Yleiset sopimusehdot hankintasopimuksissa

Sopimuksen laadinnassa voi käyttää hyväksi erilaisia vakiosopimusehtoja. Vakiosopimusehdoista käytetään usein termiä ”yleiset sopimusehdot”. Niillä tarkoitetaan sopimusehtoja, jotka on tarkoitettu käytettäviksi useissa yksittäisissä eri sopijapuolten välisissä sopimuksissa.

Yleiset sopimusehdot ovat eri intressitahojen laatimia ehtoja, joilla tietyn alan toimijat solmivat sopimuksia. Ne voivat olla joko yksipuolisesti laadittuja tai eri osapuolia edustavien tahojen yhdessä laatimia.

Yleisillä sopimusehdoilla voidaan täydentää varsinaisen hankintasopimuksen ehtoja.

Keskeisistä sopimusehdoista tulee ilmoittaa tarjouspyynnössä

Hankintayksikön tulee ennakoida hankintasopimuksen olennaiset sopimusehdot jo tarjouspyynnön laatimisvaiheessa. Hankintayksikön tulee tarjouspyynnössä ilmoittaa keskeiset sopimusehdot, joilla on merkitystä tarjousten tekemisessä. Olennaisiksi sopimusehdoiksi katsotaan ainakin sellaiset ehdot, joilla voi olla vaikutusta hintaan, tarjousten vertailuun tai tarjoajan halukkuuteen osallistua tarjouskilpailuun.

Suositeltavaa on laatia tarjouspyynnön liitteeksi sopimusluonnos, johon yksilöidään myös hankintaan mahdollisesti soveltuvat yleiset sopimusehdot.

Yksilölliset ehdot ovat ensisijaisia yleisiin nähden

Hankintasopimuksessa saatetaan käyttää sekä yksilöllisiä ehtoja että yleisiä sopimusehtoja. Sopimusta solmittaessa tarvitaan yleisten sopimusehtojen lisäksi aina varsinainen hankintasopimus, jossa määritellään mm.

sopimuksen osapuolet,
hankinnan kohde,
toimituksen tai palvelun sisältö ja sille asetetut vaatimukset,
aikataulut,
hinnat jne.

Tarjouspyyntöjä tai sopimuksia ei tule laatia siten, että tehdään ensin yksilölliset ehdot, joihin liitetään yksilöllisten ehtojen kanssa ristiriidassa olevat yleiset sopimusehdot. Sen sijaan tarjouspyyntöön tai sopimusasiakirjaan tulee kirjata, miltä osin yleiset sopimusehdot eivät kyseessä olevassa sopimuksessa tule sovellettaviksi.

Tämä selventää tarjouspyyntöä ja solmittavaa sopimusta sekä ennaltaehkäisee ristiriitoja.

Mikäli ehdot kuitenkin ovat ristiriidassa keskenään, menevät yksilölliset ehdot yleisten sopimusehtojen edelle. Varsinaiseen sopimukseen on kuitenkin syytä määritellä sopimusasiakirjojen keskinäinen pätevyysjärjestys.

Hankintayksikön valittava sopivat sopimusehdot

Kaikkiin hankintoihin sopivia yleisiä sopimusehtoja ei ole olemassa. Yleiset ehdot on laadittu mahdollisimman yleispäteviksi sopimusehtokokoelmiksi, jolloin kaikki niiden sisältämät ehdot eivät ole aina tarkoituksenmukaisia yksittäisessä hankinnassa. Ehtoihin ei tule kokonaisuudessaan viitata vain varmuuden vuoksi.

Mikäli hankintayksikkö haluaa käyttää yleisiä sopimusehtoja, tulee sen viimeistään tarjouspyyntöä laatiessaan valita kyseiseen hankintaan parhaiten soveltuvat ehdot. Ehtoihin tulee ennen tätä tutustua huolellisesti käymällä ne läpi kohta kohdalta.

Jos hankintayksikkö haluaa poiketa yleisten sopimusehtojen tietyistä sopimusehdoista, sen tulee selkeästi ilmoittaa sopimuksessa, mistä ehdosta poiketaan ja miten. Muutoksia ei tule kirjoittaa suoraan vakioehtoihin. Erityistä huomiota voidaan kiinnittää "ellei toisin ole sovittu," -alkaviin kohtiin: mikäli hankintayksikkö haluaa poiketa kyseisen ehtokohdan pääsäännöstä, on sen otettava tähän selkeästi kantaa tarjouspyynnössä.

Ehtojen liittäminen sopimukseen

Sovellettavat sopimusehdot on suositeltavaa liittää sopimusasiakirjoina allekirjoitettavaan sopimukseen pelkän viittaamisen sijasta. Näin vältetään erimielisyydet sovellettavista sopimusehdoista ja niiden sitovuudesta, joskin aivan yksinkertaisimmissa hankinnoissa pelkkä viittaus ehtoihin riittänee. Tällöin on hyvä kertoa, mistä ehdot ovat kokonaisuudessaan saatavissa.

Ehtojen päivitys ei vaikuta yksittäisen sopimuksen sisältöön

Se seikka, että yleiset sopimusehdot laatinut osapuoli uudistaa ehtoja, ei muuta aikaisemmin solmittujen sopimusten ehtoja (esim. JYSE 2007-> JYSE 2014). Ehdot ovat voimassa sen sisältöisinä kuin ne on aikanaan otettu mukaan sopimukseen.

Sopimukseen sovellettavat yleiset sopimusehdot kannattaa arkistoida. Ne ovat yhtä keskeinen osa sopimusta kuin yksilölliset ehdot, ja niiden tulee olla tallessa, kun tarvitaan tietoa sopimuksen sisällöstä.

Yleisesti käytettyjä sopimusehtoja

Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE) ovat valtiovarainministeriön ylläpitämiä sopimusehtoja. Ehdoissa on huomioitu hankintalain sopimuksille asettamat vaatimukset siinä määrin kuin se yleisissä ehdoissa on mahdollista. Sopimusehdot on laadittu erikseen tavaroille ja palveluille:

Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot JIT ovat Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) JHS-jaoston laatimat yleiset sopimusehdot. JIT- ehtoja suositellaan käytettävän kuntien ja kuntayhtymien IT-tuotteita ja palveluita hankittaessa:

JIT 2015, Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot, ks. liitetiedostot tällä sivulla

Sopimusehtoja uudistetaan vuonna 2024, sillä JIT2015-ehdot ovat joiltain osin vanhentuneet. Ehdot on päivitetty vuonna 2018, jonka jälkeen lainsäädäntöön ja ohjeistuksiin on tehty muutoksia mm. tiedonhallintaan, tietoturvaan, tietosuojaan ja pakotteisiin liittyen. Ainakin näiltä osin ehtojen soveltajan on sovittava vastuista ja velvoitteista erikseen toimittajan kanssa. Ehtoja ei suositella käytettävän sellaisenaan ilman hankintakohtaista erillissopimista.

Sivustollamme liitteenä myös englanninkieliset JIT-2015-ehdot.

Konsulttitoiminnan yleisten sopimusehdot (KSE) ovat laatineet RAKLI ry, Suunnittelu- ja konsulttitoimistojen liitto SKOL ry ja Arkkitehtitoimistojen liitto ATL ry. Kyseisiä ehtoja käytetään tilaajan ja konsultin välisten toimeksiantojen yleisinä sopimusehtoina. Hankintayksikön tulee harkita, soveltuuko hankintaan paremmin KSE 2013 vai JYSE palvelun mukaiset sopimusehdot.

KSE 2013, Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot

Rakennusurakan yleiset sopimusehdot on tarkoitettu elinkeinonharjoittajien välisiin rakennusurakkasopimuksiin. Sopimusehdot soveltuvat myös sivu- ja aliurakoihin. Ehdot ovat iästään huolimatta edelleen yleisesti käytössä rakentamista koskevissa sopimuksissa.