Menettelytekniikat

Puitejärjestelyt

Puitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat hinnat ja suunnitellut määrät sekä muut ehdot.

Puitejärjestely soveltuu erityisesti hankintoihin, joissa tuotteet ja hinnat kehittyvät nopeasti eikä hankintayksikön kannalta ole tarkoituksenmukaista sitoutua kiinteisiin hintoihin ja ehtoihin. Käyttöalana voivat olla esimerkiksi tietotekniikkahankinnat sekä palveluhankinnat, joissa palvelun määrää ei ole tarkoituksenmukaista etukäteen vahvistaa. Menettelyn käyttö mahdollistaa kestoltaan melko pitkien sopimusten käytön.

Erityisesti yhteishankintayksiköt voivat käyttää puitejärjestelyjä pidempiaikaisena hankintamenettelynä. Puitejärjestely mahdollistaa varautumisen todennäköisiin tuleviin hankintoihin, jolloin voidaan välttää kiireestä johtuvat suorahankinnan tai neuvottelumenettelyn kyseenalainen käyttäminen.  

Puitejärjestelyn kilpailuttamisessa käytettävä menettely

Hankintayksikön on valittava toimittajat puitejärjestelyyn hankintalain mukaisella hankintamenettelyllä. Laajoissa ja arvoltaan suurissa sopimuksissa puitesopimusten osapuolten valintavaihe on tärkeä ja järjestelyssä mukana olevista hankintayksiköistä ja niiden sopimusaikana todennäköisesti tekemistä hankinnoista tulee antaa jo hankinnasta ilmoitettaessa riittävästi tietoa. Puitejärjestelyn käyttäminen on perusteltava hankintapäätöksessä.

Hankintayksikön on valittava puitejärjestelyyn yksi tai useampi toimittaja. Toimittajien määrä on ilmoitettava ennalta hankintailmoituksessa, neuvottelukutsussa tai tarjouspyynnössä.

Puitejärjestelyyn perustuvat hankintasopimukset on tehtävä puitejärjestelyn alkuperäisten osapuolten kesken. Järjestelyyn ei ole siten mahdollista ottaa hankintamenettelyn aloittamisen jälkeen uusia osapuolia. Jos hankintayksikkö ei kuitenkaan halua käyttää hyväkseen puitejärjestelyn mahdollistamia joustavampaa kilpailuttamismenettelyjä, hankintayksikkö voi kilpailuttaa hankinnan noudattamalla lain ilmoittamis- ja menettelytapavaatimuksia. Puitejärjestelyn ehtoihin ei saa tehdä huomattavia muutoksia sen voimassaoloaikana. Puitejärjestelyä ei myöskään saa käyttää kilpailua vääristävällä, rajoittavalla tai estävällä tavalla.

Puitejärjestelyn kesto  

Puitejärjestely voi olla voimassa enintään neljä vuotta. Hankinnan kohteen sitä perustellusti edellyttäessä puitejärjestely voi poikkeuksellisesti olla kestoltaan pidempi. Puitejärjestelystä on tehtävä jälki-ilmoitus, mutta ei kuitenkaan siihen perustuvista yksittäisistä hankintasopimuksista.

Puitejärjestelyn ja siihen perustuvien sopimusten kestoaika ei tarvitse olla keskenään yhtä pitkä. Puitejärjestelyyn perustuva sopimus voi siis olla kestoltaan pidempi kuin puitejärjestelyn kesto.

Yhden toimittajan puitejärjestely

Yhden toimittajan kanssa tehtyyn puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat voidaan tehdä ilman kilpailuttamista, jos puitejärjestelyn ehdot on vahvistettu järjestelyssä. Ehtojen tulee olla osapuolia sitovia. Hinnan osalta vähintään hinnan muodostamista koskevan säännön tulee olla sitova.

Menettely ei käytännössä poikkea hankintasopimuksista, joissa toimitukset on sovittu tapahtuvaksi tilauksen perusteella ennalta sovittujen ehtojen mukaisesti; hankintayksikkö tekee tarjoajalle tilauksen. Puitejärjestelyssä hankintayksikkö voi tarpeen vaatiessa kuitenkin pyytää toimittajaa täsmentämään tai täydentämään kirjallisesti tarjoustaan.

Usean toimittajan puitejärjestely, jossa ehdot on vahvistettu

Useamman toimittajan kanssa tehtyyn puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat voidaan tehdä ilman kilpailuttamista, jos kaikki puitejärjestelyn ehdot on vahvistettu järjestelyssä. Ehtojen tulee olla osapuolia sitovia. Hinnan osalta vähintään hinnan muodostamista koskevan säännön tulisi olla sitova.

Hankinnat voidaan toteuttaa esimerkiksi tilauksin kyseisen tavaratyypin osalta parhaan tarjouksen tehneeltä toimittajalta. Toimittajien välinen etusija- tai rankingjärjestys on vahvistettava alkuperäisen hankintapäätöksen yhteydessä.

Puitejärjestelyissä, joissa kaikki ehdot on vahvistettu ja joissa puitejärjestelyn tarkoituksena on luonnollisille henkilöille tarkoitettujen tavaroiden tai palvelujen toimittaminen, puitejärjestelyn sisäisissä hankinnoissa voidaan ottaa huomioon kyseisten luonnollisten henkilöiden tarpeet tai valinta. Puitejärjestelyyn perustuviin hankintoihin voidaan siten soveltaa mahdollisuutta tehdä hankinta ilman kilpailutusta, jos puitejärjestelyn ehtojen mukaan hankittavan tavaran tai palvelun käyttäjänä oleva kansalainen tekisi valinnan puitejärjestelyyn otettujen toimittajien välillä. Tällainen tilanne voisi olla esimerkiksi sosiaali- ja terveyspalveluiden, terveydenhuollon henkilökohtaisten apuvälineiden taikka työvoimakoulutuspalvelujen puitejärjestelyssä, jossa palvelujen asiakkaana oleva luonnollinen henkilö tekisi valinnan hankintayksikön hankintalain mukaisesti puitejärjestelyyn valitsemista tarjoajista. Kyseistä ehtoa ei kuitenkaan voida soveltaa hankintayksikön henkilöstöön kuuluvien luonnollisten henkilöiden kuten viranhaltijoiden tai virkamiesten suorittamaa valintaa, vaikka hankinnan kohteena oleva tavara tai palvelu olisi tarkoitettu heidän käyttöönsä.

Usean toimittajan puitejärjestely, jossa ehdoista ei ole sovittu

Jos kaikkia puitejärjestelyn ehtoja ei ole usean toimittajan kanssa tehdyssä järjestelyssä vahvistettu, kilpailutetaan hankinnat puitejärjestelyyn otettujen toimittajien kesken puitejärjestelyn ja tarvittaessa tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. 

Hankintayksikön on puitejärjestelyyn perustuvien hankintojen kilpailuttamisessa pyydettävä kirjallinen tarjous niiltä puitejärjestelyyn otetuilta toimittajilta, joilla on edellytykset hankinnan toteuttamiseen. Tarjouspyynnössä voidaan hankinnan kohdetta ja menettelyn ehtoja täsmentää, kunhan tämä ei johda olennaisiin muutoksiin.

Hankintayksikön on määrättävä tarjousaika, jonka on oltava riittävä ottaen huomioon hankinnan monimutkaisuus ja tarjousten tekemisen edellyttämä aika. Tarjoukset on annettava kirjallisesti ja niiden sisältö on pidettävä luottamuksellisena tarjousajan päättymiseen saakka. Hankintayksikön on valittava paras tarjous noudattaen tarjouspyynnössä esitettyjä kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteita ja mahdollisia vertailuperusteita, joiden ei tarvitse olla samoja kuin puitejärjestelyä koskevassa tarjouskilpailussa. Puitejärjestelyn sisällä tehtävistä ns. minikisoista ei tarvitse enää erikseen ilmoittaa.

Usean toimittajan puitejärjestely, jossa osa ehdoista on vahvistettu ja osa ei

Jos hankintayksikkö on tehnyt puitejärjestelyn usean toimittajan kanssa, on mahdollista tehdä myös yhdistelmä vahvistetuista ehdoista ja vahvistamattomista ehdoista. Tällöin osa puitejärjestelyyn

perustuvista hankinnoista voidaan tehdä ilman kilpailuttamista valitsemalla toimittaja noudattamalla puitejärjestelyn ehtoja ja järjestelyyn perustuvien hankintojen tarjoajien valintaa määrittäviä puolueettomia ehtoja. Vastaavasti osa puitejärjestelyyn perustuvista hankinnoista voidaan tehdä kilpailuttamalla puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat minikisoina.

Puitejärjestelyn tarjouspyynnössä on esittävä perusteet, joiden mukaisesti ratkaistaan puitejärjestelyn sisäisten hankintojen tekemisen tapa. Tällainen hybridimalli voi olla käyttökelpoinen tilanteissa, joissa osa puitejärjestelyn tuotteista on sellaisia, joiden hinnat vaihtelevat lähes päivittäin ja osan hinnat pysyttelevät lähes samoina koko puitejärjestelyn keston aikana. Näin voi olla esimerkiksi lentoreittien osalta.

Palvelusähköposti
hankintaneuvonta

Julkisten hankintojen menettely- ja hankintalain soveltamiskysymykset

Palvelemme hankintayksiköitä julkisiin hankintoihin liittyvissä asioissa. Suosittelemme käyttämään ensisijaisesti palvelusähköpostiamme.

hankinnat@kuntaliitto.fi

hankinnat