kokenut asiantuntija kulloiseenkin pulmaan, joten ratkaisunopeudessa kustannuksia säästyi. Myös toimittajan vaihtaminen olisi ollut yhden toimittajan mallilla työläämpää, jos yhteistyö ei olisikaan sujunut.

Toimintatapa ja laatu siivittivät finaaliin

Avoimen toiminnan ja uudenlaisen yhdessä tekemisen ansiosta turku.fi-toteutus pääsi ensimmäistä kertaa Suomessa järjestettävän  digipalveluiden huiput palkitsevan kilpailun Blue Arrow Awardsin finaaliin onnistuneiden hankintojen kategoriassa (Epic purchasing) yhdessä veikkaus.fi:n ja K-Ruoka-sovelluksen kanssa. Kategorian juryn johtaja Mikael Jungner valitsi 26.5.2016 voittajaksi K-Ruoka-sovelluksen.

Sanna Moisala (sanna.moisala[at]turku.fi) toimi kaupungin puolella verkkopalvelun toteutuksessa projektipäällikkönä sekä yhtenä tuoteomistajana Digitaalisten palvelujen kehittäminen/Asiakkuudet ja osallisuus -hankkeessa.