Hyppää pääsisältöön
Mikä on julkinen hankinta?

Pienhankinnat

Hankintalain kansalliset kynnysarvot alittavia hankintoja kutsutaan pienhankinnoiksi. Pienhankintojen kilpailutus on jätetty hankintalain soveltamisen ulkopuolelle, minkä johdosta ne voidaan toteuttaa kevyemmillä menettelyillä. 

Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö pienhankintoja tulisi kilpailuttaa. Myös pienhankintaa suunnitellessa tulee muistaa periaatteet avoimuudesta ja tasapuolisesta kohtelusta.  

Käytännössä pienhankinnat tulisi kilpailuttaa hankintayksikön omien hankintaohjeiden, toimintasääntöjen ja määräysten mukaisesti. 

Hankintayksiköt, kuten kunnat, voivat julkaista omia hankintaohjeistuksia verkkosivuillaan. Tällä varmistetaan, että hankintayksikön soveltamat periaatteet ovat myös potentiaalisten tarjoajien tiedossa. Valtion toimijoille suunnatusta valtion hankintakäsikirjasta löytyy myös ohjeistusta pienhankintojen tekemiseen. 

Tilaajavastuulaki (1233/2006) (Finlex.fi) tulee myös pienhankinnoissa sovellettavaksi, mikäli hankinnan arvo ylittää tilaajavastuulain soveltamisrajan, 9 000 euroa.

Milloin pienhankintana?  

Lähtökohtaisesti pienhankinnan voi tehdä, kun hankinnan arvo alittaa kansallisen kynnysarvon.  Hankintalain pilkkomiskiellon mukaan hankintaa ei kuitenkaan saa pilkkoa eriin tai laskea sen arvoa poikkeuksellisin menetelmin. Tämä periaate koskee myös pienhankintoja. 

Hankintayksikön tulee siten pienhankintoja suunnitellessaan kiinnittää huomiota luontevaan hankintakokonaisuuteen. Hankintayksikön tulisikin pyrkiä yhdistelemään tulevia pienhankintoja siten, että niistä muodostuu mahdollisimman tarkoituksenmukaisia kokonaisuuksia. Tällöin pienhankinnasta saattaakin yhdistettynä muodostua hankintalain tarkoittama luonteva hankintakokonaisuus, joka ylittää kansalliset kynnysarvot.  

Hankintayksikön hankintatoimi tulisi olla johdettu siten, että yksittäisiä pieniä hankintoja tehdään vain poikkeuksellisesti ja määrällisesti mahdollisimman vähän, sillä jokaisen hankinnan tekeminen aiheuttaa kustannuksia. Hankintojen kokonaisuuksiin huomiota kiinnittämällä voidaan myös varmistaa toiminnan tehokkuus ja hankintatoimen taloudellisuus

Hankinnan tekemiselle tulisi aina olla myös tosiasiallinen tarve hankintayksikössä. Hankintaan tulee myös olla olemassa tarvittavat määrärahat joko talousarviossa, hankintakalenterissa tai -suunnitelmassa tai muuten budjetoituna. Ilman niitä hankintaa ei voi tehdä. 

Huomioitavat periaatteet  

Hankinnan laajuudesta ja merkittävyydestä riippuen on huomioitava tiettyjä yleisiä periaatteita, jotka ovat lähtöisin niin hankintalaista, EU:n perustamissopimuksesta kuin yleisistä hallinnollisista oikeusperiaatteistakin. 

Vaikka pienhankintoihin ei pääsääntöisesti sovelleta hankintalakia, ei pienhankintojakaan täysin vapaasti saa tehdä. Alla olevat hankintalakiin, EU:n perustamissopimuksiin ja yleisiin hallinnollisiin oikeusperiaatteisiin perustuvat periaatteet pitää huomioida erityisesti laajoissa ja merkittävissä kilpailutuksissa.

Avoimuus ja syrjimättömyys 

Myös pienhankinnat mainitaan hankintalain tavoitteita koskevassa pykälässä. Sen mukaan kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa on pyrittävä huomioimaan hankinnan kokoon ja laajuuteen nähden riittävä avoimuus ja syrjimättömyys. Tällä viitataan mm. pienhankintojen avoimeen ilmoittamiseen. 

Rajat ylittävä intressi, alueellisia eroja tarkoituksenmukaisuudessa

Lisäksi pienhankinnoissa voi tulla huomioitavaksi rajat ylittävä intressi ja sen hankinnalle asettamat avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden vaateet (SEUT -sopimus). Rajat ylittävän intressin toteaminen edellyttää yleensä hankinnan suurehkoa ennakoitua arvoa mutta myös hankintayksiköltä hyvää markkinatuntemusta. 

Rajat ylittävällä intressillä voi olla myös alueellisia eroja: Esimerkiksi Tornion seudulla saattaa olla tarkoituksenmukaista pyytää tarjouksia myös Ruotsin puolella toimivilta potentiaalisilta tarjoajilta. Sama koskee myös pääkaupunkiseudun hankintayksiköitä suhteessa Viroon. 

Hankintayksikön on hankintaohjeissaan hyvä pyrkiä määrittämään, milloin pienhankinnasta muodostuu sellainen kokonaisuus, jossa rajat ylittävä intressi ylittyy. Usein hankintayksiköt ovat liittäneet tähän euromääräisen rajan (esim. pienhankintarajat).

Hallinnon yleiset oikeusperiaatteet 

Viranomaismuotoisissa hankintayksiköissä tulee myös huomioida hallintolain 6 §:ssä säädetyt hallinnon yleiset oikeusperiaatteet: 

  • yhdenvertaisuusperiaate 
  • objektiviteettiperiaate 
  • suhteellisuusperiaate 
  • tasapuolisen kohtelun vaatimus  
  • harkintavallan väärinkäytän kielto 

Kunnallisella puolella on huomioitava kuntalain  (410/2015) (Finlex.fi)

  • tasapuolisuus-,  
  • avoimuus- ja  
  • menettelytapavelvoitteet.  

Näitä hyvän hallinnon oikeusperiaatteita sovelletaan aina, joten niitä on noudatettava myös pienhankintojen toteutuksessa. 

Oikeuskäytännössä esimerkiksi tapauksessa KHO:2014:189 (Finlex.fi) hankintapäätöstä koskevassa kunnallisvalituksessa kunnan menettelyä tuli arvioida hallintolain 6 §:ssä määriteltyjen hallinnon oikeusperiaatteiden ja erityisesti yhdenvertaisuusperiaatteen kannalta. Vaikka hankintalainsäädäntö ei soveltunutkaan asiaan, oli sen sisältämiä periaatteita koskevasta oikeuskäytännöstä saatavissa johtoa tulkittaessa puhtaasti hallinnon oikeusperiaatteita.

Pienhankintarajat turvana ja ohjeistuksena

Hankintayksiköt määrittelevät usein omissa hankintaohjeissaan niin kutsutun pienhankintarajan, jonka ylittävät hankinnat kilpailutetaan kevyesti.  

Pienhankintarajan asettamisessa voidaan huomioida esimerkiksi 

  • hankintayksikön koko, 
  • tehtävien hankintojen sisältö,  
  • hallinnolliset näkökulmat, 
  • hankintayksikön hankintakulttuuri ja muu ohjeistus sekä
  • pienhankintoihin liittyvät sisäiset prosessikustannukset.

Lisäksi on suositeltavaa jaotella hankinnat omiin kategorioihinsa ja asettaa niille luokittain omat rajat. Kynnysarvot vaihtelevat hankintalajien mukaan, ja pienhankinnaksi luetaan myös euromäärältään hyvinkin suuria hankintoja. Esimerkiksi liitteen E mukaisten sosiaali- ja terveyspalvelujen sekä muiden erityisten palvelujen kynnysarvot ovat varsin korkeita. 

Pienhankintaraja vs. taloudellinen ratkaisuvaltaraja

Hankintayksikön pienhankintarajat ja varsinaisen hankkijan taloudellinen ratkaisuvaltaraja ovat eri asioita. Vaikka yksittäisellä viranhaltijalla olisikin oikeus tehdä euromäärältään suuria hankintoja, ei sen avulla kuitenkaan voida ohittaa hankintayksikön omissa ohjeissa asetettuja pienhankintarajoja. Taloudellinen ratkaisuvaltaraja ei siis tarkoita samaa kuin suorahankintaperuste. 

Pienhankintarajan alle jäävät tilaukset ja ostot 

Rajan alapuolelle jäävät hankinnat tulkitaan yksinkertaisiksi tilauksiksi tai ostoiksi. 

Hankintayksikkö voi halutessaan kartoittaa markkinoita myös tilauksissa tai ostoissa. Oston toteuttamisessa kannattaa kuitenkin huomioida, paljonko hankintayksikön työaikaa kuluu hankinnan toteuttamiseen. 

Toisaalta myös rajan alittavissa hankinnoissakin tulee huomioida hallinnon yleiset oikeusperiaatteet sekä virantoimitukseen liittyvät vastuut. Siten esimerkiksi tuttavalta tilaaminen voi olla kyseenalaista, vaikka kyseessä olisi vain pienikin hankinta. 

Myös yksittäiset ostot ja tilaukset on tärkeää tehdä aina kirjallisessa muodossa

Pienhankinnan kilpailuttaminen 

Pienhankintarajan ylittyessä hankintayksikkö kilpailuttaa hankinnan oman hankintaohjeistuksensa mukaisesti.  

Ohjeistuksessa on hyvä määritellä erilaisia menettelysääntöjä erilaisille tavara-, palvelu- tai rakennusurakkakokonaisuuksille. 

Kevein pienhankintojen kilpailuttamisen keino on esimerkiksi pyytää muutamalta tarjoajalta kirjallisesti tarjous. Hankintayksikkö voi tätä ennen esimerkiksi internetistä selvittää markkinatarjontaa ja tehdä sähköpostilla alustavia tuote- ja hintatiedusteluja tarjoajilta. Näin hankintayksiköllä on mahdollisuus saada riittävästi tietoa markkinoista ja tarjolla olevista vaihtoehdoista. 

Pienhankinnan avoin ilmoittaminen 

Arvoltaan ja merkitykseltään suuremmat pienhankintakokonaisuudet hankintayksikkö voi ilmoittaa pienhankintaportaalissa tai omilla verkkosivuillaan. Näin olisi hyvä menetellä ainakin kansallisia kynnysarvoja lähellä olevien pienhankintojen osalta: ilmoittamisella turvataan myös avoimuusperiaatteen toteutumista pienhankinnoissa. 

Lisäksi avoimella ilmoittamisella hankintayksikkö voi varmistua pienhankinnan kustannustehokkuudesta ja laadusta.

Mikäli pienhankinnasta ilmoitetaan avoimesti, tulee ilmoituksessa yksilöidä selvästi, että kyse on pienhankinnasta.  

Pienhankintailmoituksen tai tarjouspyynnön sisältö 

Kevyessä kilpailuttamismallissa hankintayksikkö voi kertoa hankinnan keskeiset asiat jo julkaisemassaan hankintailmoituksessa.  Pienhankintailmoitukseen voidaan myös liittää kirjallinen tarjouspyyntö, jos hankinta sitä vaatii.  

Pienhankintailmoituksen avoin julkaiseminen tarkoittaa usein sitä, että hankintayksikkö asettaa hankinnalle hiukan tiukempia vaatimuksia, esimerkiksi soveltuvuuden osalta. Tarjouspyynnössä tulisi myös kertoa, millä perusteella tarjousten valinta tehdään. Hankintayksikön tulee määrittää myös määräaika tarjousten jättämiselle.  

Tarjoukset on syytä pyytää kirjallisina. Mikäli hankintayksikkö käyttää pienhankinnan kilpailuttamiseen sähköistä palvelua, voidaan tarjoukset pyytää jättämään palvelun kautta. Sähköpostitse pyydetyissä tarjouksissa vastaanotto-osoitteen on hyvä olla hankintayksikön yleinen osoite, esimerkiksi kirjaamo tai vastaava.  

Tarjousten avaamisen tulisi tapahtua vasta määräajan päättymisen jälkeen riippumatta tarjouksen toimittamismuodosta. 

Hankintapäätöksen ja -sopimuksen rooli korostuvat 

Tarjouspyynnössä on syytä korostaa, että hankintapäätös syntyy vasta erillisellä hankintayksikön tekemällä päätöksellä, ja että sopimus syntyy vasta erillisen sopimuksen allekirjoittamisella. Tämä on hyvä mainita erikseen, sillä hankintalain vastaavat säännökset eivät suoraan sovellu pienhankintoihin. 

Pienhankinnoissakin tarjouspyyntöön kannattaa liittää soveltuvat sopimusehdot ja käyttää tarvittaessa vakiosopimusehtoja, kuten  

  • JYSE Tavarat tai Palvelut 2017 -ehtoja,  
  • JIT 2015 - yleisiä ehtoja ja soveltuvaa erityisehtoa taikka  
  • YSE 1998 -ehtoja.  

Pienhankinnoissa on tulisi tehdä toimittajan kanssa kirjallinen sopimus hankittavasta kokonaisuudesta. Suullisten sopimusten sisältöä on vaikea selvittää jälkikäteen.  

Hankintapäätöksen tiedoksianto 

Pienhankinnasta on tehtävä asianmukainen hankintapäätös. Päätöksen tekemisessä noudatetaan normaaleja hallinnollisia muotomääräyksiä ja hankintapäätös on annettava tiedoksi asianosaisille normaaliin tapaan.  

Viranomaismuotoisissa hankintayksiköissä tiedoksianto voi tapahtua hallintolain (434/2003) (Finlex.fi) mukaisesti postitse kirjeenä joko tavallisena tiedoksiantona taikka todisteellisena tiedoksiantona. Tiedoksianto voi myös tapahtua sähköisenä tiedoksiantona lain sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) (Finlex.fi) mukaisesti, jos asianosainen tarjoaja on antanut siihen suostumuksensa.  

Mikäli kyseessä on muu kuin viranomaishankintayksikkö, voi tiedoksianto tapahtua hankintayksikön päättämällä tavalla.  

Muutoksenhaku 

Hankintaoikaisua sovelletaan hankintalain mukaan myös sellaisen hankintayksikön päätökseen tai muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun korjaamiseen, johon hankintalaki ei sovellu. Tällä tarkoitetaan käytännössä pienhankintoja. Pienhankinnoissa päätöksiin tulee liittää hankintaoikaisua koskeva muutoksenhakuohje.  

Pienhankinnan hankintaoikaisua koskevaan päätökseen ei saa hakea valittamalla muutosta markkinaoikeudelta. Valitus markkinaoikeuteen voi kuitenkin tulla kyseeseen, mikäli kynnysarvo on laskettu väärin, eli kyse ei loppujen lopuksi olekaan kansallisen kynnysarvon alittavasta hankinnasta. 

Pienhankintoja koskevassa muutoksenhaussa tulee myös huomioida muusta lainsäädännöstä tulevat oikaisu- tai muutoksenhakukeinot. Näitä ovat esimerkiksi kuntalain mukainen kunnallinen oikaisuvaatimus ja jatkovalitusmahdollisuus hallinto-oikeuteen sekä hallintolain 7 a luvun mukainen oikaisuvaatimusmenettely. 

 

Lisää aiheesta 

Neuvontayksikön verkkopalvelussa 

Hankintojen periaatteet

Yleinen hankintaoikaisuohje pienhankintoihin

Pilkkomiskielto

Kynnysarvot

Muualla verkossa 

Valtion hankintakäsikirja. Osa II. Pienhankinnat
Valtiovarainministeriö, 20.3.2017 (pdf)

tags