Val av anbud

Val av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet

Bland anbuden ska det ekonomiskt mest fördelaktiga väljas. Ekonomiskt mest fördelaktigt är det anbud som för den upphandlande enheten har det lägsta priset, är kostnadsmässigt mest fördelaktigt eller har det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Den upphandlande enheten kan välja vilken av dessa grunder den använder.

Som kriterium för valet av anbud används således alltid det ekonomiskt fördelaktigaste anbudet, för vilket grunden kan vara

  1. det lägsta priset
  2. de lägsta kostnaderna
  3. det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet

Det lägsta priset

Om den upphandlande enheten vid annan upphandling än varuupphandling använder endast det lägsta priset som kriterium för vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt ska den motivera detta i upphandlingsdokumenten, i upphandlingsbeslutet eller i den separata rapporten om upphandlingsförfarandet.

Genom motiveringen bör den upphandlande enheten tydliggöra hur kvalitativa aspekter har beaktats i den samlade upphandlingen. Den upphandlande enheten kan exempelvis beskriva hur den har beaktat kvaliteten i sina lämplighetskrav för anbudsgivare, i upphandlingens minimikrav, i de särskilda villkoren för upphandlingskontraktet eller i övrigt i beskrivningen av föremålet för upphandlingen.

De lägsta kostnaderna

Med den kostnadsmässigt mest fördelaktiga lösningen avses också något annat än det egentliga upphandlingspriset, exempelvis livscykelkostnader.

Det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet

Den upphandlande enheten kan bestämma sådana jämförelsegrunder angående förhållandet mellan pris och kvalitet som gäller kvalitativa, samhälleliga eller sociala aspekter, miljöaspekter eller innovativa egenskaper. Kvalitetskriterier kan vara till exempel tekniska fördelar, estetiska och funktionella egenskaper, tillgänglighet, utformning med tanke på samtliga användares behov, driftskostnader, kostnadseffektivitet, eftermarknadsservice och tekniskt stöd, underhåll samt leveransdag, leveranstid eller tid för fullgörande samt andra leveransvillkor.

Den upphandlande enheten kan också beakta kvalifikationerna och erfarenheten hos den personal som utses att fullgöra upphandlingskontraktet samt hur personalen  är organiserad, om kvaliteten på den personal som utses på ett betydande sätt kan påverka fullgörandet av upphandlingskontraktet. Detta kan exempelvis gälla kontrakt som avser intellektuella tjänster, såsom konsult- eller arkitekttjänster.

Omvänd konkurrensutsättning

Den upphandlande enheten kan även ange kostnadselementen i förhållandet mellan pris och kvalitet i form av ett fast pris eller en fast kostnad på så sätt att anbudsgivarna konkurrerar enbart i fråga om kvalitetskriterier.  Här avses s.k. omvänt anbudsförfarande eller fransk entreprenad där den upphandlande enheten fastställer priset eller kostnaderna som den är beredd att betala den leverantör som väljs. Anbudsgivarna konkurrerar då enbart i fråga om kvalitetskriterier.

Upphandlande enheter som använder omvänt anbudsförfarande bör fästa särskild vikt vid fastställandet av priset för att faktiskt få sådana anbud som även kvalitetsmässigt möter deras behov. 

Meddelande om grunderna

Den upphandlande enheten ska i upphandlingsannonsen, anbudsförfrågan eller inbjudan att förhandla ange det kriterium som används för att ett anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga eller de jämförelsegrunder som används för förhållandet mellan pris och kvalitet.

Den upphandlande enheten ska specificera den relativa viktningen av jämförelsegrunderna i upphandlingsannonsen, inbjudan att förhandla eller anbudsförfrågan. Viktningen kan även anges i form av ett lämpligt variationsintervall. Om en relativ viktning av jämförelsegrunderna av objektiva skäl inte är möjlig ska jämförelsegrunderna anges i fallande prioritetsordning.

Den upphandlande enheten kan ange underkriterier med viktningar för sina kvalitativa jämförelsegrunder, men om de snarare beskriver eller definierar de egentliga jämförelsegrunderna än utgör självständiga underkriterie,r behöver viktningarna för beskrivningen eller definitionerna inte anges.

Jämförelsegrundernas natur

Jämförelsegrunderna ska vara kopplade till föremålet för upphandlingen. De får inte ge den upphandlande enheten obegränsad valfrihet och de ska vara icke-diskriminerande och säkerställa möjligheten till verklig konkurrens. Det är således inte tillåtet att använda till exempel jämförelsegrunder som gynnar vissa anbudsgivare, förutsätter ett tidigare avtalsförhållande med den upphandlande enheten eller gynnar en lokal leverantör. Om föremålet för upphandlingen kräver det kan man dock förutsätta till exempel lokalkännedom. Ett sådant kriterium får dock inte tillskrivas en sådan tyngd att det hindrar nya företagare från att få tillträde till branschen.

Verifiering av uppgifter

Den upphandlande enheten ska bestämma jämförelsegrunderna så att anbudsgivaren kan verifiera de underliggande uppgifterna för att jämföra anbud. I oklara fall ska den upphandlande enheten de facto kontrollera att de uppgifter och bevis som anbudsgivarna har lämnat är korrekta.

Det kan således anses vara tillräckligt att den jämförelsegrund som den upphandlande enheten använder gör det möjligt att kontrollera de uppgifter som anbudsgivaren lämnat i sitt skriftliga anbud. I synnerhet när det gäller stora upphandlingar ska det också vara möjligt att begära att anbudsgivaren svarar med ett kort ”ja” eller ”nej” på frågan om förekomsten av en sådan egenskap som inte bedöms i detalj eller ingående under jämförelsen. Det är inte heller meningen att bestämmelsen ska utesluta möjligheten att använda subjektiv bedömning vid jämförelse av anbud. Endast i tveksamma fall där den upphandlande enheten har skäl att ifrågasätta informationen i det skriftliga anbudsmaterialet ska den upphandlande enheten kontrollera att de uppgifter och bevis som anbudsgivarna har lämnat faktiskt är korrekta.