Yhteiset säännökset

Optio- ja pidennysehdot

Optiot ovat kilpailutettuja sopimusehtoja 

Optioilla tarkoitetaan sellaisia hankintasopimuksen ehtoja, jotka mahdollistavat esimerkiksi lisätilausten tekemisen tai hankintasopimuksen jatkamisen ylimääräisillä optiovuosilla. Option avulla hankintayksikkö voi tehdä hankinnan suoraan aiemmalta sopimuskumppanilta ilman uutta kilpailutusta. Option käyttö perustuu aina edeltävään kilpailutukseen. 

Optiot antavat hankintayksikölle liikkumavaraa hankinnan toteuttamisessa. Optioiden käyttöönotto on pääsääntöisesti vapaaehtoista, jolloin optioehdoilla hankintayksikkö voi etukäteen varautua esimerkiksi tulevaisuudessa ilmeneviin lisähankintatarpeisiin. Ilman optioita lisähankintoja tai täydennyksiä hankintasopimukseen on vaikeampi tehdä.  

Toisaalta optioita voidaan käyttää myös kannustimina laadukkaiden hankintojen toteuttamiseen. Mahdolliset optiokaudet ovat mainio kannustin toimittajalle toteuttaa hankinta mallikkaasti sopimuskauden aikana.   

Optiot- ja pidennysehdot hankintalaissa 

Hankintojen kohdalla optiolla tarkoitetaan mahdollisuutta lisätilausten tekemiseen laissa säädettyjen edellytysten täyttyessä. Hankintalaissa ei kuitenkaan suoraan mainita optio-sanaa, mutta optiot voivat perustua kahteen eri hankintalain kohtaan, joita ovat: 

  • suorahankinta lisätilauksissa (41 §:n 2 mom.) ja 
  • sopimusmuutospykälä (136 §:n 2 mom. 1 kohta) 

Usein optioiden käytössä viitataan pykälään suorahankinnasta lisätilauksissa. Kuitenkin optiot voivat tulla arvioitavaksi myös sopimusmuutoksia koskevan kohdan perusteella. Kyseiset optiosäännökset ovat määritelmällisesti kaksi eri asiaa ja ne ovat voimassa rinnakkain. Niillä on kuitenkin hyvin yhteneväiset käyttöedellytykset ja hankintayksikkö voi tapauskohtaisesti päättää, kumpaan optiosäännökseen se vetoaa. Optiosäännösten eroina on se, että lisätilauksessa (41 §:n 2 mom.) optio tulee ottaa käyttöön 3 vuoden aikana sopimuksen tekemisestä. 

Molempia säännöksiä ja niiden käyttämistä on käsitelty sivuillamme tarkemmin suorahankintaperusteiden ja hankintasopimuksen muuttamisen kohdalla.  

Optiot on yksilöitävä tarjouspyyntöasiakirjoissa 

Optioiden käyttäminen edellyttää, että niistä on ilmoitettu etukäteen jo hankintailmoituksessa. Hankintailmoituksessa tulee määritellä optioiden sisältö sekä mahdollinen kesto ennakkoon. Optioiden sisältö on kuitenkin hyvä yksilöidä tarkemmin tarjouspyyntöasiakirjoihin.  

Option käyttäminen ei edellytä sen sisällyttämistä varsinaiseen hankintasopimukseen, vaikka se onkin erittäin suotavaa (ks. MAO:75/16, Finlex).  

Millaisia optioehtoja voi käyttää? 

Hankintalaki ei suoranaisesti ota kantaa optioehtojen sisältöön ja hankintayksiköllä on lähtökohtaisesti oikeus määrittää hankinnan kohde haluamallaan tavalla. Kuitenkin yleisenä periaatteena on, että optioehdot eivät saa muuttaa hankinnan yleistä luonnetta.  

Käytännössä voidaan katsoa, etteivät optioehdot muuta hankinnan yleistä luonnetta, mikäli ne on selvästi yksilöity tarjouspyyntöasiakirjoissa. Optiot tulee määritellä siten, etteivät ne anna hankintayksikölle rajoittamatonta harkintavaltaa. Optioehtojen tulee toisin sanoen olla riittävän selkeästi laaditut, jotta molemmat osapuolet tietävät etukäteen, mitä optio pitää sisällään ja kuinka niiden käytöstä päätetään. Yleisten sisällöltään täsmentymättömien lisätilausten tekeminen ei ole mahdollista. (ks. esim. MAO:519-520/11, Finlex) 

Option pituus otettava huomioon ennakoidussa arvossa 

Hankintasopimukseen sisältyvät optio- ja pidennysehdot on otettava huomioon hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa. Asetettavan option arvolle ei siten ole suoranaisesti asetettu ylärajaa, kunhan mahdollisten uusien hankintojen arvo on asianmukaisesti laskettu mukaan hankinnan ennakoituun arvoon. 

Myöskään optiokauden pituutta ei ole erikseen rajoitettu hankintalaissa (pl. yleiset rajoitukset hankintasopimuksen pituudessa esimerkiksi puitejärjestelyjen osalta). Siten lähtökohtaisesti on mahdollista tehdä hankintasopimus esimerkiksi kahden vuoden mittaisena, jota voidaan jatkaa toistaiseksi voimassa olevalla optiolla (2 vuotta + toistaiseksi voimassa oleva optio).  

Hankintayksikön on kuitenkin syytä miettiä, millaiseksi sopimuskausi kokonaisuudessaan muodostuu optioita käytettäessä. Aina ei ole hankintayksikön edun mukaista tehdä pitkiä sopimuksia markkinoilla tapahtuvien muutosten takia. 

Option käytöstä päättäminen ja optioehdon sitovuus 

Suorahankintaperusteisessa lisätilauksessa tulee huomioida, että päätös option käyttämisestä tulee hankintalain mukaan tehdä kolmen vuoden aikana alkuperäisen hankintasopimuksen tekemisestä. Aika alkaa kulua hankintasopimuksen tekemisestä, ei esimerkiksi urakan valmistumisesta (ks. Unionin tuomioistuimen tuomion C-385/02, komissio vs. Italia). 

Hankintayksikön harkinnassa on se, käyttääkö se optiomahdollisuutta lainkaan. Hankintayksikön tulee kuitenkin optiosta päättäessään muistaa tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimus. Tällöin esimerkiksi useampia tarjoajia tulee option käyttöönotossa kohdella tasapuolisesti (MAO:629/16). Toisaalta hankintayksikkö voi tarjouspyyntöasiakirjoissa myös sitoutua option toteuttamiseen määrittelemällä etukäteen, mitä option käyttöönotto edellyttää. 

Tarjouspyynnössä on suositeltavaa selkeästi määritellä optioehdon toteutuminen sopimussuhteessa, jotta vältetään option käyttöön liittyvät ongelmalliset tulkintatilanteet. Tarjouspyynnössä on hyvä ilmoittaa siitä, miten optioista päätetään. Yleisenä käytäntönä on ilmoittaa:  

  • milloin hankintayksikkö tekee päätöksen option käyttämisestä tai käyttämättä jättämisestä sekä 
  • tarvitaanko option käyttämiseen molempien osapuolten hyväksyntä vai päättääkö käytöstä yksin hankintayksikkö. Molemminpuolisen hyväksynnän vahvuutena on se, että toimittajan tarvitsee sitoutua vain perussopimuskauteen, mikä vähentää toimittajan riskejä hankinnan toteutuksessa. 

Jos hankinnassa on kyse yhteishankinnasta, on hyvä ilmoittaa, miten eri hankintayksiköt sitoutuvat mahdolliseen optiokauteen. 

Aiheesta lisää 

Muualla verkossa: 

  • C-358/02, Euroopan yhteisöjen komissio vastaan Italian tasavalta, 14.9.2004 

Neuvontayksikön verkkopalvelussa: