Yleisiä uskomuksia vuoropuhelusta

Miten saat maaliin osuvia, laadukkaita hankintoja aikaisella markkinavuoropuhelulla? Tunnetko faktat?

"​Ei saa puhua toimittajien kanssa kun hankintaa ollaan valmistelemassa"

Toimittajien kanssa saa ja pitää keskustella ennen hankinnan käynnistämistä. Vuoropuhelu on erinomainen tapa saada parempaa tuntemusta hankittavasta tuotteesta, tuotteen toimittajista sekä kyseisen markkinan edellytyksistä. Tämä on osa sitä valmistelutyötä, jota on tehtävä ennen jokaista hankintaa. Vuoropuhelu ja on yksi toimivan sopimusaikaisen yhteistyön peruspilareista. Kun väärinymmärrysten riski pienenee, hankintayksikkö saa enemmän päteviä ja parempia tarjouksia. Toimittajille ei kuitenkaan saa kertoa tarkalleen, miten hankinta tullaan rakentamaan, mitä vaatimuksia asetetaan jne. Sen sijaan voidaan esimerkiksi tehdä tutkivia haastatteluja. Hankinnan aikataulusta voi myös informoida. On hyvä kirjata vuoropuhelun toimenpiteet.

"Tapaamisiin on pakko kutsua kaikki toimittajat Suomessa ja Euroopassa"

Tämä ei pidä paikkaansa. Mikäli vuoropuhelun tarkoituksena on tiedon hankkiminen, on hyvä lähettää kutsu laajasti sekä erityyppisille toimittajille parhaan mahdollisen tietopohjan saamiseksi. Sen sijaan sellaista sääntöä ei ole, jonka mukaan kaikki potentiaaliset toimittajat tulisi kutsua mukaan. Hankintayksikön tulisi hankkia riittävästi markkinatietoa, jotta se pystyy itsenäisesti laatimaan tarjouspyynnön. Kenellekään osallistuvista toimittajista ei saa antaa mahdollisuutta vaikuttaa tarjouspyyntöön itselleen edullisella tavalla.

"Toimittajan kanssa ei saa puhua kahden kesken"

Tapaamisen tarkoituksesta ja kyseisistä markkinoista riippuen voi tapaaminen kahden kesken olla sallittua – tai jopa välttämätöntä. Mikäli vuoropuhelussa edellytetään, että toimittaja antaa tietoa, jonka paljastaminen voi aiheuttaa hänen elinkeinotoiminnassaan kilpailutilanteessa vahinkoa, voi tapaaminen kahden kesken olla hankintayksikön ainoa keino saada vastauksia kysymyksiinsä. Kenellekään toimittajalle ei kuitenkaan saa antaa enemmän tietoa hankinnasta kuin toiselle, niin että toimittaja tästä hyötyisi tarjouskilpailuvaiheessa. On siis tärkeää, että tapaamisen tarkoitus on tarkoin mietitty ja että etukäteen laadittua agendaa noudatetaan tarkoin kaikissa tapaamisissa. Tapaamisista on myös hyvä pitää pöytäkirjaa.

"Osana vuoropuhelua voidaan yhden toimittajan tuote ottaa pilottikokeiluun ennen varsinaista tarjouskilpailua"

Markkinoilla olevaa tuotetta ei voi ottaa pilottikokeiluun ilman kilpailuttamista, mikäli kokeilujakson arvo ylittää säädetyn kynnysarvon. Hankintalain suorahankintaperuste on tarkoitettu ainoastaan sellaisia tilanteita varten, joissa hankittava tavara valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten. Suorahankintana kysymykseen voivat siten tulla esimerkiksi kehitysprojektit, joissa tavaraa valmistetaan yksittäiskappaleita vain tilaajalle, eikä kaupallista menekkiä silmällä pitäen sarjatuotantona. Pilottikokeilut ennen tarjouskilpailua voivat olla ongelmallisia myös tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun kannalta, jos pilottitoimittaja myöhemmin osallistuu tarjouskilpailuun. Mikäli tarvetta kokeiluun on, voi olla parempi ratkaisu ottaa pilottijakso osaksi varsinaista hankintasopimusta.

"Vuoropuhelu on liian työläistä – tarjonta ja hintataso voidaan selvittää tarjouskilpailulla"

Ei näin –  vuoropuhelu käydään nimenomaan ennen hankintailmoituksen julkaisemista. Valmistelutyö kannattaa, koska se näkyy hankinnan laadussa. Tarjouspyynnöissä näkee kuitenkin usein, että hankintayksikkö varaa itselleen oikeuden kaikkien tarjousten hylkäämiseen. Tällöin on oikeasti kyse hankinnan keskeyttämisestä. Hankinnan voi kuitenkin keskeyttää ainoastaan, mikäli siihen on todellinen ja perusteltu syy. Tarjouskilpailua ei siis saa käyttää markkinoilla vallitsevan hintatason selvittämiseen tai markkinoiden kartoittamiseen ilman aikomusta tehdä sopimusta.

Oleellista vuoropuhelussa ja markkinaselvitysten tekemisessä on, että ne erotetaan selkeästi itse hankintaprosessista. Kilpailun järjestämisen tarkoituksena on aina tarjouskilpailun voittajan valinta ja hankintasopimuksen solmiminen. Sallittua on kuitenkin käyttää ennakkoilmoituslomaketta tietopyynnön julkaisemiseksi. Tällä tavoin mahdollistetaan se, että tietopyyntö tavoittaa monta toimittajaa.

Toimittajia ei saa rasittaa vuoropuhelulla ennen hankintaa – heillä ei ole aikaa vastata kysymyksiin"

Useimmissa tapauksissa tämä ei pidä paikkaansa. Useimmat toimittajat toivoisivat enemmän vuoropuhelua ja ovat kiinnostuneita tietojen- ja kokemusvaihdosta julkisen sektorin kanssa. Pienillä yrityksillä, joilla on vain muutama työntekijä, voi olla vaikeuksia osoittaa resursseja vuoropuhelua varten, vaikka heillä usein onkin arvokasta tietoa. Silloin kannattaa yrittää järjestää vuoropuhelun laajuus ja aikataulu niin, että myös pienemmät yritykset voivat osallistua.

Markkinakartoitukset vuoden 2017 hankintalaissa

Hankintalain kokonaisuudistuksen valmisteluryhmän mietinnössä (työ- ja elinkeinoministeriön julkaisuja 37/2015) on ehdotettu, että uuteen hankintalakiin otettaisiin kokonaan uusi pykälä markkinakartoituksista, joita hankintayksikkö voi käyttää ennen hankintamenettelyn aloittamista. Ehdotus perustuu hankintadirektiivin 40 artiklaan. Pykälässä säädettäisiin, että ennen hankintamenettelyn aloittamista hankintayksikkö voi tehdä markkinakartoituksen hankinnan valmistelua varten ja antaa tietoa toimittajille tulevan hankinnan suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan. Pykälän tarkoittamaa markkinakartoitusta ei olisi kuitenkaan tyhjentävästi laissa määritelty. Yleisesti sillä tarkoitettaisiin kaikkea sitä markkinoilta saatavaa tietoa, jota hankintayksikön on mahdollista saada ja hyödyntää hankintaa suunnitellessaan.

Markkinakartoituksessa hankintayksikkö voi käyttää erilaisia keinoja ja muotoja: se voi tehdä tietopyynnön osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi (HILMA), jossa pyytää kyseisen alan toimittajia joko käymään vapaamuotoista dialogia hankinnan kohteesta ja määrittelystä. HILMAssa voidaan myös esittää kutsu tarkempaan tekniseen vuoropuheluun.  Markkinakartoitus voi olla myös vapaamuotoista, jolloin hankintayksikkö itse selvittää markkinoilla olevia vaihtoehtoja. Hankintayksikkö voi myös kutsua toimittajia esittelemään tuotteitaan. Markkinakartoitus ei siten ole yksipuolista, vaan markkinakartoituksen aikana tai sen osana hankintayksikkö voi myös antaa tietoa toimittajille hankintaa koskevista suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan.

Lisää aiheesta

Muualla verkossa

• Hankkijan viestintäopas
  Motiva (2015)