Myöhästyneet tarjoukset

Tarjoaja vastaa siitä, että se toimittaa tarjouksensa asetettuun määräaikaan mennessä hankintayksikölle. Hankintayksikön on hylättävä määräajan jälkeen saapunut tarjous. Tarjouksen on oltava kokonaisuudessaan hankintayksiköllä ennen määräajan umpeutumista.

Myöhästyneeksi katsotaan myös sellainen tarjous, joka on saapunut jättöajan jälkeen, mutta ennen tarjousten avaushetkeä tai joka on myöhästynyt esimerkiksi postin kulun viivästymisen taikka sähköiseen tiedonsiirtoon liittyneen teknisen ongelman takia, ellei erikseen voida osoittaa myöhästymisen johtuvan hankintayksikön syystä.

Myöhästyneitä tarjouksia ei tule palauttaa avaamattomina takaisin lähettäjälle: Viranomaiselle osoitettu posti tulee pääsääntöisesti avata ja käsitellä. Kaikista tarjouksista tulee yleensä viranomaisen asiakirjoja ja ne säilytetään viranomaisessa. Käsittely voi myöhästyneen tarjouksen osalta tarkoittaa esimerkiksi sitä, että se arkistoidaan samaan paikkaan kuin muutkin tarjoukset. Samassa yhteydessä voidaan todeta, miten myöhästynyttä tarjousta on hankintamenettelyssä käsitelty. Tällöin jää tieto kaikista tarjouksista ja kokonaisuus olisi hankintayksikön hallinnassa riippumatta siitä mitä tapahtuu avauksen jälkeen. Aikaleimat ovat sekä hankintayksikön että tarjoajan oikeusturvan kannalta tärkeitä.