Vieraskynä: Asta Boman-Björkell, Ornamo 22.11.2016

Muotoillaan hankinnat käyttäjälähtöisemmiksi!

Kiinnostavatko käyttäjäystävällisemmät palvelut ja tehokkaammat toimintatavat? Entä toimivammat tarjouspyynnöt?  Muotoilun menetelmiä voidaan käyttää apuna varmistettaessa, että hankinnat vastaavat käyttäjien todellisia tarpeita. Muotoilua voidaan käyttää myös tarjouspyynnön tarkoituksenmukaisuuden varmistamiseen.

​Tarjouspyyntöä edeltävään työvaiheeseen on vähääkään innovatiivisemmissa hankinnoissa syytä kiinnittää erityistä huomiota. Huolimattomasti, liikaa oletusten varaan tehty tarjouspyyntö rajoittaa toimintaa koko sopimuskauden. Muotoilija on ongelmanratkaisun ja käyttäjälähtöisyyden asiantuntija, minkä vuoksi hänen asiantuntemustaan kannattaa hyödyntää jo tarjouspyyntöä laadittaessa. 

 

Ornamo_Muotoilun eri roolit hankinnoissa_Kuva1

Kuva 1. Muotoilun eri roolit hankinnoissa. Ormano

Palvelumuotoilun menetelmien avulla käyttäjiä voidaan osallistaa hankintoihin jo tarjouspyyntövaiheessa, millä voi olla tärkeä merkitys esimerkiksi hankinnalla ratkaistavan haasteen tarkentumiseen.

Näin tehtiin esimerkiksi Espoossa, jossa kaupunki halusi antaa vammaispalveluiden asiakkaille oikeuden vaikuttaa entistä enemmän omaan elinympäristöönsä. Asiakkaita kuuntelemalla selvisi, että toiveet olivat hyvin kohtuullisia: ääniherkkä toivoi surinatonta ilmastointia ja toinen asiakas mahdollisuutta omaan jääkaappiin. Tunnistettujen tarpeiden kautta tarkoituksenmukaiset tarjouspyynnöt syntyvät vaivattomammin. 

Muotoilua laatukriteeristöön

Laadun painottaminen on hankinnoissa tärkeää. Laatukriteeristöjä olisi kuitenkin syytä monipuolistaa vuorovaikutteisemmiksi, pelkän referenssivertailun sijaan. Muotoilua hyödyntäviä laatukriteereitä voivat olla vaikkapa tuotteiden tai palveluiden käytettävyysarviointi, arvioijaraadin pisteyttämä työpaja tai luento hankinnan aiheesta.

 

Ornamo_Tarjousprosessi_Kuva2

Kuva2. Tarjousprosessi. Ornamo

Tästä esimerkkinä on Helsingin kaupungin opetusvirasto, joka pyysi palvelumuotoiluhankintaa tehdessään tarjoajilta luennot, joita pääsi kuulemaan koko opetusviraston henkilökunta. Luentoa käytettiin näin hankinnassa oivaltavasti paitsi hankinnan laatukriteerinä, myös tapana sitouttaa viraston henkilöstö mukaan strategian kannalta keskeiseen hankintaan.

Myöhemmin, muotoilun puitesopimusta kilpailuttaessaan, opetusvirasto käytti hankinnan laatukriteerinä teemoihin alustavasti pureutuvia työpajoja. Tämä mahdollisti vuorovaikutuksen, jota oli tärkeää arvioida palvelumuotoilutoimistoa valittaessa. Vuorovaikutusta ja osallistamista kannattaa käyttää hankinnoissa rohkeasti - jos hankinta koskee vanhusten palveluita miksi et osallistaisi senioria mukaan arviointiraatiin?

Muotoiluosaamisen hyödyntäminen ei rajaudu vain muotoiluhankintoihin, vaan sitä voi käyttää minkä tahansa hankinnan tukena. Helsingin kaupungin kaupunkipyörähankinnat ovat erinomainen esimerkki muotoilutoimiston panoksen hyödyntämisestä julkisessa hankinnassa. Muotoilijoiden tekemien käytettävyystestausten avulla osattiin varmistaa hankinnassa muun muassa se, että hankittavat pyörät rullaavat kevyesti, mutta ovat samalla liian painavia mereen heitettäväksi.

Käytettävyystestauksia soisi näkevänsä enemmänkin vaativissa tuotehankinnoissa. Kustannus on kokonaisuuteen nähden pieni, mutta vaikutus voi olla merkittävä: ainakin kaupunkipyörät rullasivat käyttäjäystävällisyydellään tiensä kaupunkilaisten sydämiin ja ennätyksellisiin käyttömääriin.

Teksti:
Asta Boman-Björkell

Kirjoittaja on muotoilun asiantuntija Teollisuustaiteen Liitto Ornamossa. Ornamo kehittää muotoilijan ammattia ja vaikuttaa muotoilun asemaan yhteiskunnassa.