sv       Tulosta | pdf

Neuvottelumenettely

Neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen ja, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä osallistumishakemuksen. Hankintayksikkö valitsee ne ehdokkaat, joiden kanssa se neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista. Neuvottelumenettelyn käyttö edellyttää aina hankintalaissa olevaa perustetta sen käytölle. Perusteluvelvollisuus edellytysten täyttymisestä on hankintayksiköllä. Neuvottelumenettelyssä ehdokkaita tulee kutsua vähintään kolme, edellyttäen että soveltuvia ehdokkaita on riittävä määrä.

Kansallisessa hankinnassa voidaan käyttää neuvottelumenettelyä mikäli joku seuraavista edellytyksistä täyttyy

Hankinnan arvo

Tavara- tai palveluhankinnassa hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on alle 50 000 euroa tai rakennusurakan ennakoitu kokonaisarvo on alle 500 000;

Hankinnan luonne

Hankinnan luonteen vuoksi tarjouspyyntöä ei voida tai sitä ei ole tarkoituksenmukaista laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen
  • Tällaisia olisivat esimerkiksi sellaiset palveluhankinnat, joissa palvelujen tulee joustaa palvelujen käyttäjien tarpeiden mukaan, kuten erityisryhmien palveluasumiseen liittyvät palvelut sekä palveluhankinnat, joissa palvelujärjestelmä on vasta kehittymässä eikä palvelua tämän vuoksi voida etukäteen määritellä tarkoituksenmukaisella tavalla;
Hankinnan luonne tai hankintaan liittyvät riskit eivät poikkeuksellisesti mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua
  • Tällaisia hankintoja olisivat esimerkiksi vaativat saneerauskohteet, joissa hankintaan voi sisältyä kustannusvaikutuksiltaan odottamattomia seikkoja, minkä vuoksi  hankinnan täsmällinen määritteleminen tarjouspyynnössä tai sitovan tarjoushinnan antaminen tarjouksessa voi olla mahdotonta.
  • Myös sellaiset hankinnat/tilanteet, joissa tarjoajat voivat esittää erilaisia malleja hankinnan rahoitukselle kuten niin kutsututtuja yksityisrahoitus- ja elinkaarimalleja;

Asiantuntemuksen ja pätevyyden arviointia edellyttävä hankinta

Kyse on tutkimus-, selvitys-, suunnittelu-, arviointi- ja koulutushankinnasta, joka edellyttää palvelun tarjoamisesta vastaavien henkilöiden asiantuntemuksen ja pätevyyden erityistä arviointia;
  • Neuvottelumenettelyn käyttö mahdollistaa palveluntarjoamisesta vastaavien henkilöiden asiantuntemuksen ja pätevyyden arvioinnin menettelyn aikana.
  • Asiantuntemus ja pätevyys ovat pääsääntöisesti tarjoajien kelpoisuuteen liittyviä edellytyksiä, joita tulee arvioida tarjoajien ominaisuuksien arvioinnin yhteydessä tarjouksen valintaperusteista erillisinä perusteina. Tämän kohdan hankinnoissa palvelun tarjoamisesta vastaavan henkilön pätevyyteen ja asiantuntemukseen liittyvät näkökohdat liittyvät yleensä välittömästi hankinnan kohteeseen, ja niiden arviointi pelkästään tarjousasiakirjojen perusteella on usein mahdotonta. Tällaisia ominaisuuksia ovat esim. kehitysyhteistyöhankkeiden suunnittelu- ja arviointitehtävissä vaadittavat kommunikointi- ja käytännön kielitaidot sekä täsmällinen osaaminen vaaditulta aihealueelta. Nämä seikat ovat keskeisiä hankinnan onnistumisen kannalta. Siksi näiden seikkojen perusteellinen arviointi on yleensä välttämätöntä hankintamenettelyn aikana.
  • Kyseisissä hankinnoissa hankinnan kohde usein määräytyy lisäksi tarkemmin palveluhankinnasta kiinnostuneiden tarjoajien tultua kartoitetuksi ja haastatelluiksi.

Yhteistyöjärjestely tai kumppanuussopimus

Kyse on julkisen ja yksityisen sektorin yksittäistä hanketta koskevaan yhteistyöjärjestelyyn liittyvästä hankinnasta tai pysyvää kumppanuussopimusta koskevasta hankinnasta sekä pitkäkestoisesta hankinnasta;
  • Yhteistyösopimukset voivat koskea joko yksittäistä hanketta tai ne voivat olla pidempiaikaisia tai pysyviä rakenteellisia kumppanuussopimuksia.
  • Yhteistyösopimukset voivat koskea esimerkiksi infrastruktuurin rakentamista tai palvelujen tuottamista.
  • Tunnusomaista tällaisille sopimuksille on kiinteä yhteistyön tarve sopimussuhteen aikana esimerkiksi laadun parantamiseksi tai kehittämistyön tekemisessä. 
  • Rakenteelliset yhteistyöjärjestelyt voivat koskea esimerkiksi julkisen ja yksityisen sektorin yhteisten yksiköiden perustamista sekä siihen liittyvien hankintasopimusten tekemistä. Yhtiöiden perustamiseen liittyvät toimet eivät kuulu hankintalainsäädännön soveltamisalaan. Koska kuitenkin näiltä yhtiöiltä tehtävät hankinnat kuuluvat lain piiriin, on usein tarkoituksenmukaista kilpailuttaa yhtiökumppanin valinta sekä tuleva hankintasopimus samanaikaisesti. 
  • Kehitysluonteiset pitkäkestoiset hankkeet voivat koskea kaikkia hankintalajeja. Palveluhankinnoissa kehitysluonteisuus voi toteutua esimerkiksi uusien palvelutyyppien kohdalla, jolloin palvelujen sisällön tarkka määritteleminen etukäteen voi olla vaikeaa;

Keskitettävä sosiaali- ja terveydenhuoltopalvelu

Kyse on valtakunnallisesti tai alueellisesti keskitettävästä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnasta
  • Esimerkiksi veripalvelun välityspalvelu tai harvinaisten vammais- tai sairausryhmien palvelut

Moniammatillinen erityisosaaminen

Kyse on moniammatillista erityisosaamista edellyttävästä hankinnasta erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon alalla
  • Esimerkiksi monivammaisten henkilöiden kuntouttamiseen liittyvät sosiaali- ja terveydenhoidon palveluhankinnat, vaikeisiin sosiaalisiin ongelmiin tarkoitetut sosiaalihuollon palveluhankinnat sekä erityisresursseja edellyttävät erityisen vaativille asiakkaille tarkoitetut palveluhankinnat.

Poikkeuksellinen kiire

Kyse on poikkeuksellisen kiireellisestä hankinnasta, johon hankintayksikkö ei ole voinut kohtuudella varautua
  • Kiireen tulee johtua poikkeuksellisista syistä.
  • Kyse on oltava hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta ja äärimmäisessä kiireestä.
  • Hankintayksikön tulee kohtuudella varautua todennäköisiin tuleviin hankintoihin esimerkiksi puitejärjestelyin, jolloin sillä ei ole kiireestä johtuvaa tarvetta neuvottelumenettelyn käyttöön.
  • Menettelyn käyttötilanteena voisivat olla esimerkiksi laitteen rikkoutumisesta aiheutuva korjaustarve taikka sosiaali- tai terveyspalvelujen järjestäminen kriisitilanteessa.

Käyttöoikeussopimukset ja käyttöoikeusurakan saajan valinta

Kyse on palvelua koskevasta käyttöoikeussopimuksesta tai käyttöoikeusurakan saajan valinnasta;
  • Käyttöoikeussopimukset ovat yleensä laajoja ja sisällöltään vaihtelevia sopimuksia, joissa sopimuksen kohteen määrittely ennakolta ei ole yleensä tarkoituksenmukaista tai se voi rajoittaa erilaisten toimintavaihtoehtojen esittämistä. 
  • Käyttöoikeussopimuksille tunnusomaista on palveluntarjoajalle tai käyttöoikeusurakan saajalle annettava kohteen hyödyntämistä koskeva käyttöoikeus hankintayksiköltä tulevan vastikkeen sijaan.
  • Koska erilaisten toteutusvaihtoehtojen mahdollistaminen ja niiden arvioiminen sopivimman mallin löytämiseksi edellyttää yleensä neuvotteluja hankintamenettelyn aikana, on neuvottelumenettely tarjoajien kannalta perusteltu taloudelliseen tai oikeudelliseen riskiin liittyvien tekijöiden arvioimiseksi; sekä 

Tutkimus, kokeilu tai kehittäminen

Kun hankinta tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä varten eikä taloudellisen kannattavuuden varmistamiseksi tai tutkimus- tai kehittämiskulujen korvaamiseksi.

EU-hankinnassa voidaan käyttää neuvottelumenettelyä mikäli jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy

Hankinnan luonne 

Hankinnan luonteeseen liittyvät riskit eivät poikkeuksellisesti mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua
  • Esimerkiksi vaativissa saneeraushankkeissa, joissa rakennustyön tarkkaa sisältöä ja kustannusvaikutuksia on erityisen vaikeaa arvioida ennakolta;
Palveluhankinnassa, kuten rahoituspalvelujen, rakennusten suunnittelupalvelujen sekä muiden asiantuntija- ja osaamispalvelujen hankinnassa, hankinnan luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai tehtävänmäärittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen
  • Tällaisia asiantuntija- ja osaamispalveluja olisivat esimerkiksi vaativat rakennusten suunnittelupalvelut sekä vakuutus-, pankki- ja sijoituspalvelut.

Tutkimus, kokeilu tai kehittäminen

Mikäli rakennusurakassa rakennustyö tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä varten eikä taloudellisen kannattavuuden varmistamiseksi taikka tutkimus- ja kehittämiskulujen korvaamiseksi;
  • Näyttövelvollisuus rakennushankkeen tutkimusluonteesta olisi tässäkin tapauksessa hankintayksiköllä; sekä 

Käyttöoikeusurakan saajan valinta

Kun on kyse käyttöoikeusurakan saajan valinnasta.
  • Käyttöoikeusurakat ovat yleensä laajoja ja sisällöltään vaihtelevia sopimuksia, joissa sopimuksen kohteen määrittely ennakolta ei ole yleensä tarkoituksenmukaista tai se voi rajoittaa erilaisten toimintavaihtoehtojen esittämistä.
  • Erilaisten toteutusvaihtoehtojen mahdollistaminen ja niiden arvioiminen sopivimman mallin löytämiseksi sekä niihin liittyvien teknisten, oikeudellisten ja taloudellisten tekijöiden arvioiminen edellyttää yleensä neuvotteluja hankintamenettelyn aikana.
  • Kolmannen osapuolen kanssa noudatettava hankintamenettely käyttöoikeusurakkaan perustuvissa rakennusurakoissa määräytyy rakennusurakkaa koskevien edellytysten mukaisesti, eikä neuvottelumenettelyä voi ilman siihen hankintaan liittyvää edellytystä soveltaa.

Neuvottelumenettelyyn siirtyminen

Hankintayksikkö voi siirtyä neuvottelumenettelyyn sekä kansallisissa hankinnoissa että EU-hankinnoissa, jos avoimessa menettelyssä, rajoitetussa menettelyssä tai kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä on saatu tarjouksia, jotka eivät sisällöltään vastaa tarjouspyyntöä,  tai joita ei voida hyväksyä hankintalaissa määrätyin perustein (ks. hankintalain 47, 48, 50 tai 52 – 60 §). Edellytyksenä on lisäksi, ettei tarjouspyynnön mukaisia sopimusehtoja olennaisesti muuteta. Uutta hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vähimmäisedellytykset ja jotka ovat tehneet muotomääräykset täyttävän tarjouksen.
 
Neuvottelumenettelyyn siirtyminen olisi mahdollista, jos tarjouksissa esitetään esimerkiksi vaihtoehtoisia hankintojen toteuttamistapoja, vaikka tarjouspyynnössä ei tähän anneta mahdollisuutta tai tarjouksissa ei ole tarjouspyynnössä edellytettyjä selvityksiä verotukseen, ympäristönsuojeluun tai työoloihin liittyvien velvoitteiden täyttämisestä.
 

Neuvottelumenettelyn kulku kansallisissa hankinnoissa

Hankintayksikön tulee laatia ennen hankintamenettelyn aloittamista kuvaus hankinnan tavoitteista ja pääasiallisesta sisällöstä. Tarkoituksena on kuvata hankintaa yleisellä tasolla, jotta tarjoajat saavat riittävän tiedon hankinnan kohteesta ja voivat sen perusteella harkita kiinnostustaan osallistua tarjouskilpailuun. Hankintayksikön tulee esittää hankintailmoituksessa tai hankintaan liittyvissä asiakirjoissa myös hankinnassa noudatettavat menettelylliset säännöt. Hankintayksikkö voi esimerkiksi asettaa tarjoajille taloudelliseen ja tekniseen suorituskykyyn tai muihin ominaisuuksiin liittyviä vaatimuksia tai käyttää tällaisia tekijöitä tarjoajien määrän vähentämisessä. Hankintayksikkö voi myös laatia etukäteen menettelyn kulkua koskevia sääntöjä, joita se tulee noudattamaan neuvotteluissa mukana olevien tarjoajien määrän vähentämisessä.
 
Neuvotteluihin on otettava mukaan vähintään kolmen tarjoajaa, jos sopivia tarjoajia on riittävästi. Tarjoajien määrä voi olla luonnollisesti myös ehdotettua vähimmäismäärää suurempi. Tarjoajien määrän arvioinnissa tulee huomioida kilpailuolosuhteiden hyödyntäminen sekä hankinnan laatu ja laajuus.
 
Hankintayksikön ja tarjoajien väliset neuvottelut voivat myös kansallisella puolella koskea kaikkia hankintasopimuksen toteuttamiseen liittyviä näkökohtia. Ehdokkaita ja tarjoajia tulee neuvotteluissa kohdella tasapuolisesti ja syrjimättä antamalla muun muassa samanlaiset tiedot hankinnan kohteesta ja sen toteuttamisesta sekä huomioimalla yhdenvertaisen kohtelun ja objektiivisuuden vaatimukset myös neuvottelutilanteissa.
 
Hinnan tinkimiseen liittyvät neuvottelut ovat kiellettyjä ja hankintayksikön tulisikin pidättäytyä tällaisista neuvotteluista tarjousten saamisen jälkeen.

Neuvottelumenettelyn kulku EU-hankinnoissa

Neuvottelumenettelyn yleisenä tavoitteena on tarjousten mukauttaminen hankintayksikön asettamiin vaatimuksiin parhaan tarjouksen löytämiseksi. Vaatimuksista on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Neuvottelujen sisältöä ei sinänsä ole rajoitettu, joten neuvottelut voivat koskea kaikkia hankintasopimuksen toteuttamiseen liittyviä ehtoja.
 
Ehdokkaita neuvottelumenettelyyn on valittava vähintään kolme ehdokasta, jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Ehdokkaiden soveltuvuutta ja tarjouskilpailuun valittavien ehdokkaiden valintaa on käsitelty kohdassa "Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuus".
 
Neuvottelumenettelyssä ehdokkaille on lähetettävä neuvottelukutsu. Neuvottelukutsu lähetetään niille osallistumishakemuksen jättäneille ehdokkaille, jotka on valittu osallistumaan tarjouskilpailuun. Neuvottelukutsun tulee sisältää tarjouspyyntö, jos hankintayksikkö on laatinut sellaisen. Vaihtoehtoisesti neuvottelukutsussa voi olla ilmoitus siitä, mistä asiakirjat ovat saatavissa, pyytämiseen liittyvä määräajan sekä tiedon mahdollisesti perittävistä maksuista. Tarjouspyynnön on sisällettävä hankintalain mukainen vähimmäissisältö, sillä tarkkuudella kuin nämä tiedot voidaan ilmoittaa.
 
Neuvotteluja voidaan käydä vaiheittain siten, että neuvotteluissa mukana olevien tarjousten määrää rajoitetaan neuvottelujen aikana. Edellytyksenä on, että vaiheittaisuudesta ja sen perusteista on ilmoitettu ennen hankintamenettelyn aloittamista. Neuvoteltavien ratkaisujen tai tarjousten määrän vähentämisessä neuvottelumenettelyn aikana käytetään ennalta ilmoitettuja ja neuvottelussa vielä tarkentuvia tarjouksen valintaperusteita. Tarjoajien soveltuvuuteen liittyviä perusteita ei tule käyttää enää neuvoteltavien tarjousten määrän vähentämisessä. Erityisesti suunnittelupalveluja ja muita asiantuntijapalveluja koskevissa hankinnoissa hankintamenettelyn vaiheittainen toteuttaminen voi olla aiheellista.
 
Todellisen kilpailun aikaansaamiseksi on myös neuvottelujen viimeisessä vaiheessa oltava riittävä määrä ehdokkaita jäljellä.
 
Vaiheittain toteutetussa hankinnassa tulee ottaa huomioon esimerkiksi tarjousmenettelyyn osallistumisesta aiheutuvat kustannukset tarjoajille, etenkin, jos menettelyn kuluessa edellytetään erityistä työpanosta edellyttävien suunnitelmien laatimista tai muiden töiden tekemistä. Hankintayksikkö voi korvata tarjouskilpailuun osallistumisesta tarjoajille aiheutuvat tavanomaista korkeammat kustannukset myös maksamalla palkkioita.
 
Pöytäkirjojen laatimiseen tai muihin menettelyn kulkua koskevien asiakirjojen laatimiseen tulee neuvottelumenettelyä käyttäessä kiinnittää huomiota, jotta menettelyä ja tarjoajien tasapuolista kohtelua voitaisiin jälkikäteen arvioida. Kaikkia ehdokkaita ja tarjoajia on kohdeltava neuvotteluissa tasapuolisesti. Kenellekään ei esimerkiksi saa antaa tietoja tavalla, joka vaarantaisi tarjouskilpailuun osallistuvien tasapuolisen kohtelun.
Sisältö tarkistettu:
29.3.2012 Torkkel Stiina

Lisätietoja

Avaa yhteystiedot
 

 Muualla verkossa