Gästkolumnist: Sanna Moisala, specialsakkunnig, Åbo stad 27.5.2016

Anskaffning av webbtjänst öppet och smidigt

Åbo beslutade sig redan i god tid för att skaffa en ny webbtjänst med öppen källkod. Också såväl upphandlingsprocessen som genomförandet av tjänsten präglades av öppenhet. Tack vare detta valdes turku.fi med i finalen i den första Blue Arrow Awards-tävlingen i kategorin för framgångsrik upphandling.

Att allt löpte öppet och smidigt sommaren 2015 hade en tydlig orsak: på grund av den knappa tidsplanen var man tvungna att nå resultat, och då resurserna var begränsade varken försökte eller kunde man tänka ut allt.

Användarperspektivet som utgångspunkt

- Staden hade en vilja och en strävan att agera mer öppet, modernt och smidigt, påpekade Päivi Saalasto, programdirektör vid Åbo stad.

I stället för traditionella Excel-definitioner fanns det användarberättelser och produktstrukturer vid sidan av arkitekturbilderna som bilaga till anbudsförfrågan. Allt utgick från ett användarperspektiv.

Genom förhandsannonsen och en diskussion med intresserade aktörer redan före anbudsförfrågan blev helhetsbilden och målbilden tydligare på båda sidorna av bordet. Genom att utnyttja öppen källkod undvek vi att fastna hos en enda leverantör. Till Åbos ramavtalspartner valdes tre Drupal-leverantörer Druid Oy, Citrus Solutions Oy med underleverantören Avoltus Oy samt Wunderkraut Oy, med vilka vi började bygga upp det nya turku.fi genom en modell med flera leverantörer.

Smidigt samarbete med engagerade leverantörer

Ur kundens, dvs. beställarens perspektiv visar leverantörernas proaktivitet och utformning av gemensamma spelregler redan före själva uppbyggnadsarbetet på ett utmärkt sätt alla våra leverantörers engagemang i att bygga upp världens bästa turku.fi.
 

Att arbeta med tre leverantörer kunde ha inneburit oändliga minikonkurrensutsättningar. Lyckligtvis kom stadens fördomsfria upphandlingsexperter tillsammans med de sakkunniga i agil utveckling fram till den bästa lösningen för alla: varje leverantör fick välja den del av konceptet som bäst motsvarade den egna kompetensen. Med hjälp av gemensamma ”idéspurter” och en kontinuerlig öppen kommunikation hade kodarna dagligen kontakt med varandra och kunden.

- Alla leverantörer är värdefulla, men ingen är oersättlig, sammanfattade Joonas Kiminki, verkställande direktör för Wunderkaut i sin blogg.

I mål på rekordtid på ett unikt sätt

Att bygga upp turku.fi med innehåll från noll till publiceringsläge tog åtta månader. Förutseende beslutsprocesser, flexibla avtal och smidiga åtgärder parallellt med innehållsproducenternas flit bidrog till att den orealistiska tidsplanen höll.

Det intensiva samarbetet utan något specifikt kodarteam på ett och samma ställe var något nytt också för leverantörerna.

Projektstyrningen i handlingsmodellen i Åbo var kanske något dyrare än om arbetet hade gjorts med en leverantör, men å andra sidan fanns det alltid någon erfaren sakkunnig från något företag för varje problem som skulle lösas, så kostnader sparades genom att problemen kunde lösas snabbare. Att byta leverantör skulle också ha varit krångligare med en modell med en leverantör, om det skulle ha uppstått problem i samarbetet.

Arbetssättet och kvaliteten banade väg till finalen

Tack vare öppen verksamhet och ett nytt slags samarbete kom webbtjänsten turku.fi i final i kategorin för framgångsrik upphandling (Epic purchasing) i i tävlingen Blue Arrow Awards för digitala tjänster tillsammans med veikkaus.fi och applikationen K-Mat. Tävlingen arrangerades i Finland för första gången. Ledaren för juryn i kategorin, Mikael Jungner, valde 26.5.2016 applikationen K-Mat som vinnare.
 

Text: Sanna Moisala
sanna.moisala[at]turku.fi
 
Skribenten är projektchef vid Åbo stad med ansvar för verkställandet av webbtjänsten och en av produktägarna i projektet för utveckling av digitala tjänster/kundrelationer och delaktighet.
 
***
 
I dessa upphandlingskolumner ger vi ordet till utomstående experter. Skribenterna framför här sina egna ställningstaganden och åsikter.