25.8.2020
Uusi julkaisu JHNY:ltä

Hankintapäätöksen jälkeinen dialogi

Hankintapäätöksen jälkinen dialogi edistää hankintaprosessin avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä toimii joissain tilanteissa myös palautekanavana hankintayksikölle. Hankintayksikkö voi ko. dialogin avulla selventää tarjoajille hankintapäätöksensä perusteluja. Hankintayksiköiden kokemusten mukaan onnistuneen dialogi saattaa pienentää markkinaoikeusvalituksen riskiä.

Julkaisun kansikuva
Koska dialogin käyminen vie sekä hankintayksikön että tarjoajien resursseja ja aikaa, dialogeja ei yleensä käydä kaikissa hankinnoissa. Hankintayksikkö joutuukin punnitsemaan dialogin käymisestä saatavia hyötyjä siihen kuluvien resurssien suhteen.

Julkisten hankintojen neuvontayksikkö kokosi hankintayksiköiden hyödyksi näkemyksiä ja kokemuksia aiheesta uuteen julkaisuunsa. (kuntaliitto.fi) Aloite hyvän käytännön keräämiseen nousi Hankinta-Suomen valmisteluryhmässä käydyissä keskusteluissa.

Viestinnän ja vuoropuhelun roolit korostuvat

Yleensä kahdenkeskisillä hankintapäätöksen jälkeen käytävillä keskusteluilla ei ole selvää etukäteen määriteltyä runkoa, sillä dialogin sisältö on hankintayksiköiden kokemusten mukaan tapauskohtainen. Haastateltujen hankintayksiköiden mukaan tarjoajat ovat olleet tyytyväisiä mahdollisuudesta keskustella tehdyn hankintapäätöksen ratkaisuista. Osa tarjoajista on suhtautunut tilaisuuteen myös mahdollisuutena oppimiseen sekä oman tietotaitonsa sparraukseen. 

Hankinta-asiakirjojen julkisuuden osalta on hankintayksiköiden hyvä muistaa, etteivät dialogin käyminen ja keskustelussa läpikäytävät asiat muodosta poikkeusta hankinta-asiakirjojen julkisuussäännöksiin: mikäli dialogin aikana käsitellään esimerkiksi voittaneen tarjoajan tarjousta, hankintayksikön ei ole lupa luovuttaa tarjouksen sisältämiä ammatti- ja liikesalaisuuksia eteenpäin. 

On lisäksi tärkeä muistaa, että dialogin käyminen ei poista hankintalaissa säädettyä velvollisuutta hankintapäätöksen perusteluun.

Mitä hyötyä dialogin käymisestä on?

Dialogin käymiseen voidaan hyödyntää erilaisia lähestymistapoja. Haastateltujen hankintayksiköiden kokemuksiin perustuen julkaisu käy läpi muun muassa seuraavia seikkoja:

  • Miten dialogia voi käydä?
  • Missä hankinnoissa dialogia voisi käyttää?
  • Mitä dialogissa käydään läpi?

Lisäksi julkaisun lopussa nostetaan seikkoja, jotka dialogissa on tärkeää muistaa.

Julkaisun tekijä, Julkisten hankintojen neuvontayksikön lakimies Sanna-Mari Suojanen korostaa, ettei avointa keskustelua tarjoajien kanssa tulisi pelätä liikaa, sillä oikein toteutetun dialogin kautta osapuolet todennäköisesti ymmärtävät toistensa näkemyksiä paremmin.

- Selvitystä tehdessäni olin ilahtunut hankintayksiköiden rohkeudesta etsiä erilaisia keinoja hankintapäätöksen jälkeisen dialogin käymiseen, kertoo Suojanen.

Julkisten hankintojen neuvontayksikön julkaisut

Neuvontayksikön kaikki ohjeistukset ja julkaisut voit ladata Kuntaliiton verkkoarkistosta.

 

Käytännön vinkit julkaisussa perustuvat Hansel Oy:n, Kelan, Metsähallituksen ja Vantaan kaupungin kokemuksiin hankintapäätöksen jälkeisestä dialogista. Kiitämme yhteistyöstä ja käytännön näkökulmasta verkostojamme!

 

Aiheesta lisää

Julkisten hankintojen neuvontayksikön verkkopalvelussa

Katso myös:

Muualla verkossa

Löydä lisää sisältöä samoista teemoista
Hyvät käytännöt ja onnistuneet hankinnat