Lämplighet

Utredning av huruvida förutsättningar för uteslutning föreligger och lämplighetskraven uppfylls

Innan ett upphandlingskontrakt ingås ska den upphandlande enheten kräva att den valda anbudsgivaren lämnar in aktuella intyg och utredningar för klarläggande av huruvida anbudsgivaren berörs av en obligatorisk uteslutningsgrund och om den uppfyller de lämplighetskrav som den upphandlande enheten ställer.

Om den upphandlande enheten åberopar en frivillig uteslutningsgrund som gäller insolvens eller försummelse att betala skatter och socialförsäkringsavgifter ska den innan upphandlingskontraktet tilldelas kräva att den valda anbudsgivaren lämnar in uppdaterade intyg och utredningar för att utreda om den frivilliga uteslutningsgrunden föreligger. Vid utredning av andra frivilliga uteslutningsgrunder kan vilka andra lämpliga utredningar som helst användas. 

Det ovan nämnda tillämpas även på upphandlingar som grundar sig på ramavtal och upphandlingar som gjorts inom dynamiska inköpssystem, om ingen utredning har krävts i samband med att ta med anbudsgivare i ramavtalet eller inköpssystemet.

Tidpunkt

Utredningarna ska begäras av den valda anbudsgivaren innan upphandlingskontraktet ingås. Den upphandlande enheten får dock när som helst under upphandlingsförfarandet be de anbudssökande och anbudsgivarna lämna in samtliga eller delar av
utredningarna, om det är nödvändigt för att säkerställa att förfarandet genomförs på ett korrekt sätt. En sådan situation kan förekomma till exempel när den upphandlande enheten genom att ge vissa anbudsansökningar företräde väljer vilka anbudssökande som får lämna anbud vid selektivt förfarande eller förhandlat förfarande.

Straffregistret

I fråga om de obligatoriska uteslutningsgrunderna ska den upphandlande enheten som bevismedel godkänna ett straffregisterutdrag eller ett utdrag utfärdat av en behörig myndighet i ursprungslandet eller etableringslandet för leverantören eller en person som är ledamot i anbudssökandens eller anbudsgivarens förvaltnings-, styrelse- eller kontrollorgan eller som är behörig att företräda, fatta beslut om eller utöva kontroll.

Ett straffregisterutdrag som har visats upp för kontroll av brottslig bakgrund får inte vara äldre än 12 månader.

Uppgifterna i ett straffregisterutdrag som inkommit till den upphandlande enheten är sekretessbelagda. En upphandlande enhet eller anbudsgivare får inte ta en kopia av utdraget eller spara det för sig själv. När grunderna för uteslutning har utretts ska den upphandlande enheten förstöra straffregisterutdraget eller återsända det till den person som utdraget gäller. Uppgifter som framgår av straffregistret får inte uppges för andra personer än sådana som nödvändigt behöver dem för att utreda grunderna för uteslutning.

Ett straffregisterutdrag som registrerats elektroniskt ska förstöras i en anordning, ett datamedium eller ett informationssystem, och man bör se till att tillfälliga filer med straffregisteruppgifter som eventuellt uppkommit vid användningen av informationssystemen tas bort. Uppgifter som framgår av straffregistret får inte uppges för andra personer än sådana som nödvändigt behöver dem för att utreda grunderna för uteslutning.

Om ovannämnda utdrag eller intyg inte utfärdas i anbudssökandens eller anbudsgivarens etableringsland, ska i stället för dessa som bevis godtas en försäkran under ed eller högtidlig försäkran enligt lagstiftningen i etableringslandet som avlagts av en representant för anbudssökanden eller anbudsgivaren.

Bevis i fråga om frivilliga uteslutningsgrunder

När det gäller frivilliga uteslutningsgrunder har upphandlande enheter frihet att avgöra om de tillämpar en viss frivillig uteslutningsgrund och om de i så fall kräver att den vinnande anbudsgivaren lämnar in ett kompletterande dokument för utredning av den frivilliga uteslutningsgrunden i fråga. Om en upphandlande enhet inte har för avsikt att utesluta anbudsgivare eller anbudssökande på basis av en viss frivillig uteslutningsgrund, behöver den inte kräva att den som tilldelas kontraktet lämnar in kompletterande dokument.

Bland de frivilliga uteslutningsgrunderna ska i fråga om betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter samt konkurs och annan insolvens som bevis godtas ett intyg utfärdat av en behörig myndighet. Intyget kan också vara ett registerutdrag.

Om sådana intyg inte utfärdas i anbudssökandens eller anbudsgivarens etableringsland, ska som bevis godtas en försäkran under ed eller högtidlig försäkran enligt etableringslandets lagstiftning som avlagts av en representant för anbudssökanden eller anbudsgivaren.

Utredning av huruvida den upphandlande enhetens lämplighetskrav uppfylls

Bevis på en anbudssökandes eller anbudsgivares ekonomiska och finansiella situation kan utgöras av ett eller flera av de dokument som anges i bilaga D till upphandlingslagen. Om en anbudssökande eller anbudsgivare av godtagbara skäl inte kan uppvisa de  dokument som den upphandlande enheten begär, får anbudssökanden eller anbudsgivaren bevisa sin ekonomiska och finansiella situation med något annat dokument som den upphandlande enheten godkänner.

Bevis på en anbudssökandes eller anbudsgivares tekniska kvalifikationer får lämnas i en eller flera av de former som anges i bilaga D, beroende på arten och mängden eller omfattningen och användningsändamålet för föremålet för upphandlingen.

Bevis som är åtkomligt eller tillgängligt för den upphandlande enheten

En upphandlande enhet får inte kräva att anbudsgivare lämnar in bevis, om den upphandlande enheten kan få tillgång till behövliga intyg, utredningar och övriga uppgifter via en kostnadsfri databas i Finland eller någon annan stat inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

I Finland är Patent- och registerstyrelsens och Skatteförvaltningens gemensamma företags- och organisationsdatasystem (YTJ) en sådan kostnadsfri databas. Av företags- och organisationsdatasystemet framgår utan kostnad bland annat om företaget eller organisationen finns i handels-, förskottsuppbörds- eller arbetsgivarregistret. Av systemet framgår också utan kostnad företagets juridiska situation, dvs. uppgifter om eventuell konkurs, likvidation eller saneringsförfarande.

En anbudsgivare ska inte vara tvungen att lämna in dokument som bevismedel, om den upphandlande enheten redan innehar de behövliga, uppdaterade dokumenten. Enheten kan exempelvis ha dokument om leverantörens deltagande i ett tidigare upphandlingsförfarande. Den upphandlande enheten ska dock uttryckligen vid varje upphandlingsförfarande genom att kontakta anbudssökanden eller anbudsgivaren säkerställa att de utredningar, intyg och övriga dokument som den upphandlande enheten förfogar över fortfarande innehåller aktuella uppgifter.