Vieraskynä: Juha Koivisto, tutkimuspäällikkö, THL 16.5.2016

​Tee Innokylän avulla innovatiivisia julkisia hankintoja

Innokylä (www.innokyla.fi) kehitti sähköisen ympäristön innovatiivisten julkisten hankintojen suunnittelua ja työstämistä varten. Nyt on aika kääriä hihat ja tehdä hankintoja uudella tavalla. Innokylä tarjoaa tähän maksuttoman ja toimivan ympäristön.

Innovatiiviset julkiset hankinnat on hallitusohjelman kärkiteemoja, ja odotukset ovat kovat. Niiden odotetaan edistävän julkisten palvelujen laatua ja tehokkuutta tuottamalla käyttäjien tarpeisiin uudenlaisia, entistä parempia ratkaisuja. Samalla julkisten hankintojen yhteydessä kehitettyjen uudenlaisten ratkaisujen odotetaan tehostavan toimittajien liiketoimintaa aina vientituotteisiin asti.

Uutta hankintakulttuuria

Innovatiivinen hankinta on uudenlaista hankintakulttuuria, jossa resursseja panostetaan aikaisempaa enemmän hankinnan valmisteluun ja suunnitteluun ja toisaalla sopimuksenaikaiseen yhteistyöhön. Tällöin vuoropuhelu hankintaorganisaation, loppukäyttäjien ja potentiaalisten toimittajien kesken alkaa hankinnan alkumetreillä. Eri toimijat suunnittelevat hankinnan yhdessä, ja ostajan/hankkijan aktiivinen vuoropuhelu ja yhteiskehittely toimittajan ja loppukäyttäjien kanssa jatkuu myös sopimuskaudella.  
Innovatiivisen hankinnan ideoita kannattaa soveltaa erityisesti tilanteissa, joissa markkinoilta ei löydy tarpeeseen vastaavaa ratkaisua valmiina. Tällaisia mahdollisuuksia nousee tyypillisesti esiin etsittäessä ratkaisuja palvelutuotannossa ilmenneisiin haasteisiin ja pullonkauloihin. Tällöin hankinnan kohteen määrittelyssä kannattaa painottaa erityisesti ratkaisun avulla saavutettavaa tulosta ja laatua ja välttää yksityiskohtaista määrittelyä, jolloin potentiaalisille toimittajille jää vapausasteita tarjota innovatiivisia ratkaisuja.

Ota Innokylä työkaluksi

Suuret kaupungit ovat jo tovin kokeilleet uudenlaista, innovatiivisempaa tapaa hankkia ratkaisuja, kun pienemmät kunnat vasta heräilevät. Mistä saisi apua uudenlaisen hankintakulttuurin omaksumiseen?

Hyvinvointi- ja terveysalan kansalliseen innovaatioympäristöön Innokylään kehitettiin STM:n ja Sitran rahoituksella etukenossa virtuaalinen ympäristö innovatiivisten hankintojen valmistelua ja suunnittelua varten. Innokylä on erittäin hyödyllinen työkalu, kun hankintaorganisaation ja toimittajien kesken on paljon vuorovaikutusta. Ympäristöä voi hyödyntää myös lakisääteisen hankintamenettelyn ja sopimuskauden aikana. Se sopii myös muiden alojen hankintatyökaluksi.

Kaikille avoin hankintatyötila

Innokylän hankintatyötila on yhteisen työskentelyn sähköinen ympäristö. Se ei korvaa Hilmaa, joka toimii hankintojen virallisena ilmoituskanavana, eikä sähköisiä kilpailutusjärjestelmiä. Innokylän hankintatyötilassa valmistellaan ja suunnitellaan avoimesti.
 
Työtilassa voi

  • työstää ja jakaa dokumentteja,
  • käydä avointa vuoropuhelua hankinnan sisällöistä,
  • tehdä markkinakartoitukset sähköisesti,
  • viestiä esimerkiksi hankintatarpeista ja -strategioista sekä
  • tiedottaa hankintojen konkreettisista asioista.

 
Tällöin yhteissuunnittelu ja -kehittäminen helpottuvat ja paperi- ja sähköpostin sekä kokousten määrä vähenevät. Avoimessa ympäristössä hankinnan työstämiselle saa kattavan näkyvyyden.

Kehittäjän työkalu, Verstas

Innokylästä löytyy oma työkalunsa myös hankinnan kohteen kehittämiseen ja kokeiluihin. Hankintatyötilan alle voi perustaa yhden tai useamman Verstaan. Verstaalla jäsennetään, arvioidaan ja kehitetään hankinnan kohteena olevaa tai jo hankittua ratkaisua.
Innovatiivisen hankinnan yksi tärkeimpiä tehtäviä on uuden ratkaisun kokeilu ja testaaminen yhdessä käyttäjien kanssa. Tämä voi tapahtua ennen lakisääteistä tarjouskilpailua tai toisinaan myös sen aikana. Ostajalle kokeilu antaa mahdollisuuden koekäyttää uutta ratkaisua ja antaa palautetta sen toimivuudesta. Toimittaja puolestaan saa arvokasta käyttäjäpalautetta, jonka pohjalta se voi tehdä ratkaisuun käyttäjän kannalta olennaisia parannuksia.

Sopimuskaudella Verstas toimii paikkana, jonne voi esimerkiksi tuoda arviointitulokset avoimesti nähtäväksi. Kun hankitaan tulosta, on sopimuksenaikainen arviointi entistäkin tärkeämpää.

Miten saada suurin hyöty Innokylästä?

Kun kunnat ja järjestöt lähtevät joukolla luomaan hankintayhteisöä ja hyödyntämään Innokylää eri alojen innovatiivisissa hankinnoissa, on mahdollista oppia toisilta sekä löytää samanlaisia hankintoja tekeviä ja hankintakumppaneita. Innokylässä on jo kattava hyvinvointi- ja terveysalan kehittäjäyhteisö, mutta sinne ovat tervetulleita myös muiden alojen toimijat.

Innokylää kehitetään kaiken aikaa, joten sen hankintaympäristöäkin voidaan kehittää yhdessä käyttäjien kanssa näiden tarpeiden ja käyttökokemusten pohjalta.
 
Teksti: Juha Koivisto, tutkimuspäällikkö, THL
etunimi.sukunimi@thl.fi
 
***

Hankintainfon vieraskynäkolumnit ovat ulkopuolisten asiantuntijoiden kirjoittamia. Näiden kolumnien mielipiteet ja kannanotot ovat kirjoittajien henkilökohtaisia näkemyksiä.