Gästkolumnist: Juha Koivisto, forskningschef, THL 16.5.2016

Innovativ offentlig upphandling med hjälp av Innobyn

​Innobyn (www.innobyn.fi) utvecklade en elektronisk miljö för planering och utarbetande av offentlig innovationsupphandling. Nu är det dags att kavla upp ärmarna och göra upphandlingar på ett nytt sätt. Innobyn erbjuder en avgiftsfri fungerande miljö för detta.

Offentlig innovationsupphandling hör till regeringsprogrammets spetsteman, och förväntningarna är höga. Innovationsupphandlingen väntas främja kvaliteten på och effektiviteten i offentliga tjänster genom att nya bättre lösningar produceras för användarnas behov. Samtidigt väntas de nya lösningar som utvecklas i samband med offentlig upphandling  effektivisera leverantörernas affärsverksamhet, också exporten.

Ny upphandlingskultur

Innovationsupphandling innebär en ny upphandlingskultur där resurserna riktas mer på beredningen och planeringen av upphandlingen och även samarbetet under kontraktsperioden. Då börjar dialogen mellan den upphandlande organisationen, slutanvändarna och de potentiella leverantörerna i det inledande skedet av upphandlingen. De olika aktörerna planerar upphandlingen tillsammans och köparen fortsätter den aktiva dialogen och samutvecklingen med leverantören och slutanvändarna också under kontraktsperioden.
 
Det lönar sig att tillämpa idéer inom innovationsupphandling speciellt i situationer där det inte finns någon färdig lösning på marknaden för att möta behovet. Sådana möjligheter kommer vanligtvis fram när man söker lösningar på utmaningar och för flaskhalsar i serviceproduktionen. Då lönar det sig att vid fastställandet av föremålet för upphandlingen i synnerhet betona det resultat och den kvalitet som kan nås med hjälp av lösningen och undvika detaljerade definitioner. På så sätt får potentiella leverantörer större frihet att erbjuda innovativa lösningar.

Ta hjälp av Innobyn

De stora städerna har redan ett tag gjort försök med ett nytt, mer innovativt sätt att upphandla lösningar medan de små kommunerna fortfarande håller på att vakna upp. Var kan man få hjälp med att anamma en ny upphandlingskultur?

I Innobyn, den nationella innovationsmiljön för välfärd och hälsa, har man med finansiering från SHM och Sitra visat vägen och utvecklat en virtuell miljö för beredning och planering av innovationsupphandling. Innobyn är ett mycket användbart verktyg i situationer där det finns en intensiv växelverkan mellan upphandlingsorganisationen och leverantörerna. Miljön kan också utnyttjas under det lagstadgade upphandlingsförfarandet och kontraktsperioden. Den lämpar sig som upphandlingsplattform också för andra sektorer.

Upphandlingsplattform för alla

Innobyns upphandlingsplattform är en elektronisk miljö för gemensamt arbete. Den ersätter inte Hilma, som är den officiella annonseringskanalen inom upphandling, inte heller de elektroniska konkurrensutsättningssystemen. På Innobyns upphandlingsplattform sker beredningen och planeringen på ett öppet sätt.
 
På plattformen kan du

  • bearbeta och distribuera dokument,
  • föra en öppen dialog om upphandlingsinnehållen,
  • göra marknadskartläggningar elektroniskt,
  • kommunicera till exempel om upphandlingsbehov och
  • upphandlingsstrategier samt
  • informera om konkreta ärenden inom upphandling.

Då underlättas samplaneringen och samutvecklingen, och pappers- och e-posten samt antalet möten minskar. I en öppen miljö får bearbetandet av upphandlingen en omfattande synlighet.

Verstas, utvecklarens verktyg

I Innobyn finns det ett eget verktyg också för utvecklingen av upphandlingsobjektet och för försök. Under upphandlingsplattformen kan man bilda en eller flera ”verkstäder”, där den lösning som ska upphandlas eller som redan har upphandlats kan struktureras, bedömas och utvecklas.
 
En av innovationsupphandlingens viktigaste uppgifter är att testa den nya lösningen tillsammans med användarna. Detta kan ske före det lagstadgade anbudsförfarandet eller ibland också under förfarandet. För köparen innebär försöket en möjlighet att testa en ny lösning och ge respons om den.

Leverantören i sin tur får värdefull användarrespons, och utgående från den kan lösningen förbättras utifrån användarens behov.
 
Under kontraktsperioden fungerar Verstas som en plats där man till exempel kan publicera utvärderingsresultat. När man upphandlar resultat är det speciellt viktigt med utvärdering under kontraktsperioden.

Hur dra största möjliga nytta av Innobyn?

När kommuner och organisationer går in för att tillsammans skapa en upphandlargemenskap och utnyttja Innobyn i innovationsupphandling inom olika sektorer, har de olika aktörerna möjlighet att lära av varandra och hitta partner som gör liknande upphandling och andra upphandlingspartner. I Innobyn finns det redan en omfattande utvecklargemenskap för hälsa och välfärd, men också aktörer från andra sektorer är välkomna med.
 
Innobyn utvecklas kontinuerligt. Därför kan också dess upphandlingsmiljö utvecklas tillsammans med användarna utgående från deras behov och erfarenheter.
 
Text: Juha Koivisto, forskningschef, THL
fornamn.efternamn(at)thl.fi
 
 
 ***
I dessa upphandlingskolumner ger vi ordet till utomstående experter. Skribenterna framför här sina egna ställningstaganden och åsikter.