Aineisto: Webinaari Business Finlandin kehittämisrahaa saaneille yrityksille

Vuokaavio: Hankintalainsäädännön soveltuminen julkista rahoitusta saaviin hankkeisiin (JHNY, 2020)

Julkisten hankintojen neuvontayksikkö järjesti 6.5.2020  Business Finland -kehittämisrahoitushakuihin liittyvän ja tuensaajille kohdistetun webinaarin hankintalain soveltamisesta. Osallistujia oli noin 50 organisaatiosta. Koulutukseen oli mahdollista lähettää ennakkokysymyksiä tai tehdä tarkentavia kysymyksiä chatissä tapahtuman aikana.

Webinaari oli suunnattu tahoille, jotka ovat saaneet BF-rahoitusta ja joiden ulkoisten hankintojen arvo ylittää 60 000€ (alv 0%)

Aineisto

Tapahtuma-aineisto koostuu erilaisista osioista:

• koulutusmateriaali 6.5. (pdf, liitteenä)
• kysymykset ja vastaukset (27 kpl, esittämisjärjestyksessä, ks. alla)
• vuokaavio hankintalain soveltumisesta julkista rahoitusta saaviin hankkeisiin (ks. kuva)
• muutoksenhakuohje (word, liitteenä) sekä
• tapahtuman tallenteet, 2 kpl (toinen vielä tulossa, tekstitetään).

Linkki aineistoon on lähetetty tapahtumaan ilmoittautuneille. Tallenteesta informoidaan erikseen, kun tekstitys valmistuu.

Neuvontayksikön vastauksia 6.5.2020 webinaarissa esitettyihin kysymyksiin  

1. Kysymys: Kun hankinnan arvo on tasan 60 000 tai yli pitää kilpailuttaa? 
   Vastaus: Kyllä, tavara- ja palveluhankinnoissa kynnysarvo on 60 000€ (alv 0%).  Kansallinen hankinta ja tarjousten käsittely -teema  sivustollamme: https://www.hankinnat.fi/kansallinen-hankinta/tarjousten-kasittely   

2. Kysymys: Perustuuko tämä kilpailutusvelvollisuus tehtyyn päätökseen (jossa tasan 60k€) 
   VAI toteutuneisiin kustannuksiin?  
   Vastaus: Hankintalain mukainen kilpailuttamisvelvoite perustuu hankinnan arvoon (ei siis  rahoituspäätökseen, vaan toteutuviin kustannuksiin). 
    
3. Kysymys: Saako kilpailutuksen tehdä eri osissa? Olisimme tekemässä hankinnan 
   useammalla kilpailutuksella. 
   Lyhyt vastaus: Kilpailutuksen saa tehdä osissa. Osat voidaan ilmoittaa yhdessä ilmoituksessa tai tehdä useita hankintailmoituksia. Jos tehdään useita ilmoituksia, jotka kuuluvat samaan  kokonaisuuteen, tulee kaikki ilmoitukset tehdä kokonaishankinnan arvon mukaan.   

   Pitkä vastaus: Hankintalaki ei estä hankinnan kilpailuttamista eri osissa. Asiassa on siten erotettava hankinnan kielletty pilkkominen ja hankinnan toteuttaminen osissa. Jakamisella tarkoitetaan  luontevan hankintakokonaisuuden jakamista osiin esimerkiksi siten, että kokonaisuuden eri osista voi suorittaa esimerkiksi erillisen kilpailutuksen. Jakaminen voidaan tehdä myös niin, että samassa tarjouskilpailussa hankintayksikkö määrittelee millaisista osista tarjoaja voi antaa oman  osatarjouksensa. Hankinnan jakaminen osiin on siis hankintalain mukaan sallittua ja se on siksi  erotettava hankintalain 31 §:n mukaisesta hankintojen kielletystä pilkkomisesta. Pilkkomiskiellon  vastaisesta menettelystä on kyse silloin kun lain soveltamisen välttämisen tarkoituksessa pilkotaan hankinta eriin, lasketaan ennakoitu arvo poikkeuksellisin menetelmin tai yhdistetään eri  kynnysarvon omaavia hankintoja keinotekoisesti toisiinsa. 

4. Kysymys: Voiko osioita julkaista eri aikoina, esim. 6 kk päästä osa 2?  
   Vastaus: Voi tehdä. Tosin jos hankintoja tehdään 6 kuukauden välein ja kyse on kertaluonteisista hankinnoista, joiden arvo ei ole huomattava (useita satojatuhansia), voidaan pohtia onko kyseessä tällöin useampi toisistaan erillinen kokonaisuus.
    
5. Kysymys: Onko tarpeeksi perusteltua pilkkoa hankintoja, jos ne jo hankintojen luokittelussa  (CPV) menee eri koodeihin?
   Vastaus: Ei ole, hankinnat pitävät yleensä sisällään useiden CPV-koodien alla olevia hankintoja.    
    
6. Kysymys: Koko Suomessa ei ole sellaista toimijaa, joka pystyisi tarjoamaan hankinta 
   kokonaisuuden. Riittääkö tällainen perustelu perustelumuistioon?   
   Vastaus: Pelkästään se, että yksi toimija ei pysty tarjoamaan koko hankintaa ei yksissään tarkoita,  että hankinta ei muodostaisi yhtenäistä kokonaisuutta. Hankintayksikkö voi jakaa hankinnan  osiin.   

7. Kysymys: Voidaanko vaatia, että yhden yrityksen pitää pystyä hoitamaan koko 
   kokonaisuus?  
   Vastaus: Kyllä voidaan. 

8.  Kysymys: Miten toimitaan, jos tiedämme jo ennakolta, että yhteen/useampaan 
   osakokonaisuuteen hankinnasta ei löydy osaamista Suomesta ja sitä hankkimaan muulta  EU:sta?   
   Vastaus: Sen jälkeen, kun ilmoitus on julkaistu Hilmassa, voitte informoida siitä vapaasti esim.  ulkomaalaisille toimijoille.  

9. Kysymys: Pitääkö kilpailutus olla auki koko hanke-ajan vai riittääkö että se on hankkeen 
   alkuajan vain auki?  
   Vastaus: Tarjouskilpailu on auki siihen asti, että tarjoukset on ehditty jättää. Ei siis koko projektin ajan. 

10. Kysymys:  Meillä on kiireellinen aikataulu. Onko hankintaprosessiin asetettu jokin 
    minimiaika tarjouspyyntövaiheeseen?  
    Vastaus: Kansallisissa hankinnoissa ei ole määräaikaa (suositus on, että tarjousaika on vähintään  kaksi viikkoa). EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa on määräajat.  Suositus on, että tarjousten viimeinen jättöpäivä on arkipäivä. 
     
11. Kysymys: Voiko hankintailmoituksen tehdä suomeksi tai englanniksi tai sekä että?  
    Vastaus: Kansallisissa ilmoituksissa ilmoitus tulee tehdä suomen tai ruotsin kielellä. Tarjouspyyntö voi olla englanninkielinen ja tarjoukset voidaan pyytää jättämään englanniksi. Hilma-ilmoituksen voi tehdä vain yhdellä kielellä.   
     
12. Kysymys:  Onko korona-pandemia oikeutettu suorahankintaan?
    Vastaus: Suorahankinta on poikkeus pääsääntöön ja perusteiden toteutumista arvioidaan tiukasti. BF-rahoituksen liittyvien projektien osalta neuvontayksikön suositus on, että  koronna-tilannetta ei käytetä suorahankinnan perusteluna. Hankintayksikkö tekee luonnollisesti asiasta oman arvionsa.  

13. Kysymys: Voisiko puitejärjestelyn vielä avata, mitä tarkoitti?  
    Vastaus: Puitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai  useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat hinnat ja suunnitellut määrät sekä muut ehdot. Ks. 
    https://www.hankinnat.fi/eu-hankinta/menettelytekniikat/puitejarjestelyt 
     
14. Kysymys: Voiko puitesopimusta hyödyntää tilanteessa, jossa hankintatarve voi 
    muuttua projektin aikana esim. aiempien projektin osahankintojen tms. perusteella?   
    Vastaus: Voi hyödyntää.
     
15. Kysymys: Voiko osiosta pyytää maksutonta demoa ja käyttää sitä osana valintaperustetta 
    hankintapäätöksessä?  
    Vastaus: Voi pyytää. Asiasta tulee ilmoittaa tarjouspyynnössä ja kertoa kuinka demo vaikuttaa tarjouskilpailun voittajan valintaan.   
     
16. Kysymys: Pitääkö kysymyksiin vastata ennen kun kilpailutus sulkeutuu?  
    astaus: Kysymyksiin ei ole pakko vastata. Toki kysymyksiin vastaaminen on suositeltavaa.  Kysymykset ja vastaukset tulee julkaista siten, että kaikki kiinnostuneet pääsevät niihin tutustumaan esim. yrityksen www-sivuilla, joihin on linkki tarjouspyynnössä. Tarjouspyynnössä on hyvä ilmoittaa mihin asti kysymyksiä voi jättää ja mihin päivään mennessä kysymyksiin vastataan. Julkaisuista kysymyksistä ja vastauksista tulee ottaa kysyjän tiedot pois.
     
17.  Kysymys: Jos henkilö on jättänyt kysymyksen mutta ei tarjousta ja kilpailutus on  sulkeutunut, tuleeko minun kysyä vielä kuitenkin heiltä tarjoukset tässä kohtaa kun olemme sulkeneet kilpailutuksen?  
    Vastaus: Kun tarjouksen jättämisen määräaika on päättynyt, ei uusia tarjouksia voida ottaa enää  vastaan.  
     
18. Kysymys: Entä jos tarjouksia ei tule useita vaikka kilpailutus on tehty HILMAAN? Onko  oikein silloin valita se, joka tarjouksen on antanut?  
    Vastaus: Voidaan valita.
     
19. Kysymys:  Voidaanko valitulta tuottajalta tehdä projektinaikataulun sisällä suoraostoja  lisätilauksina?  
    Vastaus: Hankintaan kannattaa sisällyttää optioita. Tällöin kyseisten lisätilausten tekeminen on mahdollista.  Ilmoita optioista Hilma-ilmoituksessa ja tarjouspyynnössä.
      
20. Kysymys: Saako ostoja suorittaa ennen kuin kilpailutusaika loppuu?  
    Vastaus: Ei saa, vasta kun hankintasopimus on tehty. 
     
21.  Kysymys: Onko jokaiselle lähetettävä TARJOUS hyväksyttäväksi?  Riittääkö tarjouksien hyväksymiseen sähköpostikuittaus?   Vastaus: Jos kyseessä on kynnysarvot ylittävä hankinta, valinnasta tulee tehdä hankintapäätös. Tarjoajalle voi ilmoittaa, että tarjous on vastaanotettu. Tarjoukset saa avata (katsoa mitä viestin  liitteissä on) vasta kun tarjousaika on umpeutunut.  Määräajan jälkeen jätettyjä tarjouksia ei voi ottaa huomioon.

22. Kysymys: Tarvitseeko meidän lähettää tarjoajalle vastatarjous?  
    Vastaus: Julkisissa hankinnoissa tarjouksista ei neuvotella (pois lukien neuvottelumenettely jne.), tarjous on se mitä tarjoaja on ilmoittanut. Tarjous tulee hyväksyä mukaan vertailuun, jos se vastaa tarjouspyynnössä asetettuja ehtoja.
     
23. Kysymys: Onko jossain koonti siitä, mitä kaikkea minun pitää lähettää tarjouksen jättäjille 
    vastauksessa?  
    Vastaus: Tulee lähettää hankintapäätös ja muutoksenhakuosoitus. 
     
24. Kysymys: Voiko koko hankintailmoituksen "peruuttaa" ja julkaista uusiksi, jos meni  tekemään "väärät pelisäännöt" alkuun? Mikä on vastuu jo tarjouksen tehneille?  
    Vastaus: Hankinnan voi keskeyttää. Keskeyttämisestä tulee tehdä perusteltu päätös, joka  lähetetään tarjouksen jättäneille tahoille.  
     
25. Kysymys: Ymmärsinkö oikein, että jos muiden tarjouksien jättävät vaativat  näkemään kilpailijoiden tarjouksia, tarjoukset tulee näyttää kokonaisuudessaan?   
    Lyhyt vastaus: Kynnysarvot ylittävässä hankinnassa tarjoukset tulee näyttää siltä osin kun ne eivät  ole liikesalaisuuden piirissä. Liikesalaisuuden laajuus suositellaan tarkistamaan tarjouksen  jättäneeltä taholta (kenen tarjous halutaan nähtäväksi). Kokonaishinta on aina julkinen.  

    Pitkä vastaus: Asiaan sovelletaan hankintalain 138 §:ää, jonka mukaan tarjouskilpailuun  osallistuneella tarjoajalla on oikeus hankintapäätöksen tekemisen jälkeen saada tarjousasiakirjat  nähtäväkseen, edellyttäen etteivät ne sisällä tarjoajan liike- ja ammattisalaisuuksia. Lisätietoja  hankinta-asiakirjojen julkisuudesta: https://www.hankinnat.fi/yhteiset-saannokset/hankinta-
    asiakirjojen-julkisuus  (erityisesti kohdat Kaikki hankintayksiköt eivät ole julkisuuslaissa säädettyjä  viranomaisia sekä Asianosaisjulkisuus) 
     

26. Kysymys: Onko nettisivuillamme julkaistava tarjouksien sisällöt jotka olemme saaneet?  
    Vastaus: Ei tarvitse, eikä pidäkään. Tarjoukset ovat vain asianosaisjulkisia, niiltä osin kun tarjoukset eivät ole liikesalaisuuden piirissä.  
      
27. Kysymys: Voiko kuka tahansa viedä asian markkinaoikeuteen?  
    Vastaus: Vain asianosainen (tarjouksen/osallistumishakemuksen jättänyt taho tai alalla toimiva yritys) voi viedä asian markkinaoikeuteen. 

Aiheesta lisää

Tapahtuman tallenteet
 

Julkisten hankintojen perusteet.  JHNY:n hankinta-asiantuntija Olli Jylhä kertoo julkisten hankintojen perusteista ja kynnysarvoista (34 min.). Youtube

***

HILMA-ilmoituksen tekeminen. JHNY:n hankinta-asiantuntija Olli Jylhä opastaa kohta kohdalta, miten HILMA-ilmoitus tehdään järjestelmässä (13:30 min.). Youtube.

Kutsu tapahtumaan

JHNY järjestää Business Finlandin kehittämisrahaa saaneille yrityksille suunnatun webinaarin hankintalain soveltamisesta
Uutinen 27.4.2020