Planering och beredning

Marknadsundersökning

Innan en upphandlande enhet inleder ett upphandlingsförfarande kan den genomföra en marknadsundersökning för att förbereda upphandlingen och informera leverantörerna om den planerade upphandlingen och kraven för denna.

Upphandlingslagen innehåller inte någon uttömmande definition av marknadsundersökning. En marknadsundersökning omfattar generellt insamling av all sådan information på marknaden som den upphandlande enheten kan erhålla och tillgodogöra sig när den planerar en upphandling. Den upphandlande enheten kan använda olika metoder och former i samband med en marknadsundersökning. Den kan till exempel begära uppgifter via webbadressen www.hankintailmoitukset.fi (HILMA), där den kan bjuda in leverantörerna inom den aktuella sektorn till en fri dialog om föremålet för upphandlingen och hur det definieras. I HILMA är det också möjligt att framföra en inbjudan till en mer detaljerad teknisk dialog.

Den upphandlande enheten kan också själv utreda vilka alternativ som finns på marknaden. Dessutom kan den bjuda in leverantörer att demonstrera sina produkter. I samband med en marknadsundersökning förmedlas information alltså inte bara i en riktning, utan medan marknadsundersökningen pågår eller i anslutning till den kan den upphandlande enheten också ge leverantörerna information om sin planerade upphandling och om de krav som hänför sig till den.

Syftet med marknadsundersökningen är i allmänhet att förbättra den upphandlande enhetens marknadskännedom och ge en noggrannare bild av hur det lönar sig att definiera föremålet för upphandlingen i anbudsförfrågan, till exempel genom kartläggning av de avtalsvillkor eller mekanismer för prissättning av produkterna som förekommer inom en viss bransch. Utifrån marknadsundersökningens resultat kan den upphandlande enheten också noggrannare överväga till exempel vilket upphandlingsförfarande det finns skäl att använda vid konkurrensutsättningen eller hur upphandlingskontraktet kan uppdelas på ett naturligt sätt.

Marknadsundersökningen utgör en del av planeringen av upphandlingen och den genomförs innan det egentliga upphandlingsförfarandet inleds. För att den upphandlande enheten ska ha nytta av den marknadsundersökning som utförs bland leverantörerna bör den skissera upp sitt eget upphandlingsbehov redan innan marknadsundersökningen utförs. Som hjälp vid definieringen av upphandlingsbehovet är det möjligt att anlita till exempel de kunder som kommer att vara användare av en viss tjänst. Noggrann planering är av väsentlig betydelse för att upphandlingen ska lyckas.

Vid en marknadsundersökning får den upphandlande enheten anlita oberoende experter, andra myndigheter och leverantörer. Den upphandlande enheten får således till exempel anlita utomstående konsulter eller experter, begära tips och råd av en annan upphandlande enhet eller anlita leverantörer inom branschen som hjälp, exempelvis på det sätt som beskrivs ovan.

Om den upphandlande enheten anlitar utomstående expertis, ska den dock själv säkerställa att ingen av de anlitade aktörerna i alltför hög grad ges möjlighet att påverka till exempel hur föremålet för upphandlingen beskrivs i anbudsförfrågan eller hur upphandlingen ska genomföras enligt planerna. De råd som utomstående aktörer ger får användas som hjälp vid planeringen och genomförandet av upphandlingsförfarandet, men råden får inte användas så att konkurrensen snedvrids eller att förfarandet kommer att stå i strid med principerna om icke-diskriminering och öppenhet.