Työsuhdepyörä ja hankintalaki

Työsuhdepyörän hankinta ei aina edellytä hankintalain soveltamista. Vaikka työsuhdepyörän hankinta edellyttää sopimusta työnantajan ja pyörää välittävän toimittajan kanssa, tulee hankintalain mukainen hankinta kyseeseen vain tiettyjen edellytysten täyttyessä.

Markkinoilla ainakin kolme mallia työsuhdepyöräedun toteuttamiseksi 

Neuvontayksikköön tulleiden kysymysten perusteella keväällä 2024 markkinoilla on ainakin kolme erilaista mallia työsuhdepyörien hankintaan:

1. Työnantaja ostaa pyörän joltakin tarjoajalta ja vuokraa sen työntekijälle. (Malli 1)
2. Työnantaja tekee leasing-sopimuksen pyöriä toimittavan tahon kanssa. Työntekijä voi valita pyörän leasing-toimittajan valikoimasta. (Malli 2)
3. Työnantaja tekee sopimuksen sellaisen ns. välittäjäyrityksen kanssa, jolla on sopimukset useamman pyöriä toimittavan yrityksen kanssa. Työntekijä valitsee pyöränsä näiden listalta, ja lasku osoitetaan työnantajalle välittäjäyrityksen kautta. Pyörän arvon lisäksi työnantajalle voi koitua maksettavaksi myös hallinnointikuluja. Vaihtoehtoisesti kulut voidaan vähentää myös työntekijän palkasta. (Malli 3)

Malleissa voi olla näiden ohella vielä eroja esimerkiksi sen suhteen, hankkiiko työnantaja pyörille huoltopalvelua tai vaikkapa henkilöstölle pyöräilyyn liittyviä varusteita.

Milloin hankintalaki soveltuu?

Hankintalaki soveltuu silloin, kun kaikki seuraavista ehdoista täyttyvät:

1. Työnantaja hankkii työsuhdepyörän työntekijälle, eli rahaliikenne järjestetään hankintayksikön ja toimittajan välillä
2. Yli 60 000 euroa arvoinen hankinta (kynnysarvo)
3. Valitulla tarjoajalla on käytössään vain rajattu valikoima pyöriä, eli työntekijän valintaoikeus kuuluu hankintasopimuksessa ennakolta rajatun valikoiman piiriin. Tämä ei kuulu työntekijän valinnanvapauteen, vaan työnantaja-hankintayksikkö tekee valinnan.

Esimerkiksi:

• Työnantaja ostaa pyörän joltakin tarjoajalta ja vuokraa sen työntekijälle. (Malli 1)
• Työnantaja tekee leasing-sopimuksen pyöriä toimittavan tahon kanssa. Työntekijä voi valita pyörän leasing-toimittajan valikoimasta. (Malli 2)

Milloin hankinnan kohteena on vain rahoitusleasingin palvelu?

• Työnantaja tekee sopimuksen sellaisen välittäjäyrityksen kanssa, jolla on sopimukset useamman pyöriä toimittavan yrityksen kanssa. Välittäjäyrityksellä tarkoitetaan tässä yhteydessä rahoituspalveluita tuottavaa yritystä. Työntekijä valitsee pyöränsä välittäjäyrityksen listalta, ja lasku osoitetaan työnantajalle välittäjäyrityksen kautta. Pyörän arvon lisäksi työnantajalle voi koitua maksettavaksi myös hallinnointikuluja. Vaihtoehtoisesti kulut voidaan vähentää myös työntekijän palkasta. (Malli 3)
• Tällöin kilpailutettavaksi tulee kynnysarvon ylittyessä rahoitusleasingin palvelu, ei itse pyörien hankinta.

Yleisimmin kysytyt kysymykset työsuhdepyöristä

Miten hankinnan arvo lasketaan?

• Kun työsuhdepyörien hankintaan tulee sovellettavaksi hankintalaki, hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa (hankintalaki 27 §). Ennakoitua arvoa määritettäessä otetaan huomioon siis koko pyörän arvo, mukaan lukien hankintasopimukseen sisältyvät optio- ja pidennysehdot sekä toimittajalle maksettavat palkkiot tai maksut.

Työntekijä tekee toimittajan kanssa sopimuksen ja kaupunki siirtää työntekijän palkasta osuuden toimittajalle. Onko hankinnan arvo ainoastaan toimitusmaksu vai lasketaanko siihen myös työntekijän palkkaosuus?

• Hankinnan arvon laskennan kannalta ei ole merkitystä, miten hankinta maksetaan palveluntuottajalle. Jos hankinta katsotaan hankintalain piiriin kuuluvaksi, lasketaan ennakoituun arvoon myös työntekijöiden palkasta tehtävät pidätykset.

Onko kyseessä leasing- vai käyttöoikeussopimus silloin, kun työnantaja ja palveluntuottaja tekevät keskenään hankintasopimuksen, ja työnantaja maksaa vain leasing-maksut?

• Työsuhdepolkupyörien hankinta ei ole Julkisten hankintojen neuvontayksikön näkemyksen mukaan käyttöoikeussopimus. Ostomäärien vaihtelu ja siihen liitännäinen riski eivät ole riittäviä siihen, että kyseessä olisi käyttöoikeussopimus. Kysymyksessä olisi puitesopimus. Ostajat eivät myöskään ole niin sanottuja asiakkaita, vaan hankintayksikön henkilöstöä. 

Hankintayksikkö ja välittäjäyritys tekevät keskenään hankintasopimuksen, ja työnantaja maksaa vain leasing-maksut. Kuuluuko hankinta hankintalain piiriin?

• Leasing-sopimuksissa lähtökohtana on, että kynnysarvon ylittyessä rahoitusleasingin palvelu tulisi kilpailuttaa, mutta pyörän hankintaa ei. Mallissa työntekijä valitsee mistä ja millä hinnalla pyörä hankitaan, ja varsinaisen kilpailutuksen kohteena on vain rahoitusehdot. Toimittaja ei siis ota kantaa siihen, mistä pyörät hankitaan, vaan pyörämyyjä laskuttaa toimittajaa. Leasing-sopimus solmitaan välittäjäyrityksen ja hankintayksikön välillä.