Kun pienyrittäjä kohtaa julkisen hankinnan

Eihän sen pitäisi olla kovin vaikeaa, osallistua julkiseen hankintakilpailuun. Kun vielä olin edellisessä työelämässäni sisällöntuottajana viestintätoimistossa, tutustuin Hilmaan. Mahtipontiseen kilpailunhallintaan, jossa ilmoitetut potentiaaliset asiakkaat näyttäytyivät tosi saavuttamattomilta. Silloinen pomo onnistui nappaamaan muutaman sopimuksen. Se oli avartava kokemus kaikille yrityksessä: opin, että Hilma voi muuttua myös lihaksi ja rahaksi.

Hilma on ihan kiva, mutta vielä enemmän ihastuin Cloudiaan

Cloudian kautta tulee jopa deittipyyntöjä, kutsuja osallistua kilpailutukseen. Cloudian avulla olen päässyt mukaan kisaamaan julkisista pienhankinnoista. Oli huippua, että heti ensimmäisessä kilpailutuksessa pääsimme kakkossijalle. Hopea ei ole häpeä, mutta kirveli kuitenkin. Ja seuraavassa kilpailutuksessa olimmekin sitten peränpitäjän paikalla. – Aina ei itse ole sitä, mitä joku tilaa.

Miten toimia tarjoajana? – Kannattaa ainakin lukea, mitä toivotaan

Hankintamaailma näyttäytyy sinne ensi kertaa visiitille tulevalle vaativalta. Kun asioihin perehtyy, niin ei siellä selvitäkseen tarvitse olla kilpailutusekspertti. Riittää, kun lukee todella tarkasti mitä tarjouspyynnössä sanotaan ja yrittää vastata juuri niihin kohtiin. Erääseen kehittämistä koskevaan tarjouspyyntöön kehittelimme valmiin yhdeksän työpajan ohjelmarungon sisältöineen – nyt se on odottamassa seuraavia potentiaalisia asiakkaita.

Tietysti tarjouksen kirjoittaminen on hankalaa, jollei ole kokemusta esimerkiksi masterplanin tekemisestä. Silloin ei auta, vaikka kuinka pyörittelisi sanoja ja hienoja termejä. Kannattaako edes täytellä tarjouksia, jos ei itsekään usko läpimenon mahdollisuuksiin? Toki on hyvä treenata ja kypsyä entistä paremmaksi tarjousnikkariksi.

Tarkista, tarkista ja tarkista vielä kerran

Sitten on vielä tarjouskilpailuun liittyvät tekniset haasteet: Kun laitoin tarjoukseen hinnan, niin ohjelma tuplasi summan. Ja hupsista, huomasin sen vasta kun olin lähettänyt tarjouksen. Onneksi löysin ohjelmasta palautusnappulan – itse asiassa huomasin, että olinkin lähettänyt tarjouksia kaksi kappaletta. Helpotuksen huokaus, että määräpäivään oli vielä aikaa, sain korjattua pikku mokani.

Julkinen hankinta voi tuoda unelmaduunin

Jättiyllätys oli, kun sähköpostiini kilahti kutsu tarjouskilpailuun. Minut oli huomattu tässä formaalissa kilpailutusmaailmassa? Se on upeaa ja samaan aikaan hämmentävää. Että julkisista hankinnoista oikeasti löytyy yksityiselle yrittäjälle potentiaalisia töitä?

Julkiset hankinnat ovat nopeatempoiselle ihmiselle vaikeita, mutta niissä on muutamia hyviä puolia. Ensinnäkin ne ovat tasa-arvoisia, tai ainakin tuntuvat siltä. Jos yritykset joutuvat käymään läpi noin monitahoisen hakurumban, niin pakostakin jyvät kuoriutuvat akanoista. Useissa kilpailutuksissa pelkkä hinta ei ratkaise, vaan laadulla ja asiantuntemuksellakin on painoarvoa.

Kilpailutuksen myötä saan tarjoajana arvokasta tietoa kilpailijoistani. Yrityksellemme tuo ensimmäisen kilpailutuksen kirvelevä hopeatila tarkoitti, että sen voittaneeseen yrityksen kanssa oli syytä verkostoitua, koska he tekevät jotain meitä paremmin. Ei muuta kuin LinkedIn-pyyntöä kehiin.

Mitä toivoisin hankintayksiköiltä?

Toivoisin

• selkeitä tarjouspyyntöjä,
• ystävällisiä vastauksia kysymyksiini,
• deittipyyntöjä eli markkinavuoropuhelua,
• myös pienhankintojen tarjouspyyntöjä sekä tietenkin
• tasapuolisuutta valinnassa.

Molemmat osapuolet hyötyvät siitä, että minä tarjoajana ymmärrän oikein hankintayksikön tarpeet ja osaan tarjota juuri sitä, mitä pyydetään.

Tästähän julkisissa hankinnoissa lienee kysymys: kaikki on avointa ja läpinäkyvää, ja toiminta palvelee sekä tilaajaa että tuottajaa.

Hyvää hankintaonnea!
 

Outi Myllymäki on Menoa Dmc:n viestintäasiantuntija ja somen moniottelija.