Koronan kootut opit

Olipa kerran pandemia, jota koronaksi kutsuttiin. Se vaikutti monella tapaa hankintayksiköiden elämään. Koska korona muodostui nopeasti aikalaisilleen lähes kirosanaksi, käytettäköön siitä tässä kirjoituksessa nimitystä X.

Kuluneen kevään 2020 aikana X vaikutti meihin kaikkiin ja kaikkeen tekemiseen niin henkilökohtaisella tasolla kuin työelämässäkin. Samoin hankintakenttä oli osittain myllerryksessä poikkeustilan aiheuttaman tilanteen takia. Koulujen sulkeminen, kulttuuritilaisuuksien rajoittaminen, monen toiminnon lakkaaminen, pandemian torjunta ja muu sosiaalinen eristäytyminen vaikuttivat myös hankintasopimuksiin. Maalis-huhtikuussa monet hankinta-ammattilaiset tekivätkin hyvin tiiviillä aikataululla ja työtahdilla töitä sen eteen, että muuttunut toimintaympäristö pystyttiin huomioimaan myös sopimusten osalta.

X-oppi 1: Yhteinen haaste tuo yhteiset ratkaisut

X toi mukanaan monia uusia käytäntöjä ja toimintamalleja hankintayksiköihin, vanhoja tuttuja kuitenkaan unohtamatta. Täällä Julkisten hankintojen neuvontayksikössä pyrimme X:n aikana priorisoimaan sitä, että voisimme olla avuksi hankintayksiköille mahdollisimman matalalla kynnyksellä. Olemme ohjeistaneet, neuvoneet sähköpostitse ja puhelimitse, laatineet suosituksia ja käyneet dialogia monen eri tahon kanssa. Itsekin huomasin, että etätöistä huolimatta olen tavannut monipuolisemman joukon ihmisiä sekä pitänyt suhteessa enemmän esityksiä ja puheenvuoroja kuin mitä todennäköisesti olisin normaalitilassa tehnyt. Koontia ohjeistuksestamme ja muista X:ään liittyvistä ohjeista on luettavissa yhä kattavasti verkkosivuiltamme. Päivitämme ohjeistusta ja muuta materiaalia aina tilanteen kehittyessä.

X johti myös siihen, että Kestävien ja innovatiivisten julkisten hankintojen verkostomaisessa osaamiskeskus KEINOssa pohdimme hieman suuremmalla joukolla sitä, miten innovatiiviset hankinnat voisivat olla avuksi hankintojen ”uudessa normaalissa”, ja voisiko esimerkiksi pienimuotoisten haastekilpailujen avulla löytää ratkaisuja X:n haasteisiin. Totesimme myös, että jatkossa esimerkiksi riskienhallinnan näkökulmia on syytä pohtia laajemmin syksyllä starttaavassa strategisen johtamisen kehittämisohjelmassa, KEINO-akatemia II:ssa. Lisäksi kestävät hankinnat eri muodoissaan ovat varmasti keskeisessä osassa X:n jälkeisessä kestävässä elvytyksessä.

X-oppi 2: Hankintojen strateginen näkökulma konkretisoituu

X ei kuitenkaan pysäyttänyt hankintatoimintoja, vaan osin jopa vauhditti niitä. Näin myös VM:n ja Kuntaliiton Hankinta-Suomi yhteistyössä, jossa valmistelussa olevaan kansalliseen hankintastrategialuonnokseen lisättiin tavoite, joka korostaa kansallista varautumista ja riskienhallintaa. X:n opeista ja aiemmista eteen tulleista kriisitilanteista on hyvä ammentaa kokemuksia ja kehittää niitä kansallisesti edelleen. Jatkossa tavoitteenamme on olla kansallisesti entistä paremmin varautuneita pandemiatilanteisiin(kin).

Strategialuonnos on muuten tällä hetkellä lausuntokierroksella; toivottavasti ehdit lausua ajatuksiasi (lausuntopalvelu.fi) asiasta kesän aikana.

X-oppi 3: Tulevaa ei voi ennustaa, mutta ennakoida voi

X on salakavala kaveri, joka saattaa vielä yllättää. Vaikka pahin näyttää tällä hetkellä olevan ohitse, emme voi olla varmoja siitä, mitä tulevana syksynä tapahtuu. Myös syksyllä käytettävät sopimukset kilpailutetaan viimeistään nyt. Sen vuoksi onkin olennaista pohtia tässä vaiheessa, miten mahdollinen toinen aalto huomioidaan hankintasopimusten ehdoissa. Samanlaisia hankinta- ja sopimusoikeuden keinoja, jotka ovat olleet nyt akuuttitilanteessa käytössä, ei välttämättä voi enää sellaisenaan hyödyntää. Syynä tähän yksinkertaisesti se, että X on jo olemassa ja tiedossa. X:ää ei voi ohittaa tai kiertää.

Siksi suosittelemmekin, että hankintayksiköiden on hyvä huomioida sopimusehdoissa ja seurannaisvaikutuksissa se, mitä mahdollisen pandemian seuraava aalto tarkoittaa uusien hankintasopimusten kannalta. Eli ennakointia ja kevään aikana saatujen kokemusten hyödyntämistä tarvitaan.
 

Vaikka on epävarmaa, ottaako X syksyllä jonkin uuden olomuodon, vietetään kesä kuitenkin ensin.  Pysykäähän turvassa.

Katariina Huikko
Kirjoittaja on Julkisten hankintojen neuvontayksikön päällikkö.

Kuva: Kuntaliitto