20.11.2019
Taidokkaan hankinnan case-esimerkki

Infrahankkeiden kustannuslaskentajärjestelmä ja -palveluallianssi Väylävirastossa

Väyläviraston hankinnassa etsittiin uudenlaista kustannuslaskentajärjestelmää ja siihen liittyvää palvelua. Tilaajien tavoitteena oli, että kehitettävä järjestelmä ja palvelu tukisivat mahdollisimman hyvin tulevaisuuden liikenne- ja kaupunki-infran kehittämistä ja ylläpitoa sekä siihen liittyvää päätöksentekoa hankkeiden eri vaiheissa.

Hankinnan erityispiirteinä oli laaja tilaajaorganisaatio sekä allianssimalli. Allianssimalli on toteutusmuoto, jossa hankkeen eri osapuolet (tilaajat, suunnittelijat ja palveluntuottajat jne.) solmivat yhteisen sopimuksen ja muodostavat allianssin. Allianssissa hankkeen riskit ja hyödyt jaetaan etukäteen sovitulla tavalla osapuolten kesken. Malliin kuuluu hankintaan osallistuvien tahojen tiivis yhteistyö hankinnan eri vaiheissa ja päätöksenteossa sekä avoimuus kustannusten muodostumisessa.

Kyseinen hankinta oli vasta toinen toteutettu it-allianssi Suomessa, ja hankintayksikkö hyödynsi siinä aikaisemmin toteuttamansa tietojärjestelmiä koskeneen it-allianssin kokemuksia.

Tämä infrahankkeiden kustannuslaskentajärjestelmän hankinta oli neuvontayksikön järjestämän Vuoden taidokkain hankinta 2018 -kilpailun finalisti. (kuntaliitto.fi)

Hankinnan perustiedot

  • Hankintayksikkö: Väylävirasto + tilaajakonsortio (Espoo, Helsinki, Jyväskylä, Turku Tampere ja Vantaa)
  • Hankinta: Infrahankkeiden kustannuslaskentajärjestelmä
  • Ennakoitu arvo: EU-kynnysarvot ylittävä palvelu. Järjestelmän kehittämiseen, toteutukseen ja ylläpitoon varattiin yhteensä 8 milj. €
  • Hankintamenettely: Neuvottelumenettely (toteutusmuotona allianssimalli)
  • Kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste: Hinta-laatu 30 % - 70%. Lopullisista tarjouksista arvioitiin hinnan lisäksi projektitiimin kuvaus, projektiryhmän yhteistyö- ja innovaatiokyky (kehitystyöpajojen perusteella), alustava hankesuunnitelma sekä kustannuslaskennan logiikka.
  • Hankintaprosessin ajankohta: Kilpailutus alkuvuodesta 2018. Kehitysvaihe loppuvuosi 2018, ja toteutusvaihe alkaen 2019 helmikuusta. Tavoitteena siirtyä palveluvaiheeseen vuonna 2021.
  • Sopimuskausi 10 v. + optio toistaiseksi voimassa olevaan sopimukseen

Hankinnan tavoite

Hankinnan tavoitteena oli kustannustietoisuuden lisääminen infra-alan hankkeiden kaikissa vaiheissa. Kustannustietoisuuden lisääminen mahdollistaa kustannusohjatun, tavoitteellisen ja kokonaistaloudellisen infran hallinnan.

Avoimet rajapinnat, tietomalliyhteensopivuus ja yhteydet muihin sovelluksiin mahdollistavat monipuoliset tarkastelukulmat päätöksenteon tueksi. Uudenlaisen kustannuslaskentapalvelun avulla mahdollistetaan avoimien rajapintojen kautta tuoreiden toimintatapojen syntyminen. Esimerkkinä tästä tilaajan kustannuslaskelman avaaminen kokonaisuudessaan panosrakenteita myöten hankintojen yhteydessä palveluntuottajille.

Aiempaa tarkempien ja informatiivisempien kustannusarvioiden myötä tilaaja tunnistaa kustannusriskit entistä kattavammin. Täten saadaan laadukkaampien ja tarkempia tarjouksien tuomaa tehokkuutta hankintoihin.

Mitä prosessissa tehtiin?

Tilaaja päätti, että hanke toteutetaan allianssimallilla, koska kyseessä on pitkäkestoinen hankinta, joka tulee toimintaympäristön muuttumisen myötä sisältämään myös palveluvaiheen aikaista kehittämistä. Toimintaympäristö tunnistettiin teknologisesti voimakkaasti muuttuvaksi, ja kytköksiä muihin järjestelmiin ja toimintoihin oli runsaasti. Niinpä hankintamuodoksi haluttiin mahdollisimman joustava ja ketterä toimintatapa. Lisäksi projektissa haluttiin varmistaa infra- ja IT-alan laajapohjainen osaaminen sekä kustannuslaskennan ja suunnitteluohjelmistojen ja muiden tietojärjestelmien tuntemus.

Palveluntarjoajille järjestettiin markkinainfotyöpaja tammikuussa 2018. Tilaisuudessa tilaajat esittelivät hanketta, ja osallistujat saivat esittää toiveitaan ja kysymyksiä hankinnasta työpajan muodossa. Tarjouspyyntö julkaistiin maaliskuussa 2018, jolloin pidettiin vielä kaksi tarjouspyynnön esittelytilaisuutta tarjoajille. Hankintayksikkö käytti sähköistä hankintajärjestelmää koko hankinnan ajan. Sitä kautta hoidettiin myös mm. vastaukset palveluntarjoajien esittämiin kysymyksiin hankinnan eri vaiheissa.

Toukokuussa 2018 pidettiin neuvotteluun valittujen osallistujien kanssa kaksi kehitystyöpajaa. Niissä tilaajat pystyivät simuloimaan tulevaa projektityöskentelyä ja testaamaan yhteistyötä ja vuorovaikutusta projektin avainhenkilöiden kanssa.

Hyvät käytännöt tässä hankinnassa: kolme kiteytystä

Joustavan allianssimenettelyn hyödyntäminen. Allianssisopimus kannustaa ja mahdollistaa kaikkien osapuolien keskittymisen yhteistyöhön ja ongelmien ratkaisemiseen, koska paras taloudellinen lopputulos kaikkien kannalta saavutetaan koko projektin onnistuessa (ns. ”open book”-periaate). Lisäksi erityisesti kehityshankkeen kyseessä ollessa, sisällönmäärittelyssä voidaan hyödyntää koko organisaation asiantuntemusta ennen varsinaiseen toteutukseen ryhtymistä.

Mallikas vuorovaikutus hankintaprosessissa. Hankintayksikkö viesti markkinoille tarpeistaan ja hankinnasta monipuolisesti: markkinainfotyöpajoilla, tarjouspyynnön esittelytilaisuuksilla sekä kehitystyöpajoilla. Haastavan kokonaisuuden kilpailutus onnistui kokonaisuudessaan hyvin ja neljä palveluntuottajaryhmittymää oli mukana kilpailussa loppuun saakka.

Vaikuttavuus: Tämän hankinnan selkeä tulosorientoituneisuus näkyy uudenlaisena kustannuslaskennan mallina, jonka hyödyt koituvat niin tilaajalle kuin tuottajallekin.
 

Julkisten hankintojen neuvontayksikkö liputtaa hankintojen hyvien käytäntöjen puolesta. Kurkkaa myös JHNY:n #Paremmathankinnat -podcastsarjan vinkit hyviin käytäntöihin hankintojen kilpailuttamisessa sekä hankintatoimen johtamisessa.

 

Lisää aiheesta

Muualla verkossa

Neuvontayksikön verkkopalvelussa

Löydä lisää sisältöä samoista teemoista
Hyvät käytännöt ja onnistuneet hankinnat