Vaikuttavuus ja innovatiiviset hankinnat

Uusi teknologia ja uudenlaiset palveluiden toteutusmallit tarjoavat merkittäviä mahdollisuuksia parantaa julkisia palveluita. Kuntien, maakuntien ja valtion ei kannata niitä yksin kehittää, vaan hankkia yrityksiltä innovatiivisia ratkaisuja sekä hyödyntää markkinoilta löytyviä osaamisia. Kun julkisorganisaatio ostaa uuden tai merkittävästi parannetun ratkaisun, jonka avulla se parantaa palveluidensa vaikuttavuutta, laatua tai tuottavuutta, puhutaan innovatiivisista julkisista hankinnoista.

Innovatiivisilta hankinnoilta odotetaan vetoapua yritysten kasvulle ja elinkeinotoiminnan uudistumiselle. On kuitenkin tärkeää huomata, että hankinta lähtee ensisijaisesti ostajan toiminnallisesta tarpeesta. Julkisia palveluja tarjoaville kunnille, kuntayhtymille ja valtion virastoille mielenkiinto innovatiivisiin hankintoihin kumpuaa ennen kaikkea niiden tarpeesta parantaa palvelujensa laatua, tuottavuutta, vaikuttavuutta ja kestävyyttä.

Mutta mitä vaikuttavuus tässä yhteydessä oikein tarkoittaa? Miten se tulisi ottaa huomioon hankinnoissa? Voidaanko julkisilla hankinnoilla jopa ostaa vaikuttavuutta?

Vaikuttavuuden näkökulma voi ohjata toteutusta hankintaprosessin eri vaiheissa.

Vaikuttavuustavoitteet on tärkeää nostaa esiin jo suunnitteluvaiheessa ja peilata hankinta- ja investointitarpeita niihin. Mitkä ovat strategisia tavoitteita, joiden saavuttaminen ei onnistu tavanomaisia ratkaisuja hyödyntämällä? Siellä missä tavoitteiden ja totuttujen keinojen välinen kuilu on suurin, kannattaa systemaattisesti lähteä hakemaan markkinoilta uusia ja parempia ratkaisuja. Vaikuttavuustavoitteet ja niiden saavuttamiseen liittyvät ongelmakohdat voivat siis toimia lähtökohtana hankintojen strategiselle suunnittelulle.

Innovatiiviset ratkaisut löytyvät sieltä, missä ostajan tarpeet ja yritysten kyvykkyydet kohtaavat. Kuntien, maakuntien ja valtion organisaatioiden kannattaa riittävän varhaisessa vaiheessa viestiä tarpeensa rohkeasti yrityksille. Yleisten strategisten vaikuttavuustavoitteiden lisäksi on tärkeää yksilöidä kehitystarpeita suhteessa näköpiirissä oleviin hankintoihin. Avoin viestintä tarjoaa yrityksille mahdollisuuden suunnata tuotteidensa ja palveluidensa kehittämistä julkisen sektorin tarpeiden mukaiseen suuntaan.

Markkinavuoropuhelun tavoitteena on antaa ostajille ymmärrys markkinoilta löytyvistä uusista vaihtoehdoista ja niiden kehitysasteesta. Löytyykö uusia parempia tuotteita tai ratkaisumalleja, jotka ovat jo valmiita käyttöönotettaviksi? Onko tietoa saatavilla, miten tilaaja voi niiden avulla parantaa palvelujensa laatua, tuottavuutta, vaikuttavuutta ja kestävyyttä? Vai tarvitaanko vielä kehitystyötä ja kokeiluja, ennen kuin vaikutuksia palveluihin voidaan arvioida? Ratkaisujen valmiusaste vaikuttaa olennaisesti hankintastrategian ja toteutusmallin valintaan.

Jos markkinoilta ei suoraan löydy tarpeisiin vastaavia ratkaisuja, voi julkinen sektori myös esittää kehittäjille vaikuttavuuslähtöisen kehityshaasteen. Tästä voi syntyä hankintasopimus, joka sisältää uuden ratkaisun kehitystyötä. Innovaatiokumppanuus ja t&k-hankinnat ovat tilanteeseen soveltuvia hankintamalleja.

Vaikuttavuus voidaan huomioida myös kilpailutuksessa. Hankinnan kohde voidaan määritellä haluttuina tuloksina tietyn toteutustavan sijaan. Markkinatoimijoille annetaan silloin mahdollisuus tarjota vaihtoehtoisia innovatiivisia ratkaisuja. Vaikutukset voidaan myös sisällyttää laatukriteereinä vertailuperusteisiin. Tämä edellyttää kuitenkin, että kriteerien toteutuminen on tarjousvertailussa objektiivisesti arvioitavissa.

Käytäntö on osoittanut, että toimivien laatukriteerien löytäminen tarjouspyyntöä laadittaessa on usein haastavaa. Onnistuneiden esimerkkien taustalta löytyy usein aiempi kehityshanke, tutkimusprojekti tai pilotointi, jonka puitteissa kriteereitä ja tietopohjaa on päästy kehittämään hyvissä ajoin ennen kilpailutuksen käynnistämistä. Kriteerien löytämisessä auttaa myös, mikäli käytettävissä on alalla yleisesti hyväksytty standardi tai arviointimalli.

Erityisesti aivan uusien ratkaisujen arvioinnissa on haaste, ettei niistä ole vielä ehtinyt muodostua referenssitapauksia, joiden perusteella vaikutuksia olisi päästy arvioimaan. Uusille ratkaisuille olisi tärkeää tarjota pilotointi- ja demonstrointimahdollisuuksia arviointien ja validoinnin toteuttamiseksi. Innovaatioalustojen ja testiympäristöjen tukea kannattaa hyödyntää kokeilujen toteutuksessa.

Tavoitteena olevat vaikutukset voidaan sisällyttää myös sopimuksiin. Parhaiten tämä on toteutettavissa silloin, kun toimittajalle annetaan kokonaisvastuu palvelun toteutuksesta ja se kontrolloi palveluprosessin toteutusta mahdollisimman kokonaisvaltaisesti. Ulkoisten palvelutuottajien suoraan loppuasiakkaalle tuottamia palveluita hankitaan muun muassa sosiaali-, koulutus-, työllisyys- ja maahanmuuttopalveluissa. Näissä henkilökohtaisissa palveluissa asiakasvaikutukset saattavat olla riittävän luotettavasti mitattavissa, mikä on edellytys tulosperusteisten sopimusten laatimiselle.

Useissa tapauksissa varsinaisen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden sisällyttäminen hankintakriteereihin on haastavaa. Näin on erityisesti tavara- ja laitehankinnoissa, tukipalveluiden hankinnoissa sekä rakennusurakoissa. Konkreettisempia tulospohjaisia kriteereitä niissä ovat toiminnallisuudet, suorituskyky, palvelutaso tai elinkaarikustannukset. Tilaajan vastuulle jää tulostavoitteiden kytkentä palvelujen varsinaiseen yhteiskunnalliseen vaikuttavuuteen.

Kaikissa tilanteissa ensiarvoisen tärkeää on, että julkisorganisaatiolla on itsellään hyvä käsitys siitä, mitä sen toiminnan vaikuttavuus on ja missä ovat suurimmat kehityshaasteet. Kun tähän suhteutetaan laaja-alainen tieto markkinoilta löytyvistä ratkaisuvaihtoehdoista, syntyy lähtökohdat vaikuttavuutta, tuottavuutta ja laatua parantaviin innovatiivisiin hankintoihin. Vaikutukset toimittajayritysten liiketoiminnan vauhdittumiseen seuraavat väistämättä, kun yrityksille tarjoutuu mahdollisuus asiakkaille arvoa tuottavien ratkaisujen toimituksiin.

Ville Valovirta toimii erikoistutkijana Teknologian tutkimuskeskus VTT:ssä.

Kuva: VTT / Paula Bergqvist