Tarjousten käsittely

Tarjouksen täsmentäminen

Jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan hankintalain 3 §:ssä säädettyjä periaatteita kuten syrjimättömyys- ja suhteellisuusperiaatetta.

Vaikka lähtökohtana hankintamenettelyissä on osallistumishakemusten ja tarjousten lopullisuus, tarjousmenettelyn joustavuuden ja sujuvuuden kannalta on tarkoituksenmukaista mahdollistaa ehdokkaiden ja tarjoajien antamissa asiakirjoissa olevien epäolennaisten puutteiden, ristiriitojen ja virheiden korjaaminen. Tämä mahdollistaa myös sen, ettei hankintayksiköllä ole velvollisuutta hylätä tarjouksia kokonaisuuden kannalta vähämerkityksellisten virheiden tai puutteiden takia.

EU-tuomioistuimen oikeuskäytäntöä

Unionin tuomioistuimen ratkaisussa asiassa C-599/10, EVL Slovensko (EU:C:2012:191), katsottiin, että tuolloin voimassa ollut hankintadirektiivi 2004/18/EY ei ollut esteenä sille, että tarjouksen yksittäisiä kohtia voitaisiin korjata tai täydentää etenkin sen vuoksi, että niitä on selvästi vain täsmennettävä. Ratkaisun mukaan tarjouksen täsmennyspyyntö on lähtökohtaisesti kuitenkin osoitettava samalla tavalla kaikille samanlaisessa tilanteessa oleville tarjoajille. Lisäksi kyseisen pyynnön on koskettava tarjouksen kaikkia kohtia, jotka edellyttävät täsmennystä. Kyseinen pyyntö ei myöskään saa johtaa siihen, että asianomainen tarjoaja esittää tosiasiallisesti uuden tarjouksen. Muutoinkin hankintayksikön on tarjousten täsmennyspyyntöjä esittäessään kohdeltava tarjoajia yhdenvertaisesti siten, että hankintamenettelyn päätyttyä ja sen lopputuloksen valossa täsmennyspyynnöstä ei voi saada sellaista vaikutelmaa, että sillä on perusteettomasti suosittu tai syrjitty ehdokkaita tai tarjoajia.

Unionin tuomioistuimen ratkaisussa asiassa C-336/12, Manova A/S (EU:C:2013:647) katsottiin, että myös osallistumishakemuksia voidaan pyytää täydentämään. Ratkaisun mukaan täydentämismahdollisuuden antaminen on hankintalainsäädännön mukainen, kunhan täsmentämispyyntö koskee yrityksen julkaistun taseen kaltaisia seikkoja tai tietoja, joiden voidaan objektiivisesti todeta olevan peräisin ajalta ennen osallistumishakemusten määräajan päättymistä. Tällöin täsmentämismahdollisuuden antamisella ei anneta ehdokkaille mahdollisuutta parantaa soveltuvuustasoaan, vaan ainoastaan toimittaa jälkikäteen selvitys tilanteesta, joka on ollut vallitseva jo ennen osallistumishakemusten jättöajan päättymistä.

Epäolennaiset puutteet voidaan korjata

Tarjousten täsmentäminen ja täydentäminen on sallittua, jos kysymys olisi epäolennaisesta puutteesta, ristiriidasta taikka virheestä. Sallittua on esimerkiksi pyytää tarjoajaa korjaamaan tarjouksessa oleva muotovirhe, kuten puuttuva allekirjoitus taikka täydentämään puuttuva tarjouksen voimassaoloa koskeva tieto. Sallittua on lisäksi pyytää tarjoajaa täsmentämään hinnoittelua koskeva virhe, kuten väärä valuutta taikka hinnoitteluyksikkö taikka ilmeinen hinnan suuruusluokkaa koskeva virhe kuten pilkkuvirhe, joka on esimerkiksi pääteltävissä muusta tarjouksesta. Samaten hankintayksikkö voi antaa tarjoajan täydentää tarjoustaan sellaisten puuttuvien hintojen osalta, jotka eivät ole kokonaisuuden kannalta olennaisia. Tällaisia olisivat esimerkiksi hinnat, joita ei käytetä tarjousten vertailussa taikka osahinnat, joiden merkitys hintavertailussa on hyvin pieni. Tarjoajaa voidaan pyytää myös täsmentämään tarjoustaan sellaisten tarjouspyynnön vastaisuuksien vuoksi, jotka eivät ole olennaisia. Tällainen voi olla esimerkiksi tarjouspyynnöstä poikkeava maksuehto. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa myös toimittamaan tarjouksesta puuttuvan liitteen, jota ei käytetä tarjousten vertailussa ja jolla ei ole olennaista merkitystä, mutta joka on tarpeen esimerkiksi hankintasopimuksen tekemistä varten.

Tarjouksen olennainen muuttaminen kiellettyä

Hankintayksikön ei kuitenkaan tule sallia osallistumishakemusten taikka tarjousten olennaista muuttamista. Sallittua ei ole pyytää täsmennyksiä, korjauksia ja täydennyksiä siten, että menettelyllä olisi olennainen vaikutus ehdokkaan tai tarjoajan asemaan. Siten hankintayksikön ei ole sallittua pyytää tarjoajaa täydentämään tarjousta tarjousajan päättymisen jälkeen esimerkiksi pyytämällä tarjoajaa vaihtamaan tarjotun tarjouspyynnön vastaisen tuotteen taikka toimittamaan tarjousten vertailussa käytettävän merkityksellisen hinta- tai puuttuvan laatutiedon. Hankintayksikkö ei voi myöskään pyytää tarjoajaa toimittamaan kokonaan puuttuvaa olennaista asiakirjaa, joka olisi tullut liittää tarjoukseen. Tarjoajaa ei tule sallia myöskään poistamaan tarjouksessa esitettyä selkeää ja tietoista varaumaa, joka liittyy esimerkiksi tarjouspyynnön sopimusehtojen hyväksymiseen taikka tarjouksen hinnoitteluun. Varauman poistamista voidaan kuitenkin arvioida toisin, jos tarjouksessa on ilmeinen ristiriita. Näin voi esimerkiksi olla, jos tarjousasiakirjassa on varauman lisäksi myös sopimusehtojen hyväksymistä koskeva tarjoajan tahdonilmaisu. Myöhästyneiden tarjousten hyväksyminen ei ole sallittua.

Yhdenvertainen kohtelu

Hankintamenettelyn asiakirjojen täsmentämisessä ja täydentämisessä tulee noudattaa ehdokkaiden ja tarjoajien yhdenvertaisen kohtelun periaatetta¸ jonka mukaisesti täsmentämis- ja täydentämismahdollisuus tulee antaa samalla tavalla kaikille samassa asemassa oleville ehdokkaille tai tarjoajille.

Mitä asiakirjoja voidaan täydentää?

Hankintayksiköllä on mahdollisuus pyytää täsmentämään ja täydentämään kaikkia hankintamenettelyssä annettuja asiakirjoja, kuten osallistumishakemuksia, tarjouksia sekä niihin liitettäviä selvityksiä ja liitteitä. Koska soveltuvuusvaatimusten täyttyminen todistettaisiin hankintamenettelyn aikana yleensä yhteisellä eurooppalaisella hankinta-asiakirjalla annetulla vakuutuksella, osallistumishakemusten täsmentäminen ja täydentäminen voi koskea lähinnä eurooppalaisella hankinta-asiakirjalla annettuja tietoja sekä hankintamenettelyn aikana pyydettyjä ja toimitettuja soveltuvuuteen liittyviä selvityksiä. Soveltuvuuteen liittyvien asiakirjojen täydentämiseen ja täsmentämiseen sovelletaan samoja periaatteita kuin tarjouksiin. Siten tarjoajien ei ole sallittua tehdä olennaisia muutoksia toimittamiinsa tietoihin ja asiakirjoihin. Esimerkiksi ehdokkaan tai tarjoajan ei tule sallia vaihtaa sellaista referenssiä, joka ei täytä hankintayksikön esittämiä vaatimuksia, mutta hankintayksikkö voi pyytää ehdokkailta tai tarjoajalta lisäselvitystä referenssin sisällöstä.

Hankintayksikön harkinnassa

Hankintayksiköllä on harkintavaltaa siitä pyytääkö se ehdokkaita tai tarjoajia täsmentämään tai täydentämään asiakirjoja. Hankintayksiköllä ei sitä vastoin ole velvollisuutta antaa ehdokkaille tai tarjoajille oikeutta täsmentää tai täydentää tarjouksia tai osallistumishakemuksia eikä tarjoajalla ole oikeutta vaatia lisäaikaa ja mahdollisuutta tarjouksen loppuunsaattamiseksi hankinta-asiakirjojen vaatimalle tasolle.

Syynä hankinta-asiakirjojen puute

Jos tarjousten täsmentämisen tarve johtuu hankintayksikön vastuulla olevan asiakirjan, kuten tarjouspyynnön, virheestä taikka tulkinnanvaraisuudesta, hankintayksikön tulee korjata taikka selventää tarjouspyyntöä ja ilmoittaa tästä tarjoajille. Olennaisten muutosten tekeminen hankinta-asiakirjoihin edellyttää usein hankintailmoituksen korjaamista korjausilmoituksella. Jos kaikki tarjoukset ovat tarjouspyynnön vastaisia, hankintayksiköllä on lisäksi mahdollisuus siirtyä neuvottelumenettelyyn taikka keskeyttää hankinta.

Palvelusähköposti
hankintaneuvonta

Julkisten hankintojen menettely- ja hankintalain soveltamiskysymykset

Palvelemme hankintayksiköitä julkisiin hankintoihin liittyvissä asioissa. Suosittelemme käyttämään ensisijaisesti palvelusähköpostiamme.

hankinnat@kuntaliitto.fi

hankinnat